バックオフィス業務で抱えがちな課題と効率化する3つの方法

業務改革(BPR) 人事 総務 経理・財務

働き方改革が推進されている今、より一層の業務効率化が必要とされています。なかでもバックオフィス業務は、まだまだアナログで行われていることも多く、改善の余地が大きいと言えます。

本記事では、バックオフィス業務の基本的な役割を解説するとともに、業務効率化で得られるメリット、そして見直しのポイントや具体的な解決策について解説します。

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目次

バックオフィス業務とは

バックオフィス業務とは、原則顧客と直接的に関わりを持たず、社内で完結する業務です。具体的には、人事や経理・財務、法務、総務、庶務といった業務のことを指します。

対になる概念に「フロントオフィス」があり、こちらは顧客や取引先と直接的なやり取りが伴う営業やカスタマーサポート・受付といった業務が該当します。

人事や経理・財務をはじめとするバックオフィス業務は、それ自体が直接的に企業の利益を生み出すものではありませんが、継続的に企業運営を行うためには欠かせないものです。

フロントオフィス
顧客との直接的なやり取りが伴う
バックオフィス
顧客との直接的なやり取りが伴わない
営業
カスタマーサポート
受付
コールセンター
マーケティング など
人事
経理・財務
法務
総務
庶務
営業事務 など

バックオフィス部門が抱える課題

多くの企業が抱えるバックオフィスの問題点に「業務が属人化しやすい」「人材不足に陥りやすい」「アナログ業務が多い」の3点があります。

・業務が属人化しやすい
バックオフィス業務では、専門的な知識やノウハウを必要とするケースが多く、一部の担当者に業務が集中することで、「この業務はAさんにしか出来ない」といったような業務の属人化が発生しがちです。また、年末調整のような会計業務に関しては、頻繁に法改正がなされるため、担当者は常に最新の情報をキャッチアップする必要があります。

そのため、担当者の離職や休職に伴い、業務が一時的にストップしてしまうといった問題が起こりかねません。

・人材不足に陥りやすい
バックオフィス業務は「繁忙期と閑散期の差が激しい」といった特徴があります。経理や財務であれば決算期や年末調整の時期に業務が集中します。普段は人員に余裕があっても、繁忙期には人材が足りず、担当者が深夜まで残業するようなケースも珍しくありません。

・アナログ業務が多い
フロントオフィスに比べ、バックオフィス業務はデジタル化が遅れている傾向があります。例えば、業務マニュアルが紙の資料で管理されている、稟議承認に印鑑を必要としている、勤怠管理がデジタル化されていないといった企業も少なくありません。

紙ベースでの業務が多い場合、複数人で同時に作業することができない、書類を作成・管理するコストがかかる、稟議承認に時間がかかるといったデメリットがあります。

バックオフィス業務を効率化するメリット

バックオフィス業務の効率化を図ることで、コスト削減や生産性向上といったメリットを得られます。それぞれについて、詳しくみていきましょう。

コスト削減

業務の自動化やデジタル化により、人件費などのコスト削減につながります。

例えば、紙媒体メインの業務の場合、書類の印刷代や保管費用といった固定費に加え、稟議承認のための書類の受け渡しや押印に、担当者の工数がかかっています。ペーパーレス化を実現することで印刷代など固定費の削減につながります。また、担当者の業務工数が削減されることで、本来注力すべき業務に注力することも可能になります。

生産性向上

バックオフィス業務の効率化は、企業の生産性向上に貢献します。例えば、今まで手作業で行っていた経費精算に関するデータ入力作業を自動化することによって、1時間かかっていた業務を10分で終わらせるというようなことが可能になります。作業を効率化することで別業務に専念できるようになるなど、生産性の向上が期待できるでしょう。

バックオフィス業務をどこから見直すべきか

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バックオフィス業務を見直す際には、以下の3点に注目することが大切です。

  1. ペーパーレス化できる業務はないか
  2. 自動化できる業務はないか
  3. 自社で行う必要のない業務はないか

既存の業務と照らし合わせて、上記の3点に当てはまる業務はないかを洗い出していきましょう。

1.ペーパーレス化できる業務はないか

ペーパーレスとは、従来では紙媒体で管理していた書類を電子化し、デジタル上に作成・保管する仕組みのことです。政府も積極的に企業のペーパーレス化を推奨しており、2020年そして2022年に行われた「電子帳簿保存法」の法改正によって、事前の承認なしで決算関係書類(賃借対照表や損益計算書など)や取引関係書類(見積書・契約書・請求書など)を電子保存できるようになりました。

ペーパーレス化を実現することにより、書類作成に使用していた紙や印刷にかかるコストの削減、書類作成の効率化・稟議承認の簡略化につながり、業務効率化を図ることができます

2.自動化できる業務はないか

人材不足解消や業務効率化を図る手段として、業務の自動化(RPA)が注目を集めています。RPAとは、従来人の手で行っていた業務を、ソフトウェアで自動的に行うツールのことです。

特に、データの入力やチェック作業といった単純かつ定型的な業務に関しては、人的に作業を進めるよりも、ツールを導入することで業務時間の短縮化・ミスの削減を期待することができます

3.自社で行う必要のない業務はないか

バックオフィス業務は、企業運営に必要不可欠な業務です。しかし、バックオフィス業務はそれ自体が、直接的に企業の利益を生み出すものではないことがほとんどです。

例えば、営業社員が、経費精算や契約書・見積書の作成などの業務に追われ、取引先との商談に時間を使えないといった状況は、できる限り避けなければなりません。

このようなケースでは、既存のバックオフィス業務に関して、本当に自社の従業員が行うべきなのかという視点を持つことが大切です。既存業務を見直し、自社で行う必要がないと判断できる業務に関しては、アウトソーシング等の外部リソースを活用することを検討しましょう。

バックオフィス業務の課題を解決する3つの方法

バックオフィス業務の課題を解決するための方法として「アウトソーシングの活用」「RPAの活用」「クラウドサービスの活用」があります。それぞれメリットが異なるため、自社が抱えている課題と照らし合わせながら、最適な方法を選択しましょう。

1.アウトソーシングの活用

バックオフィス業務の遂行に多くの人的コストを要している、専門知識を有している社員が限られており業務が属人化しているといった課題があるケースでは、アウトソーシングの活用がおすすめです。

アウトソーシング会社は、多くの場合、経理や会計・総務などに関して深い知見や豊富なノウハウを持っています。そのため、自社でバックオフィス業務を行うよりも、コスト削減や業務の効率化につながるといったメリットを得られます。

また、自社の従業員がコア業務に集中でき、企業の競争力強化につながることも期待できます。

アウトソーシングの基礎知識について知りたい方は、別記事「【事例有】アウトソーシングとは?メリット・デメリットを解説」で詳しく解説していますので、併せて参考にしてください。

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2.RPAの活用

定型的かつ日常的に発生する業務に関しては、RPA(Robotic Process Automation)を活用し、業務の自動化を進めることをおすすめします。例えば、データ入力やチェック作業、データの分析、社内システムと業務アプリのデータ連携といった業務をRPAは得意としています。

RPAを活用することで、人的に行っていた作業のミスを減らすことや、作業スピードのアップにつながります。また、24時間稼働することができるので、人的コストを減らしつつも、作業スケジュールを大幅に短縮することが期待できます。

RPAの基礎知識や適切な導入プロセスについて知りたい方は、別記事「RPAとは?メリットや導入時の準備、注意点を徹底解説 」で解説していますので、併せて参考にしてください。

3.クラウドサービスの活用 

外部リソースやRPAを使わずに、自社で業務を行いつつも効率化を図りたいケースでは、各種クラウドサービスの活用をおすすめします。

例えば、勤怠管理システムを用いることで、従業員の勤怠情報の把握から月々の給与計算、年末調整にまつわる業務をノンストップで遂行することが可能になります。

また、クラウドサービスという利点があるため、複数人で同時に業務を進めることや、ペーパーレス化の促進、コロナ禍でもリモートでバックオフィス業務を行うことができるというメリットがあります。

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まとめ

本記事では、バックオフィス業務の効率化をテーマに、多くの企業が抱えるバックオフィスの問題点や、解決に導くためのポイントについて解説しました。

市場のグローバル化やIT化をはじめ企業間競争が激化する現代において、企業にはより一層の業務効率化が求められています。そんな中、バックオフィス業務は、定型的かつ日常的に発生する業務が多く、自動化やデジタル化を進めることで、多くのメリットを得ることができる領域です。

自社のバックオフィス業務がどのような課題を抱えているかを理解し、アウトソーシングやRPAなど、最適な解決方法を模索することが大切です。

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