バックオフィス業務を効率化する方法｜よくある課題と4つの解決策

バックオフィス業務を効率化するメリット

バックオフィス業務を効率化することのメリットには、コスト削減や生産性向上などがあげられます。

コスト削減

業務の自動化やデジタル化により、人件費などのコスト削減につながります。

例えば、紙媒体メインの業務の場合、書類の印刷代や保管費用といった固定費に加え、稟議承認のための書類の受け渡しや押印に、担当者の工数がかかっています。ペーパーレス化を実現することで印刷代など固定費の削減につながります。また、担当者の業務工数が削減されることで、本来注力すべき業務に注力することも可能になります。

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生産性向上

バックオフィス業務の効率化は、企業の生産性向上に貢献します。例えば、今まで手作業で行っていた経費精算に関するデータ入力作業を自動化することによって、1時間かかっていた業務を10分で終わらせるというようなことが可能になります。作業を効率化することで別業務に専念できるようになるなど、生産性の向上が期待できるでしょう。

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従業員満足度の向上

業務の効率化により、残業時間が削減されたり、クラウドツールの活用でリモートワークが可能になるなどはたらき方の幅が広がったりすることで、従業員満足度の向上が期待できます。従業員満足度が向上すれば、離職リスクもおさえられるでしょう。

バックオフィス業務は必要不可欠な業務である一方、属人化しやすく引継ぎに工数がかかったり、なかなか業務改善が進まなかったりする傾向があります。従業員がやりがいを感じられる、はたらきやすい環境を実現するためにも、バックオフィス業務の効率化は重要です。

バックオフィス業務を効率化するためのステップ

バックオフィス業務は企業活動を円滑に進めるために重要な業務です。業務効率化に取り組む際は業務がストップしてしまうことがないよう、以下の3ステップを踏んで計画的に進めましょう。

1. 1. 業務の棚卸し・分析
   2. 解決策の検討
   3. 実行・モニタリング

1．業務の棚卸し・分析

まずはプロセスに沿った業務の棚卸しと分析から始めましょう。目についた業務から場当たり的に進めていくと、関連する別の業務に新たな調整が必要になってしまうかもしれません。まずは業務全体を可視化するための棚卸しを行い、インパクトが大きい部分を見極めるようにしましょう。

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2．解決策の検討

業務の棚卸し・分析を終えたら、改善によるインパクトが大きい業務を優先して解決策の検討を進めましょう。検討する際の3つの視点を紹介します。

1）ペーパーレス化できる業務はないか

ペーパーレスとは、従来では紙媒体で管理していた書類を電子化し、デジタル上に作成・保管する仕組みのことです。政府も積極的に企業のペーパーレス化を推奨しており、2020年そして2022年に行われた「電子帳簿保存法」の法改正によって、事前の承認なしで決算関係書類（賃借対照表や損益計算書など）や取引関係書類（見積書・契約書・請求書など）を電子保存できるようになりました。

ペーパーレス化を実現することにより、書類作成に使用していた紙や印刷にかかるコストの削減、書類作成の効率化・稟議承認の簡略化につながり、業務効率化を図ることができます。

2）自動化できる業務はないか

人材不足解消や業務効率化を図る手段として、業務の自動化（RPA）が注目を集めています。RPAとは、従来人の手で行っていた業務を、ソフトウェアで自動的に行うツールのことです。

特に、データの入力やチェック作業といった単純かつ定型的な業務に関しては、人的に作業を進めるよりも、ツールを導入することで業務時間の短縮化・ミスの削減を期待することができます。

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3）外部に委託できないか

バックオフィス業務は、企業運営に必要不可欠な業務です。しかし、バックオフィス業務はそれ自体が、直接的に企業の利益を生み出すものではないことがほとんどです。

例えば、営業社員が、経費精算や契約書・見積書の作成などの業務に追われ、取引先との商談に時間を使えないといった状況は、できる限り避けなければなりません。

このようなケースでは、既存のバックオフィス業務に関して、本当に自社の従業員が行うべきなのかという視点を持つことが大切です。既存業務を見直し、自社で行う必要がないと判断できる業務に関しては、アウトソーシング等の外部リソースを活用することを検討しましょう。

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3．実行・モニタリング

対象業務と施策が決まったら、実際に実行にうつしていくためのスケジュールを決めます。スケジュールは現場に意見を聞いて決定しましょう。施策の実施が人事異動の時期など繁忙期と重なると、新たな業務フローが定着しなかったり、反発が起こったりする可能性があります。

また、実行する際は必ずリーダーがサポートし、新たな業務フローが機能しているか、期待していた効果が得られているかなど、定期的にモニタリングしましょう。

バックオフィス業務の課題を解決する4つの方法

前述のとおり、バックオフィス業務における課題の解決策としては、ペーパーレス化や自動化、外部委託などが考えられます。より具体的に、以下4つの方法を紹介します。

1. 1. アウトソーシングの活用
   2. RPAの活用
   3. ペーパーレス化の実現
   4. クラウドサービスの活用

それぞれメリットが異なるため、自社が抱えている課題と照らし合わせながら、最適な方法を選択しましょう。

1．アウトソーシングの活用

バックオフィス業務の遂行に多くの人的コストを要している、専門知識を有している社員が限られており業務が属人化しているといった課題があるケースでは、アウトソーシングの活用がおすすめです。

アウトソーシングとは、社内の業務の一部を外部に委託することを指します。自社に不足している人材やサービスを外部から調達することで、企業の生産性向上や競争力強化に寄与します。

バックオフィスに多く存在する定型的な業務は、特にアウトソーシングに適しています。例えば、電話やメール対応といったカスタマーサポートや、データ入力といった業務をアウトソーシングすることにより、本来注力したい業務への時間を生み出すことが可能です。

アウトソーシング会社は、多くの場合、経理や会計・総務などに関して深い知見や豊富なノウハウを持っています。そのため、自社でバックオフィス業務を行うよりも、コスト削減や業務の効率化につながるといったメリットを得られます。

アウトソーシングの基礎知識について知りたい方は、別記事「アウトソーシングとは？派遣との違いやメリットをわかりやすく解説」で詳しく解説していますので、併せて参考にしてください。

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2．RPAの活用

定型的かつ日常的に発生する業務に関しては、RPA（Robotic Process Automation）を活用し、業務の自動化を進めることをおすすめします。

RPAとは、従来人が行っていた業務をロボットまたはAI（Artificial Intelligence）などのソフトウェアが人の代わりに行う業務自動化プログラムのことです。例えば、データ入力やチェック作業、データの分析、社内システムと業務アプリのデータ連携といった業務をRPAは得意としています。

RPAを活用することで、人的に行っていた作業のミスを減らすことや、作業スピードのアップにつながります。また、24時間稼働することができるので、人的コストを減らしつつも、作業スケジュールを大幅に短縮することが期待できます。

RPAの基礎知識や適切な導入プロセスについて知りたい方は、別記事「RPAとは？メリットや導入時の準備、注意点を徹底解説 」で解説していますので、併せて参考にしてください。

3．ペーパーレス化の実現

業務に付随するアナログなやり取りを減らし、テレワークなどの多様なはたらき方を実現したい場合は、ペーパーレス化を進めることをおすすめします。

例えば会議の資料、取引先との契約書、物品発注の際の請求書など、日々の業務を切り取ってみると、多くの場面で紙ベースでの情報のやり取りを行っています。

以前は契約などに法的効力を持たせるにあたって紙媒体が必要とされていましたが、2021年に「デジタル改革関連法案」が制定されたことにより、デジタルでの手続きが認められるようになりました。

ペーパーレス化が進むことで、これまで難しかった遠方での契約がスムーズに行える、押印や書類のやり取りのために出社する必要がなくなりテレワークにシフトできる、といった業務効率化を図ることが可能になります。さらに、紙や切手などのコストの減少、重要書類の紛失リスク減少といった経費・リスク削減の成果も見込めます。

4．クラウドサービスの活用

外部リソースやRPAを使わずに、自社で業務を行いつつも効率化を図りたいケースでは、各種クラウドサービスの活用をおすすめします。

代表的なクラウドサービスと具体例は以下の通りです。

クラウドサービスを活用することで、複数人で同時に業務を進められる、ペーパーレス化の促進、リモートで業務ができるといったメリットがあります。

「HRテック/HR Techとは？導入の4ステップや事例を解説」を見る

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バックオフィスの効率化に取り組んだ成功事例

バックオフィス効率化の事例として、パーソルグループがご支援した事例を2つ紹介します。

周辺業務のマルチタスク化、RPA導⼊で業務の安定的な運⽤・効率化を実現

医療品メーカーのA社では、契約社員・派遣社員を活用して行っていた経理事務業務において、「スタッフ交代時における業務品質の低下」「現行従事スタッフによる業務の属人化」「重複業務による非効率化」に課題を感じていました。

A社は課題解決の方法として、アウトソーシングを導入し、以下に取り組みました。

• • 現行の派遣スタッフを業務委託社員として雇用元変更
  • 業務フローの見直し、マニュアルの作成
  • 各業務の工程難易度を設定し、工程の中でもメイン業務である伝票審査業務はチーム制を採用することでリスク管理の徹底
  • 周辺業務においては、スタッフのマルチタスク化を行い、管理工数を削減

結果、業務の標準化が進み、業務品質の安定・維持に成功しています。

さらにA社は単純業務については、RPAの導入で自動化したことで、さらなる業務改善と効率化を実現しました。

ノンコア業務を集約し、事業拡⼤に伴う社員の業務負荷を軽減

原料メーカーのB社では、事業拡大にともなう総務業務の効率化と本社移転にともなうグループ会社の業務集約を進めることとなりました。

B社はアウトソーシングを導入し、以下に取り組みました。

• • グループ各社の業務を可視化
  • 業務ルールやフローのマニュアル化
  • 総務ルームの設置
  • アウトソーシングスタッフのマルチタスク化

膨大な総務業務をトータルでアウトソーシングすることで、本社およびグループ4社の総務業務を集約・効率化に成功しました。加えて、社員が働き方改革への対応などコア業務に専念できるようになりました。