バックオフィス業務を効率化するには？｜4つの方法と事例を解説

働き方改革が推進されるなか、企業には一層の業務効率化が求められています。特にバックオフィス業務は未だにアナログで行われる業務も多く、改善の余地が大きいと言えるでしょう。

本記事では、バックオフィス業務の基本的な役割を紹介するとともに、業務効率化によるメリットや具体的なステップについて解説します。

バックオフィス業務とは

バックオフィス業務とは、原則として顧客と直接的に関わりを持たず、社内で完結する業務を指します。具体的に該当する業務としては、人事や経理・財務、法務、総務、庶務などです。

対になる概念に「フロントオフィス」が挙げられます。これには、営業やカスタマーサポート・受付といった、顧客や取引先と直接的なやり取りが伴う業務が該当します。

バックオフィス業務は、直接的に企業の利益を生み出すものではありませんが、企業が継続的かつ円滑に運営されるためには欠かせない存在です。

フロントオフィス 顧客との直接的なやり取りが伴う	バックオフィス 顧客との直接的なやり取りが伴わない
・営業 ・カスタマーサポート ・受付 ・コールセンター ・マーケティング　など	・人事 ・経理 ・財務 ・法務 ・総務　など

バックオフィスに該当する職種

バックオフィスに該当する職種にはどのようなものがあるか、具体的な職種と業務内容を紹介します。

人事・労務

人事・労務は、企業の従業員に関する業務を担当します。採用活動や人材育成、評価制度の運用などが人事のおもな業務であり、労働環境の整備や給与計算、社会保険手続きなどが労務の領域に含まれます。従業員が安心して働ける環境を整えることは、企業の持続的な成長に欠かせない要素です。

経理・財務

経理・財務は、企業の資金管理を担う重要な部門です。経理は日々の取引の記録や決算業務、税務処理を担当し、財務は資金調達や資金運用、予算管理を行います。企業の財務健全性を維持するために、正確な資金管理と適切な経営判断が求められます。

総務

総務は、社内のあらゆるサポート業務を担当する部門です。オフィス環境の整備や備品管理、社内イベントの運営など、多岐にわたる業務を担います。従業員が快適に業務を遂行できる環境を整えることは、企業全体の生産性向上につながるでしょう。

法務

法務は、企業の事業活動が法令を遵守しているかどうかを確認・管理する部門です。契約書の作成・審査や法的リスクのチェック、コンプライアンス体制の整備などが法務の業務に該当します。企業がトラブルを回避し、円滑に事業を展開するためには、法務の存在が欠かせません。

バックオフィスとフロントオフィスの違い

バックオフィスとフロントオフィスは、それぞれ異なる役割を担っています。フロントオフィスは顧客や取引先と直接やり取りを行う業務を行い、企業の売上や利益を直接的に生み出します。一方、バックオフィスは社内の運営を支える業務が中心であり、企業の安定的な成長に貢献します。

フロントオフィスの活動がスムーズに行われるためには、バックオフィスのサポートが不可欠です。例えば、営業活動を支援するための経費精算や契約書作成、適切な人材配置といったバックオフィスの業務が円滑に進むことで、フロントオフィスの生産性も向上するでしょう。両者が適切に機能することで、企業全体のパフォーマンスが最大化されると言えます。

バックオフィス部門に起こりがちな4つの課題

バックオフィス業務では、以下のような課題が発生しやすい傾向があります。

• • 業務が属人化しやすい
  • 人材不足に陥りやすい
  • アナログ業務が多い
  • DXが進まない

業務が属人化しやすい

バックオフィス業務では、専門的な知識やノウハウを必要とするケースが多く、一部の担当者に業務が集中しやすい傾向にあります。その結果、「この業務はAさんにしかできない」といった業務の属人化が発生しがちです。

また、年末調整や決算業務などの会計業務は頻繁に法改正があるため、担当者は常に最新情報をキャッチアップする必要があります。このような状況では、担当者の急な休職や離職が発生すると、業務が滞るリスクが高まります。

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人材不足に陥りやすい

バックオフィス業務は、繁忙期と閑散期の差が激しいのが特徴です。例えば、経理や財務では決算期や年末調整の時期に業務が集中します。普段は人員に余裕があっても、繁忙期には人手が不足し、長時間労働が常態化するケースも少なくありません。

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アナログ業務が多い

フロントオフィスと比較して、バックオフィス業務はデジタル化の遅れが目立ちます。例えば、業務マニュアルが紙の資料で管理されている、稟議の承認に押印が必要とされている、勤怠管理が未だに手書きで行われているといった企業も少なくありません。

紙ベースでの業務が多い場合、複数人で同時に作業することができない、書類を作成・管理するコストがかかる、稟議承認に時間がかかるといったデメリットが発生します。また、オフィスに出社して業務を行う必要性が高まり、はたらき方が制限されてしまう点も課題です。

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DXが進まない

DXとは、デジタル技術を活用して業務プロセスを抜本的に変革し、企業の競争力を高める取り組みを指します。しかし、バックオフィス業務ではDXがなかなか進まないケースが多く見られます。業務フローの見直しが長年されておらず、アナログな手法が定着していることがおもな要因です。DX推進のための専門人材が不足していたり、そもそもDXの重要性が認識されていなかったりする企業も少なくありません。

DXが進まないと、業務の効率化が進まず、非効率な作業が継続します。特に、紙ベースの業務や手作業でのデータ入力などが残ると、無駄な時間やコストが発生し続けることになるでしょう。

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バックオフィス業務を効率化するメリット

バックオフィス業務の効率化には、コスト削減や生産性向上、従業員満足度の向上といったさまざまなメリットがあります。これらの改善は、企業全体のパフォーマンス向上にもつながるため、積極的に取り組むことが重要です。

コスト削減

業務の自動化やデジタル化により、人件費や固定費などのコスト削減が可能になります。

例えば、紙媒体メインの業務では、書類の印刷代や保管費用といった固定費に加え、稟議承認のための書類の受け渡しや押印にも工数がかかっています。これらをペーパーレス化すれば、印刷代や保管費用の削減につながるでしょう。また、業務プロセスの短縮によって、業務効率も向上します。

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生産性向上

バックオフィス業務の効率化は、企業の生産性向上に貢献します。例えば、経費精算のデータ入力を手作業で行っている場合、自動化することで1時間かかっていた業務を10分程度で完了できるようになります。作業の効率化によって別業務に専念できるようになり、生産性の向上が期待できるでしょう。

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従業員満足度の向上

業務の効率化により従業員の負担が軽減され、はたらきやすい環境が整うことで従業員満足度の向上が期待できます。残業時間が削減されるほか、効率化に伴うクラウドツールの活用によりリモートワークが可能になれば、はたらき方の幅が広がります。従業員満足度が向上すれば、離職リスクも抑えられるでしょう。

バックオフィス業務は属人化しやすく、引継ぎに工数がかかったり、業務改善が進まなかったりする傾向があります。従業員がやりがいを感じられる、はたらきやすい環境を実現するためにも、バックオフィス業務の効率化は重要です。

ガバナンスの強化

バックオフィス業務の効率化は、企業のガバナンス強化にもつながります。例えば、紙ベースでの契約管理や稟議承認には、紛失や不正改ざんのリスクが伴います。しかし、電子契約システムやワークフローシステムを導入することで、データの一元管理が可能となり、情報の透明性やセキュリティを向上させることが可能です。

また、法務や経理・財務業務のデジタル化を進めることで、内部統制が強化され、不正の防止やコンプライアンス違反のリスクを低減できます。各種データをリアルタイムで把握できる環境を整えられれば、経営判断の迅速化にもつながるでしょう。

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バックオフィス業務の効率化を進める3ステップ

バックオフィス業務は、企業活動を円滑に進めるために重要な業務です。業務改善を急ぎすぎると、かえって混乱を招く場合もあります。業務効率化に取り組む際は現場が混乱しないよう、以下の3ステップを踏んで計画的に進めましょう。

1. 業務の棚卸し・分析
2. 解決策の検討
3. 実行・モニタリング

1．業務の棚卸し・分析

まずは、業務全体を可視化するための棚卸しと分析から始めましょう。目についた業務から場当たり的に改善を進めると、関連する別の業務にも影響が及び、かえって手間が増えてしまうかもしれません。

そのようなリスクを避けるためにも、業務の流れを整理し、どの業務がどのように関連しているのかを把握することが重要です。特に、時間や工数がかかっている業務や属人化している業務など、改善によるインパクトが大きいものを見極め、優先的に取り組むとよいでしょう。

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2．解決策の検討

業務の棚卸しと分析を終えたら、特に改善が必要な業務から解決策の検討を進めましょう。検討する際の4つの視点を紹介します。

1）ペーパーレス化できる業務はないか

ペーパーレスとは、従来では紙媒体で管理していた書類を電子化し、デジタル上に作成・保管する紙への依存から脱却する仕組みのことです。政府も積極的に企業のペーパーレス化を推奨しており、2020年そして2022年に行われた「電子帳簿保存法」の法改正によって、事前の承認なしで決算関係書類（賃借対照表や損益計算書など）や取引関係書類（見積書・契約書・請求書など）を電子保存できるようになりました。

ペーパーレス化を実現することにより、書類作成に使用していた紙や印刷にかかるコストの削減、書類作成の効率化・稟議承認の簡略化につながり、業務効率化を図れます。

2）自動化できる業務はないか

人材不足解消や業務効率化を図る手段として、業務の自動化（RPA）が注目されています。RPAとは、従来人の手で行っていた業務を、ソフトウェアで自動的に行うツールのことです。

特に、データの入力やチェック作業といった単純かつ定型的な業務に関しては、業務時間を短縮できるだけではなく、人的ミスの削減も期待できます。

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3）外部に委託できないか

バックオフィス業務は、企業運営には不可欠であるものの、直接的に企業の利益を生み出す業務は行われない場合が大半です。そのため、すべてを自社内で抱え込むのではなく、外部リソースの活用を検討することも重要になります。

例えば、営業社員が、経費精算や契約書・見積書の作成などの業務に追われ、取引先との商談に時間を使えないといった状況は、できる限り避けなければなりません。この場合、業務の一部をアウトソーシング会社に委託することで、営業社員はより戦略的な業務に集中できるでしょう。

既存業務を見直し、自社で行う必要がない業務に関しては、アウトソーシングなど外部リソースの活用を検討しましょう。

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3．実行・モニタリング

対象業務と施策が決まったら、スムーズに実行に移せるようスケジュールを決めましょう。現場の担当者の意見を聞いて策定することが重要です。

施策の実施タイミングによっては新たな業務フローが定着せず、現場の負担が増える恐れがあります。繁忙期や人事異動の時期を考慮し、適切なタイミングで導入を進めましょう。

また、施策を実行する際は業務改善プロジェクトの担当者がサポートし、新たな業務フローが機能しているか、期待していた効果が得られているかなど、定期的にモニタリングしフォローすることも大切です。

バックオフィス業務の課題を解決する4つの方法

バックオフィス業務の課題を解決する方法として、アウトソーシングやRPAの活用、ペーパーレス化、BPaaSの活用が挙げられます。それぞれの特徴やメリットを理解し、自社の課題に最適な方法を選択しましょう。

1. 1. アウトソーシングの活用
   2. RPAの活用
   3. ペーパーレス化の実現
   4. BPaaSの活用

   1．アウトソーシングの活用

   バックオフィス業務に多くの人的コストがかかっている、または業務が属人化している場合は、アウトソーシングの活用がおすすめです。
   
   アウトソーシングとは、社内の業務の一部を外部の専門業者に委託することを指します。自社に不足している人材やサービスを外部から調達することで、企業の生産性向上や競争力強化に寄与します。
   
   バックオフィスに多く存在する定型的な業務は、特にアウトソーシングに適しています。例えば、電話やメール対応といったカスタマーサポートや、データ入力といった業務のアウトソーシングにより、自社の従業員が本来注力したいコア業務に集中する時間の創出が可能です。
   
   アウトソーシング会社は、多くの場合、経理や会計・総務などのバックオフィス業務に関して、深い知見や豊富なノウハウを持っています。そのため、自社でバックオフィス業務を行うよりも、コスト削減や業務の効率化につながりやすいと言えるでしょう。
   
   【関連記事】アウトソーシングとは？意味や導入のメリットを簡単に解説

   2．RPAの活用

   定型的かつ日常的に発生する業務には、RPA（Robotic Process Automation）の導入が効果的です。
   
   RPAとは、従来人が行っていた業務を、ロボットまたはAI（Artificial Intelligence）などのソフトウェアで自動化するプログラムのことです。例えば、データ入力やチェック作業、データの分析、社内システムと業務アプリのデータ連携といった業務は、RPAの得意な領域として挙げられます。
   
   RPAを活用することで、人的に行っていた作業ミスの削減や、作業スピードの向上につながります。また、RPAは24時間稼働できるため、人的コストを減らしつつも、作業スケジュールの大幅な短縮が期待できます。
   
   【関連記事】RPAとは？活用するためのポイントと注意点を徹底解説

   3．ペーパーレス化の実現

   業務に付随するアナログなやり取りを減らし、テレワークなどの多様なはたらき方を実現したい場合は、ペーパーレス化が有効です。
   
   例えば会議の資料、取引先との契約書、物品発注の際の請求書など、企業のあらゆる業務で紙ベースのやり取りが発生しています。しかし、2021年の「デジタル改革関連法案」の制定により、電子契約やデジタルでの手続きが広く認められるようになりました。
   
   ペーパーレス化が進むことで、紙の印刷や郵送にかかるコストの削減、業務の効率化、テレワークの推進が可能になります。また、重要書類の紛失リスクを低減できる点もメリットのひとつです。

   4．BPaaSの活用

   業務を効率化しながら、システム導入の手間を抑えたい場合は、BPaaS（Business Process as a Service）の活用がおすすめです。
   
   BPaaSとは、クラウド環境上で提供される業務プロセスサービスのことを指します。従来のクラウドサービスとは異なり、業務そのものをアウトソースできるため、企業は自社でシステムを構築せずに、効率的な業務運用を実現できます。
   
   BPaaSでは、以下のような業務の改善が期待できます。

   BPaaSの活用分野	改善できる業務
   勤怠管理	勤怠データの収集・管理
   給与計算	勤怠データと連携した給与計算
   請求書発行	請求書の発行と受取業務
   ワークフロー	社内稟議・申請
   電子契約・帳票	契約書・帳票類の作成・保管

   BPaaSを活用することで、業務の標準化やスピードアップが図れるほか、運用コストの削減やリモートワークの推進にもつながります。特に、急速に変化する市場環境に柔軟に対応するための手段として、BPaaSの導入は今後ますます重要になるでしょう。
   
   【関連記事】BPaaSとは？概要や導入メリット・活用事例について解説

   バックオフィスの効率化に取り組んだ成功事例

   バックオフィス業務の効率化に成功した事例として、パーソルグループが支援した事例を2つ紹介します。

   周辺業務のマルチタスク化、RPA導⼊で業務の安定的な運⽤・効率化を実現

   医療品メーカーのA社では、契約社員・派遣社員が中心となって行っていた経理事務業務において、「スタッフ交代時における業務品質の低下」「現行従事スタッフによる業務の属人化」「重複業務による非効率化」などの課題を感じていました。
   
   A社は課題解決の方法としてアウトソーシングを導入し、以下の施策に取り組みました。

   • • 現行の派遣スタッフを業務委託社員として雇用切り替え
     • 業務フローを見直し、マニュアルを作成
     • 伝票審査業務をチーム制にし、リスク管理を徹底
     • 周辺業務においては、スタッフのマルチタスク化を図り、管理工数を削減

   これにより業務の標準化が進み、業務品質の安定・維持に成功しました。さらにA社は、単純業務をRPAで自動化したことで、さらなる業務改善と効率化を実現しました。

   ノンコア業務を集約し、事業拡⼤に伴う社員の業務負荷を軽減

   原料メーカーのB社では、事業拡大と本社移転に伴い、総務業務の効率化とグループ会社の業務集約を進めることとなりました。
   
   B社はアウトソーシングを導入し、以下の施策に取り組みました。

   • • グループ各社の業務を可視化
     • 業務ルールやフローをマニュアル化
     • 総務ルームを設置し、業務を集約
     • アウトソーシングスタッフのマルチタスク化

   膨大な総務業務をトータルでアウトソーシングすることで、本社およびグループ4社の総務業務を集約・効率化に導きました。加えて、社員がコア業務に集中できる環境を整えることができました。

   【お役立ち資料】バックオフィス業務の効率化ポイントとは？

   人手不足の対応が求められている中、バックオフィス業務はまだアナログで行われているものが多く、改善の余地が大きい領域ですが、以下のようなお悩みをお持ちではないでしょうか。
   
   ・既存業務のプロセスを可視化、効率化したい
   ・業務が属人化している
   ・アナログ業務が残存している
   
   上記のようなお悩みをお持ちの方に向けて、「バックオフィス業務の効率化を推進するポイント」をまとめた資料を無料で公開しています。ぜひダウンロードしてご活用ください。

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   まとめ

   市場のグローバル化やITの進展により企業間競争が激化する現代において、企業にはより高い生産性が求められています。バックオフィス業務は定型的かつ日常的な業務が多く、アウトソーシングやRPA、BPaaSの活用、デジタル化などを進めることで、大きな業務改善が可能です。
   
   自社のバックオフィス業務がどのような課題を抱えているかを理解し、最適な解決方法を模索することが大切です。

   よくあるご質問

   Q.バックオフィス業務の効率化はどう進める？

   A.バックオフィス業務の効率化を進める第一歩は、既存業務のプロセスを可視化し、業務課題を把握することです。そのために、バックオフィス部門の業務をすべて書き出し、属人化している業務やリソース不足の業務を洗い出しましょう。
   
   バックオフィス業務を効率化する具体的な手順や有効なサービスについて、ガイドブックにまとめました。ガイドブックは、以下リンクよりどなたでも無料でダウンロードいただけます。
   >>バックオフィス業務を効率化するポイント

   Q. バックオフィス業務の課題とは？

   A.バックオフィス部門で多い課題は、主に以下の4つです。

   • • 業務が属人化しやすい
     • 人材不足・人員配置が難しい
     • アナログ業務が多い
     • DXが進まない

   バックオフィスは企業の根幹を支える業務であるため、安定した業務の質を維持することが重要です。
   
   >>バックオフィス部門に起こりがちな4つの課題