バックオフィスのDX｜5つのメリットと業務効率化の方法を解説

働き方改革の推進やコロナ禍の影響を受け、多くの企業が業務の見直し・改革に取り組んでいます。特にバックオフィス部門は、会社全体の運営に関わる役割を担うため、DX推進による会社全体の変革が期待されます。

本記事では、バックオフィス部門におけるDXに関して重要な考え方はどのようなことでしょうか。必要とされる背景や推進の方法について解説します。

バックオフィスにおけるDXとは

バックオフィス業務とは、顧客と直接やりとりを行わない業務のことを指します。代表的な職種には以下が挙げられます。

• • 経理、財務…会社の収支管理、融資、株式発行など
  • 人事、労務…採用、教育、勤怠管理など
  • 総務…情報セキュリティ管理、設備・備品管理、株主総会の運営など
  • 法務…社内規定整備、コンプライアンス対応など

これらの業務は、企業の業績に関わる直接的な利益をもたらすわけではありませんが、企業経営を管理する重要な役割を担っています。

DXとは

DX（デジタルトランスフォーメーション）とは、データやデジタル技術を活用して、企業の製品やサービス、ビジネスモデル、業務プロセスなどを変革し、競争力を高める取り組みです。経済産業省は2018年に発表した「DXを推進するためのガイドライン」にて、DXを以下のように定義しています。

企業がビジネス環境の激しい変化に対応し、データとデジタル技術を活用して、顧客や社会のニーズをもとに、製品やサービス、ビジネスモデルを変革するとともに、業務そのものや、組織、プロセス、企業文化・風土を変革し、競争上の優位性を確立すること。

ここで注意したいのが、単なるデジタル化＝DX、ではないという点です。DXとは本来、データやデジタル技術を通じて新たな価値を生み出し、企業の競争力を強化するために行われます。AIやツールの導入などデジタル技術への関わりを増やすだけの対応はDXの本質ではなく、「どのような価値を生み出すか」といった革新的な視点を持つ必要があります。

つまり、バックオフィスにおけるDXとは、経理や人事、総務、法務といったバックオフィス業務を、デジタル技術の活用によって変革し、企業の競争力を強化することを意味します。

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バックオフィスDXへの取り組み度合い

パーソルグループが実施した調査によると、企業のDX推進状況は部門ごとに異なる傾向が見られます。中小企業では営業部門が最もDXを推進しており、23.6%が取り組んでいるとされています。一方、超大手企業や大手・中堅企業では、IT・情報管理部門が30％以上でトップとなり、次いで営業部門、製造・開発部門が続いています。

バックオフィス部門に関しては、特に労務・経理・法務の分野でDXの取り組みが進んでいることが明らかになりました。これらの部門では、クラウド型会計システムや電子契約システム、勤怠管理ツールの導入が進み、デジタル化による業務効率化が積極的に推進されています。

この調査結果からもわかるように、バックオフィス業務においてもDXへの意識が高まりつつあり、企業全体の変革に向けた動きが加速していることがうかがえます。

バックオフィスのDXが必要な背景

なぜバックオフィスにおいてDXが求められているのでしょうか。その背景には、いくつかの重要な理由があります。

急激に変化するはたらき方に適応するため

働き方改革を推進するべく、厚生労働省は2019年に「働き方改革関連法」を策定し、柔軟なはたらき方を選択できる「フレックスタイム制」の拡充を規定しました。また、コロナ禍を機にテレワークを導入する企業も増え、はたらき方の多様化が進んでいます。

しかし、2020年にアイティメディア株式会社が行った「アフターコロナのバックオフィス業務に関する読者調査」によると、バックオフィス業務に携わる社員の4人に1人が、テレワークを行えず、出社していることが明らかになりました。特に、紙ベースの業務と、電話対応などの外部とのコミュニケーションが必要な業務では、一定の出社が不可避となるケースが多いようです。



また、日本オラクル株式会社の「職場におけるAI調査」によると、現在職場でAIを活用していると回答した日本の割合は26％で、調査対象11カ国の中で最下位（平均50％）となっています。世界的にはバックオフィスにおけるAI活用が当たり前になりつつある一方で、日本ではまだ遅れが目立っている状況です。

ただし、同調査によると、AIツールへの投資を加速すると回答した人は、経営者層では63％、部長クラスは58％にのぼり、多くの企業がデジタル技術の導入を検討していることも伺えます。


このことから、バックオフィスのDX化にいち早く取り組むことで、新たなはたらき方への適応がスムーズになり、柔軟な業務環境の構築につながるでしょう。

コスト、工数の削減を図るため

バックオフィス部門は企業の根幹を支え維持するのに欠かせない業務を行いますが、多くの人員や時間を必要とする点が課題となっています。労働人口減少に伴って人手不足に拍車がかかっている現代において、非効率な業務に多くの時間がかかると、本来注力すべき業務が後回しになるだけでなく、より深刻な人材不足を招きかねません。

DXを推進することで、これまで人が行っていた業務の効率化が可能となり、結果的に人件費が削減できるだけでなく、家賃や事務用品費のような経費といった間接コスト圧縮の実現にも近づきます。業務のデジタル化が進むことで、リモートワークの導入もしやすくなり、オフィススペースの縮小による固定費削減も期待できるでしょう。

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「2025年の崖」問題を解決するため

「2025年の崖」とは、2018年に経済産業省が発表した「DXレポート」で指摘された、日本企業が抱えるITシステムの課題を表す言葉です。具体的には、老朽化した基幹システムを放置し続けることで、データ活用の遅れや競争力の低下を招き、年間最大12兆円の経済損失が発生するリスクがあるという警鐘を鳴らされています。

バックオフィス部門には、比較的DXが進めやすい定型的な業務が多く存在します。しかし、DXを進める必要性について理解しているものの、具体的な取り組みには至っていない企業も少なくありません。また、デジタル技術の導入と、それをしっかりと運用・定着させて「変革し競争力を強化する」というDX本来の目的の達成は別問題です。

このような課題から、バックオフィス部門のDXは、多くの企業においても急務となっています。今後、DXを進める企業とそうでない企業との間で、業務効率や競争力に大きな差が生まれる可能性があるため、早期の対応が求められるでしょう。

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バックオフィスDXによるメリット

バックオフィスのDXを推進することで、コスト削減と生産性向上のほか、多様なはたらき方の実現や業務の正確性向上など、企業活動においてさまざまなメリットが生まれます。

コスト削減

業務の自動化やデジタル化は、人件費や固定費などのコスト削減につながります。

例えば、紙媒体メインとした業務では、書類の印刷代や保管費用といった固定費に加え、稟議承認のための書類の受け渡しや押印にも担当者の工数がかかります。ペーパーレス化を実現することで、こうした固定費の削減が可能になります。

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生産性向上

バックオフィス業務の効率化は、企業の生産性向上に寄与します。

例えば、従来は手作業で行っていた経費精算に関するデータ入力作業がある場合、自動化することによって、1時間かかっていた業務を10分で終わらせられるかもしれません。

このように、作業時間の短縮が実現すれば、担当者はほかの業務に集中できるようになり、業務全体の効率化につながるでしょう。

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多様なはたらき方が実現

紙ベースでのバックオフィス業務を行っている場合、押印などの対応のためにはオフィスに出社する必要があります。しかし、バックオフィスDXにより業務のデジタル化ができれば、従業員のテレワークも可能になります。テレワークにより多様なはたらき方が実現すれば、優秀なバックオフィス人材の獲得もしやすくなるでしょう。

実際に、会社のWebサイトの中途採用ページに「テレワークを導入している」と掲載すると、ライフステージに合わせて多様なはたらき方ができる企業として認識され、優秀な人材の確保につながるという声が挙がっています。

正確性を担保

人が手作業で行う業務には、ミスが発生するリスクがあります。しかし、お金や個人情報を取り扱うバックオフィスの業務は、いずれも重要度が高くミスが許されない領域です。

バックオフィスDXを推進し自動化を進めることで、ミスが発生するリスクを大幅に削減し、業務の正確性を向上させられます。

属人化を解消

バックオフィス業務の多くは専門知識を必要とするため、属人化しやすい傾向にあります。しかし、特定の担当者しか業務が分からない状態では、事故や休職、退職が出た場合業務が滞るリスクが高まります。

バックオフィスDXを進め、業務の標準化とマニュアルのデータ化を行うことで、この属人化によるリスクを解消できます。これによりスムーズな引き継ぎが可能になり、企業の業務継続性が向上します。

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バックオフィスDXの進め方

ビジネス環境の変化に対応し、企業の競争力を高めるために、DXは不可欠な取り組みとなっています。自社の現状を把握し、取り組みやすい領域からスタートさせることが、バックオフィスDXの成功への第一歩となります。

1. DX推進の目的を明確にする

DXを成功させるためには、まず「なぜDXを推進するのか」といった目的を明確にすることが重要です。企業によってDXの目的は異なりますが、代表的な例として、以下のような目的が考えられます。

• • 業務の効率化とコスト削減
  • データ活用による意思決定の迅速化
  • リモートワーク環境の整備
  • 企業競争力の向上

DXは単なるデジタルツールの導入ではなく、企業の変革を促す手段です。そのため、経営層と現場が共通の目的を持つことが欠かせません。DXの方向性が明確であれば、現場の従業員も納得感を持って取り組むことができるでしょう。

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2. 現状を把握し課題を抽出する

次に、社内の業務を棚卸しし、現状の業務フローやシステムの課題を整理します。具体的には、以下のような点を確認しましょう。

• • 現在の業務プロセスに無駄や非効率な部分はないか
  • 業務が属人化していないか
  • 既存のシステムが業務の妨げになっていないか
  • ペーパーレス化が進んでいるか

課題を明確にすることで、DXを進めるべき優先度の高い領域を特定し、適切な対策を講じられます。

3. 社内体制を整える

DX推進には、適切な人材の確保と社内の協力体制が必要です。スムーズに進めるために、以下の2つのポイントを押さえましょう。

専門家を揃える

DXを進める上で、データ分析やシステム開発の知識を持つ人材が不足しているケースは少なくありません。社内でのIT人材確保が難しい場合は、外部の専門家やコンサルタントを活用するのも有効な手段です。

特に、AIやRPA（ロボティックプロセスオートメーション）、データ分析などの技術領域は専門性が高いため、必要に応じて外部リソースを活用することで、DXの実現スピードを高められるでしょう。

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権威を持ったプロジェクトチームをつくる

DXの推進には、経営層と現場をつなぐプロジェクトチームの設置が不可欠です。チームは経営陣の意向を正しく現場に伝え、DXに対する理解を促す役割を担います。

また、DXによって業務の進め方が変わることに対する現場の反発を抑えるためにも、権限を持つチームを組織し、従業員が納得できる体制を整えることが重要です。

4. DX推進の優先順位をつける

DXの取り組みは多岐にわたるため、すべてを一度に進めるのは困難です。そのため、どの業務を優先的に推進するかを決定する必要があります。

DXによるメリットの大きさや実現可能性、業務のボトルネックとなっている部分などを見極めて着手することで、DXの成功体験を積み重ね、社内の理解と推進力を高めましょう。

5. PDCAサイクルを回す

DXは導入がゴールではなく、継続的な改善が不可欠です。そのため、PDCA（Plan、Do、Check、Act）サイクルを回しながら、施策の効果を検証し、必要に応じて調整を行いましょう。

• • Plan（計画）：DXの目的に沿った戦略を立案
  • Do（実行）：業務改善やツール導入を実施
  • Check（評価）：KPIをもとに効果を測定
  • Act（改善）：結果をもとに施策を見直し、次の改善策を実施

DXは中長期的な取り組みであり、すぐに成果が出るとは限りません。そのため、短期的な効果を期待するのではなく、継続的に試行錯誤を重ねながら、業務の最適化を進めることが成功の鍵となります。

バックオフィスのDXを推進する方法3選

バックオフィスのDXを推進するためには、具体的な施策を検討することが重要です。バックオフィスのDXを推進する3つの方法を紹介します。

ペーパーレス、脱ハンコ、電子署名等の活用

1つはペーパーレスの実現です。会議のプレゼン資料、取引先との契約書、物品発注の際の請求書など、日々の業務を切り取ってみると、多くの場面で紙ベースでの情報のやり取りが行われています。

以前は、書類に法的効力を持たせるために、紙媒体が必須とされており、アナログでのやり取り以外に選択肢がありませんでした。しかし、2021年に「デジタル改革関連法案」が制定されたことにより、電子契約やデジタルでの手続きが法的に認められるようになりました。

ペーパーレスによって、以下のようなメリットが期待できるでしょう。

• • 遠隔地でもスムーズな契約が可能になる
  • 押印や書類のやり取りのために出社する必要がなくなり、テレワークにシフトできる
  • 印刷費や郵送費などのコストが削減できる
  • 重要書類の紛失リスクが低減する

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アウトソーシング・RPAの活用

バックオフィスのDX推進に向けて検討できる手段として、アウトソーシングの活用が挙げられます。バックオフィスには定型的な業務が多く存在します。例えば、電話やメール対応といったカスタマーサポートや、データ入力といった業務をアウトソーシングすることにより、社内のリソースを本来注力すべき業務に集中させることが可能になります。

また、RPAを活用すれば、データ入力・分析、社内のQ&Aチャットボットなど、定型的で単調な業務を自動化できます。アウトソーシングとRPAの組み合わせによって、バックオフィス業務の負担を軽減することも、DX推進の大きな一歩となるでしょう。

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クラウドサービスの利用

バックオフィスのDXを実現するにあたり、クラウドサービスの利用も重要なポイントです。経費精算や勤怠管理などは、クラウドサービスによって自動化ならびに簡略化できます。

また、ネットワーク環境さえあればどこでも利用できるのも、クラウドサービスのメリットでしょう。従来であれば出社しなければできなかった作業もリモートで対応できるようになるため、テレワークの推進や多様なはたらき方への柔軟な対応が可能になります。

バックオフィスのDXを推進する際のポイント

最後に、バックオフィスのDXをスムーズに進めるために押さえておきたい、2つのポイントを紹介します。

既存システムとの兼ね合い

バックオフィスのDXを推進するにあたり、新しいシステムの導入を検討する企業も多いのではないでしょうか。しかし、システムにはさまざまな種類があるため、導入前に慎重に検討しなければ、思わぬ失敗を招く恐れがあります。

日本トレンドリサーチの「社内へのシステム導入に関するアンケート」によると、社内へのシステム導入において25.7％の人が「失敗したことがある」と回答しています。理由の1つに、既存システムとの互換性による失敗が挙げられています。例えば、会社のフローにマッチしていなかったり、新たに導入したシステムが社内システムとの統合ができず断念してしまったり、といったケースは代表的な例と言えるでしょう。

また、システムの導入＝ゴールではない、という点についても忘れてはいけません。システムはあくまで業務効率化の手段です。

• • 導入したものの使いこなせず、現場に定着しなかった
  • 業務フローが複雑になり、かえって生産性が低下した

といった不本意な結果を招かないためにも、導入の目的を明確にした上で、システムの精査を行いましょう。

「DX推進指標」の活用

DXの取り組みを体系的に進めるために、2018年に経済産業省が発表した「DX推進指標」を活用するのも有効な手段です。

DX推進指標は、以下の2つの観点から企業のDX推進状況を評価できる指標です。

• • DX推進のための経営のあり方、仕組みに関する指標
  • DXを実現する上で基盤となるITシステムの構築に関する指標

指標の項目には以下のような種類があり、企業は自己判断を行います。指標はそれぞれ「未着手の状態」から「競争を勝ち抜くことのできるレベル」までの6段階評価となっています。

この指標を活用することで、自社のDXの進捗状況や課題を可視化し、次に取り組むべきアクションの優先順位を明確にできます。また、DX推進に不可欠となる経営者と現場の意識のすり合わせにも活用できるため、企業全体で共通認識を持って方向性を整理するための手助けとなるでしょう。

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まとめ

バックオフィス部門のDXを推進する方法として、ペーパーレス化やアウトソーシング、クラウドサービスの活用などが挙げられます。また、DX推進を成功させるためには、既存システムとの適合性について検討したり、DX推進指標を活用したりすることも有効です。

企業の競争力を強化させるためにも、今一度バックオフィス部門の業務を見直してみてはいかがでしょうか。自社の業務特性に合った施策を選定し、段階的にDXを推進しましょう。