アウトソーシングとは?意味や導入のメリットを簡単に解説

アウトソーシングとは社内の業務の一部を社外へ委託するサービスです。業務の効率化や従業員をコア業務へ注力させることを目的として導入する企業が増えています。

アウトソーシングの導入を成功に導くためには、組織が抱えている課題をしっかりと整理した上で、現場の状況を正確に把握し、委託業務を見極めることが重要です。

本記事では、アウトソーシング導入を検討している担当者に向けて、アウトソーシングの基礎知識やメリット・デメリット、導入のステップを解説します。 

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人材不足やコロナ禍ではたらき方が大きく変わり、業務生産性を高めるための施策が急務となっています。その解決策として、アウトソーシングを導入する企業が増加しています。

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目次

アウトソーシングとは

アウトソーシング(Outsourcing)とは、社内の業務の一部を外部に委託することを指します。自社に不足している人材やサービスを外部から調達することで、企業の生産性向上や競争力強化に寄与します。

アウトソーシングと人材派遣の違い

アウトソーシングと混同されやすいサービスとして「人材派遣」があります。外部人材を活用する、という点では共通していますが、両者の仕組みには大きな違いがあります。

人材派遣とは、派遣会社と雇用関係にある派遣スタッフが、派遣先企業の指揮命令のもと業務をおこなうサービスです。派遣先企業の担当者が、直接スタッフに指揮命令を出し、業務を管理します。

一方、アウトソーシングは、業務の進め方、人員配置、 育成などを一括して委託先で運用・管理するサービスです。人材派遣と比べて、オペレーション構築、繁閑によるスタッフ管理といった側面での負担が少なく抑えられることが大きな特徴です。

細かく業務指示を出しながら業務を進めたい場合は人材派遣を、中長期的に安定した業務体制を構築したい場合はアウトソーシングを選択するとよいでしょう。

アウトソーシングの対象となる業務

アウトソーシングの対象となる業務は、各種事務や受付、コールセンター、営業など非常に多岐に及びます。

一般的にアウトソーシングに向いている業務は、ノンコア業務と呼ばれる業務です。ノンコア業務は、資料作成や来訪者の受付対応、備品管理など、定型化しやすく高度な判断が不要な業務を指します。

ノンコア業務を外部に委託することで、自社の従業員をコア業務(定型化しにくく、かつ会社の利益に直結する業務)に専念させることができます。

アウトソーシングの形態

アウトソーシングは対象業務ごとに名称や内容が異なります。ここでは代表的な3つのアウトソーシングについて紹介します。

アウトソーシングの形態 対象業務
BPO 業務プロセス全体
ITO(ITアウトソーシング) 情報システム(IT)に関する業務
KPO 付加価値の高い業務

BPO(ビジネスプロセスアウトソーシング) 

BPO(ビジネスプロセスアウトソーシング)とは、企業の業務プロセスを一括して外部に委託する形態です。BPOの対象は、人事・総務・経理・受付など企業のバックオフィスに加えて、コールセンターやヘルプデスクといった業務が中心です。

一般的なアウトソーシングと比較して、外部に委託する業務範囲が広いのが特徴で、人事部や総務部が請け負っていた業務のすべてを委託するといったケースもあります。

BPOの導入により、企業の売上の柱となる「コア事業」に人的リソースや資金を集中させることが可能になり、競合優位性を高める要因になり得ます。

関連記事「BPOとは?アウトソーシングとの違い・事業内容や具体例【導入事例集あり】」を見る

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ITO(ITアウトソーシング)

ITO(ITアウトソーシング)とは、企業の情報システム(IT)に関する業務を外部に委託する形態です。

デジタル化が急速に進み、企業にも新しい技術やサービスを取り入れることで生産性を向上しようという流れが加速しています。その一方で、社内にITに精通している人材が不足しており、インフラ設計やシステムの運用・保守が困難なケースも多くあります。そこで活用されるのがITアウトソーシングです。

IT分野において高い技術や豊富な知識を有する専門企業に委託することで、新たな人材の獲得や社員への教育が不要になり、コスト削減につながります

KPO(ナレッジプロセスアウトソーシング)

KPO(ナレッジプロセスアウトソーシング)とは、日本語で「知的業務委託」と略され、主にデータ処理や加工・レポーティングを中心とした付加価値の高い業務を外部委託することを指します。

近年、マーケティングや経営戦略において、購買データや行動データなど企業の内外に日々蓄積されるビックデータの活用が注目を浴びるようになりました。しかしビックデータを扱うためには、膨大なデータを蓄積するデータベースの構築や、データを加工・分析し次なるアクションにつなげるための知見など、高度なスキルセットを有した人材(データサイエンティストなど)の確保が不可欠になります。

しかし、これらのスキルを持った人材は、採用市場でも限られており、獲得競争が激化しています。

そこでKPOを導入し、データの収集・加工・分析といったビジネスの重要性が高い業務を専門企業に任せることで、自社のビジネスに新たな知見をもたらし、従来よりも高度な意思決定を可能にします。

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アウトソーシングが必要な企業とは?注目を集める背景

アウトソーシングの必要性が高まる背景としては、以下の要素が挙げられます。

慢性的な人材不足

日本国内の人口は少子高齢化に伴い2008年をピークに減少しており、生産年齢人口(15歳〜65歳未満)も同様に減少の一途を辿っています。

新たな人材を確保するのが難しい中、企業が成長し続けるためには、限られた人材で競争力や生産性を維持・向上させる必要があります。自社の従業員がコア業務に集中できるよう、定型的なノンコア業務をアウトソーシングする傾向が強まっています。

アウトソーシングの需要は年々高まっており、市場規模も拡大しつつあります。矢野経済研究所の「BPO(ビジネスプロセスアウトソーシング)市場に関する調査(2021年)」によると、2020年度の市場規模は約4兆4,307億8,000万円と推計されました。また、今後も拡大していくことが見込まれます。

関連記事「人手不足の現状と原因|6つの解決策・事例も解説」を見る

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日本の市場において人材不足は深刻な課題です。2030年には約600万人以上の人材が不足すると予測される中、企業が今から取り組むべき施策を具体的に解説します。

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市場競争の激化

DXやデジタル化が進み、市場環境は目まぐるしく変化しています。そのような環境下でも市場において優位性を確保するには、ビジネスモデルやサービスの変革が求められています。

しかし先述の通り、人材不足が慢性化するなか、自社リソースで全て対応するには限度があります。アウトソーシングによって外部リソースを活用することで、既存業務を見直し、効率化を図りつつコア業務へ専念できる環境を構築する動きが高まっています。

アウトソーシングを活用するメリット

人手不足の解消法としてアウトソーシングが広まっていますが、アウトソーシングの導入によるメリットとして下記の3つがあげられます。

従業員がコア業務に集中できる

企業が市場で競争力を高めるためには、自社のノウハウや技術・スキルをコア業務に集中させ、顧客により良いサービスを提供する必要があります。しかしながら、企業活動を維持するためには、従業員の給与計算や社会保険、入退社の手続きといったノンコア業務が多く存在します。

そこでアウトソーシングを活用することで、これらのノンコア業務を外部に委託することができ、本来注力すべきコア業務に専念できます。

外部の専門的な知見やノウハウを活用できる

多くのアウトソーシング企業は、専門的ノウハウや最新の知識を持っています。そのため、自社で業務を遂行するよりも、業務の処理速度や正確性が高まることを期待できます

例えば、一般的に総務部門が担当する従業員の年末調整においては、毎年のように制度改正が行われるため、その都度、総務担当者は情報をアップデートしなければなりません。それに伴い業務フローの変更も必要になるため、多くの時間やコストを費やします。

一方で、年末調整に精通した外部企業に委託することによって、総務部門の業務負担を軽減させるだけでなく、書類の記載ミスを減らし業務の正確性を高めることができます

人件費や固定費の削減につながる

アウトソーシングを活用することで従業員の採用・教育コストや、設備投資にかかる費用を抑えることが期待できます。また、社内の人材リソースを用いないことで、従業員の配置がより柔軟になるといったメリットも期待できます。

関連記事「人件費削減の目的は生産性の向上にある|具体的な方法や注意点」を見る

アウトソーシング活用するデメリット

導入にあたってはメリットとデメリットどちらも把握し、費用対効果を見なければいけません。アウトソーシング導入によるデメリットとして下記の3つがあげられます。対処法とあわせて解説します。

社内にノウハウが蓄積されない

懸念しなければならない点の一つは、特定の分野に関する社内のノウハウ蓄積が難しくなることです。

例えば、企業の採用活動を外部に一括して委託すると、従業員が採用領域の経験値を高めることができません。将来的に、自社で採用活動を行いたいと考えた時に、新たに採用領域に詳しい人材を雇用しなければならないといった問題が発生します。

また、委託先の倒産や、サービスの撤退による社内知識の断絶といったリスクも考えなければいけません。このような将来的なリスクも十分に考慮した上で、アウトソーシング導入の可否を決定する必要があります。

情報漏えいのリスクがある

委託する業務によっては、顧客情報や従業員情報といった機密性の高い情報を外部企業と共有する必要がでてきます。多くのアウトソーシング企業では、個人情報の保護について厳しいルールを設けていますが、自社で取り扱う場合よりもセキュリティのレベルが低い可能性も考えられます。

アウトソーシングのベンダーを選定する際は、ある程度の実績と信頼感のある企業に委託すると安心です。また、「プライバシーマーク」や「情報セキュリティマネジメントシステム(ISMS)など、情報セキュリティに関する認証を取得しているか否かも、安全性を判断する目安になります。 

業務の実態を把握できない

アウトソーシングによって、業務がどのように進められているのかを発注側で把握し続けることが困難になる場合もあります。発注した結果、以前よりも業務の品質が落ちてしまう、業務効率が悪くなる、重要な欠陥やミスに気づかないといった問題が考えられます。

このようなリスクを防ぐために、委託先に任せきりにするのではなく、業務フローの共有や進捗の報告など、綿密なコミュニケーションを取ることが求められます

関連記事「アウトソーシングの3つのデメリットと解消策、ポイントを解説」を見る

アウトソーシングの導入前に整理すべきポイント

「自社の課題がアウトソーシングで解決できるだろうか」「どの業務をどこまでアウトソーシングすべきか」といった疑問を持つ担当者の方も多いのではないでしょうか。

「自社リソースが足りないからとりあえずアウトソーシングの活用を検討する」という企業もあるかと思いますが、人材不足を解消する方法は他にもあるため、アウトソーシングが必ずしも現状の課題を解決するとは限りません。

アウトソーシングを検討する前に、まずは以下の2点をしっかりと整理することが大切です。

    1. 現状の課題把握と分析
    2. 委託業務の定義

1.現状の課題把握と分析

まずは自部門が抱える業務をすべて洗い出し、自社が直面している課題を明確にしましょう。仮に総務部門において人手不足を感じており、アウトソーシングの導入を検討しているとします。

この課題を分析すると、多くの企業では

    • 業務量に対して人的リソースが足りない
    • 業務が属人化しており、限られたスキルを持った担当者しか業務を遂行できない
    • 業務フローが複雑で、無駄な作業が多い
    • 専門的な知識やノウハウが社内にない
    • 単純作業に時間をとられ、コア業務に時間を割けない

といった本質的な課題が浮き彫りになってきます。

もし、業務フローが複雑で無駄な作業が多いのであれば、一連の業務フローを見直し、具体的にどこの工程が非効率なのか、どのように改善すべきなのかを定義しなければいけません。また、業務が属人化しているのであれば、誰でも同じように業務がこなせるように「標準化の仕組み」を作る必要があります。

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現状の課題把握を行うためには、業務をできる限り細かく分解して徹底的に洗い出すことが重要です。本資料では、業務改善のコンサルタントが現場で得た事例をもとに、具体的に業務を書き出すステップと業務改善の進め方やコツを紹介します。

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2.委託業務の定義

現状の課題把握と分析ができたら、どの業務を外部に委託するのかを決めていきます。この際に意識すべきなのが、「コア業務(直接業務)」と「ノンコア業務(間接業務)」の違いです。アウトソーシングを活用する場合、通常はノンコア業務の定型業務が対象となります。

アウトソーシングを実施する前に、まずは社員でしかできない「コア業務」はなにかを整理し、それからアウトソーシングの対象となる業務を策定しましょう。

また、委託先を選ぶ際のポイントは、関連記事「失敗しないアウトソーシング先企業の選び方|手順と選定ポイント」で詳しく説明しています。合わせてご一読ください。

アウトソーシングの導入事例

ここからは、アウトソーシングの具体的な導入事例を2つ紹介します。

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総務、経理、営業など、業務ごとにアウトソーシングの成功事例を紹介。現場の課題感からアウトソーシング導入後の効果、改善のプロセスをまとめています。

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わずか1ヶ月で総務の業務改善とマニュアル作りを実現|自動車メーカー

トラックやバスの製造販売や保守整備を行う自動車メーカーH社では、広い構内にさまざまな施設があること、そして構内に多くの従業員を抱えているため、総務の業務が非常に多岐に及んでいました。

そのため、担当者が本来進めるべき業務に注力できないという課題がありました。加えて、業務の属人化が起こっており、名刺の発注にしても担当者がいない時間帯には、業務を円滑に進めることができなくなっていました。

そこで、パーソルテンプスタッフが総務BPOの導入プロジェクトに参画。受注からわずか1ヶ月で、総務カウンターである「トントンサポートオフィス」を開設し、業務の改善とマニュアル作りを実施しました。

ただ以前の総務の業務を引き継ぐのではなく、現行の手順のどこに無駄があるのかといった課題把握を行い、また現場の担当者に困っていることや、こういうシステムがあったらいいなというご要望をヒアリングした上で、業務効率の改善へとつなげました。


【参考】パーソルテンプスタッフ株式会社「活用事例|自動車メーカーH社」

BPOの導入により特別定額給付金のスピード給付を実現|神戸市

神戸市は人口150万人を抱える大都市ながら、新型コロナウイルス感染症の緊急経済対策である「特別低額給付金」の迅速な給付を目指して、BPOを導入。大都市の中では異例の早さでのスピード給付を実現しました。

パーソルテンプスタッフでは、給付業務を受託し、パーソルワークスデザインとともに2ヶ所でコールセンターの運営をご支援しました。

同市では、特別定額給付金が一人につき10万円支給されることが2020年4月20日に閣議決定し、その3日後にはコールセンターを開設し、5月18日にはオンライン申請分、同月28日には郵送での申請分の給付を開始しました。1日最大250名の体制を整えた上で、夜間や土日も含めた対応を実現。スピード感が求められる入力作業では、スタッフ一人ひとりのスキルをチェックしながら、途中からデータ入力の経験があるスタッフを中心に入れ替え、業務の効率を図りました。

また、コールセンターの受付が終了する夜間でもお問い合わせに対応するために、チャットボットを用意する、頻出する質問に対する回答を集めたFAQを用意するなど、パーソルテンプスタッフが持っているナレッジを活用。

結果的に、申請を開始した5月末には約80%、7月6日には99%の振り込みを完了しました。


【参考】パーソルテンプスタッフ株式会社「スペシャルインタビュー|神戸市」

関連記事「アウトソーシングの導入事例|成功に導く3つのポイントとは」を見る

まとめ

本記事では、アウトソーシングとは何かといった基礎知識からメリット・デメリット、委託業務の対象範囲の決定方法、具体的なアウトソーシング事例について解説しました。

アウトソーシングは、自社業務を単純に外部に依頼することと思われがちですが、闇雲なアウトソーシングの導入は、コスト削減や業務効率向上につながらないだけでなく、自社にノウハウを蓄積する機会や品質の低下を招く恐れがあります。

アウトソーシング導入を成功に導くためには、メリット・デメリットをしっかりと理解したうえで、なぜ自社でアウトソーシングを必要としているのかといった「現状課題」や、いま現場でどのように業務が行われているのかといった「現場把握」を怠らないようにしましょう。

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よくあるご質問

Q.アウトソーシングとは?

A.アウトソーシング(Outsourcing)とは、社内の業務の一部を外部に委託することを指します。自社に不足している人材やサービスを外部から調達することで、企業の生産性向上や競争力強化に寄与します。

アウトソーシングの対象となる主な業務は、各種事務や受付、コールセンター、営業など非常に多岐に及びます。

>>アウトソーシングとは

Q.アウトソーシングと人材派遣の違いは?

A.「自社の従業員以外の外部人材を活用する」という点では共通していますが、「委託形態と契約先」「業務指示を誰が行うのか」が異なります。

>>アウトソーシングと人材派遣の違い

Q.アウトソーシングを活用するメリットは?

A.アウトソーシングを活用するメリットは下記の3つがあげられます。

    • 従業員がコア業務に集中できる
    • 外部の専門的な知見やノウハウを活用できる
    • 人件費や固定費の削減につながる

>>アウトソーシングを活用するメリット

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