アウトソーシングのデメリット|効果最大化のポイントを解説

業務改革(BPR) 人事 総務

労働人口の減少などを理由に、アウトソーシングの需要は高まり、導入を検討する企業が増えています。

アウトソーシングの導入は、企業に多くのメリットをもたらしますが、その一方で「社内にノウハウが蓄積しにくい」「情報漏えいのリスクがある」といったデメリットがあるのも事実です。

しかし、事前にデメリットを理解し、しかるべき対策を取っておくことで、リスクを回避することが可能になります

本記事では、アウトソーシングの導入を検討している企業に向けて、アウトソーシングのデメリット、そして対策方法について解説します。

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人材不足やコロナ禍ではたらき方が大きく変わり、業務生産性を高めるための施策が急務となっています。その解決策として、BPO/アウトソーシングの導入を検討されている企業が増加しています。

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目次

アウトソーシングとは

アウトソーシング(Outsourcing)とは、社内の業務の一部を外部に委託することを指します。自社に不足しているリソースを外部から調達することで、企業の生産性向上や競争力強化に寄与します。

アウトソーシングの対象となる業務は、営業・人事・経理・各種事務・IT領域など、非常に多岐におよびます。

また、アウトソーシングの活用目的は企業によってさまざまですが、

    • 社員を本来注力させるべきコア業務(企業経営の核となる業務)に集中させるため
    • 自社の専門外領域のプロフェッショナルな人材を確保するため

といった目的で導入されるケースが多くなっています。

アウトソーシングの基礎知識や形態・注目を集める背景を知りたい方は、下記の関連記事で解説していますので、合わせて参考にしてください。

関連記事「アウトソーシングとは?人材派遣との違いと3つのメリット」を見る

アウトソーシングの3つのデメリット


アウトソーシングの導入は、「コア業務への注力」「外部知見・ノウハウの活用」「人件費の削減」といったメリットをもたらす一方で、懸念すべきこともあります。

アウトソーシング導入による主なデメリット

    1. 社内にノウハウが蓄積されない
    2. 情報漏えいのリスクがある
    3. 費用対効果が悪くなるケースもある

導入を進める前に、デメリットを理解し、これらを解消する方法について知っておきましょう。

1. 社内にノウハウが蓄積されない

アウトソーシング導入時に注意しなければいけないのが、委託業務に関して社内にノウハウが蓄積されにくくなるという点です。アウトソーシング会社の撤退や方針転換により、いざ自社で運用をしようと思った時に、全く機能しないといったことに陥りかねません。

解消策

解消策としては、自社の担当者が委託業務の全体像を把握すること、そして委託先と密にコミュニケーションを取ることが挙げられます。

    • 何を目的として、具体的にどのような業務を行っているのか
    • 進捗状況はどうなっているのか

など、自社の担当者が状況を確認できる環境をつくることが求められます。定例ミーティングを設けるほか、委託先が行っている業務に自社の社員が参画するのも良いでしょう。 

将来的にインハウス運用を検討している場合

また、現状は社内にノウハウがないものの、将来的にインハウスで運用することを想定している場合は、業務を引き継ぎ、運用していくことができる人材を自社でアサインしましょう。

リソースが不十分でせっかく得たノウハウが社内に定着しなければ、元も子もありません。「●カ月目までに自走」など具体的なゴールを決めた上で、人材のアサインや育成を進めていきましょう 。

2. 情報漏えいのリスクがある

委託する業務内容によっては、従業員の個人情報や営業先・顧客先の情報といった機密情報を委託先が取り扱うことがあります。万が一、これらの情報が流出し、顧客が損害を被った場合、自社に大きな責任が問われる恐れがあります。

解消策

こうしたリスクを回避するには、アウトソーシング先の選定時に、機密情報の扱いに関して厳しいルールを設けているかを必ずチェックしましょう。また、「SLA(サービスレベルアグリーメント)」を締結し、情報の取り扱いに関して明確なルールを自社と委託先の間で取り決めておくことで、情報漏えいのリスクを最小限に抑えることができます。

情報の取り扱いルールに関しては、以下のような事項を決めておきます。

  • 機密情報にアクセスできる人は誰なのか
  • アクセスする場所や時間
  • 万が一ルールが守られなかった時の罰則 など

なお、企業の重要事項に関する部分(どうしても外部に持ち出せない情報)に関しては、アウトソーシングを活用せず、自社内で管理するといった選択も必要です。

3.  費用対効果が悪くなるケースもある

基本的にアウトソーシングは「○○の業務であればこの価格」といった定型的な値段ではなく、業務内容によって異なるケースが一般的です。

自社特有のツールや特殊なフローを採用していると、標準化しにくいために、費用が高くなったり、社内で追加の工数が発生したりと費用対効果が悪くなる可能性もあります。

解消策

このような事態を防ぐには、委託先の企業を探す段階で「標準化が得意」「柔軟な対応が強み」といったアウトソーシング会社を選定することや、自社のどの業務を委託するかを決めるための業務整理が、重要なポイントになってきます。

関連記事「もう迷わない!自社に最適なアウトソーシング先企業の選び方」を見る

アウトソーシングの導入検討時に考慮したいポイントは「アウトソーシングの導入検討時に考慮したいポイント 」で紹介しています。 

アウトソーシングのメリット

ここまでデメリットをお伝えしてきたアウトソーシングですが、導入によるメリットもあります。適切に活用することで、企業課題を解決する手段となるでしょう。

アウトソーシング導入による主なメリット

・社員がコア業務に集中できる
・人件費などや固定費の削減に繋がる
・業務の効率化、品質向上が見込める

1.社員がコア業務に集中できる

企業が競争力を高めるためには、自社のノウハウや技術・スキルをコア業務に集中させ、顧客により良いサービスを提供する必要があります。しかしながら、直接的には売上に関係しないノンコア業務(従業員の給与計算や社会保険、入退社の手続きなど)に稼働時間を奪われ、コア業務に十分なリソースを投下できずにいる企業が少なくありません。

そこでアウトソーシングを活用することで、ノンコア業務を外部に委託することができ、本来注力すべきコア業務に専念できます。

2.人件費など固定費の削減に繋がる

アウトソーシングの活用は、従業員の採用コストや毎月の給与、設備投資にかかる費用を抑えることが期待できます。

関連記事「コスト削減、どこから手をつけるべき?必要性とアイデア紹介」を見る

3. 業務の効率化、品質向上が見込める

多くのアウトソーシング企業は、専門的ノウハウや最新の知識を持っています。そのため、自社で業務を遂行するよりも、業務の処理速度や正確性が高まることが期待できます。

さらに、外部から専門的なノウハウを入れることで、業務の品質向上が見込めます。 

関連記事「社内DXを推し進める業務効率化の取り入れ方」を見る

アウトソーシングの導入検討時に考慮したいポイント


アウトソーシングを導入すべきか、判断に迷う場合は、以下の点を考慮に入れると良いでしょう。
    • ノンコア業務(直接的に企業の売上や利益に直接関わらない業務)か
    • 定型化しやすいか

ノンコア業務か 

一つ目のポイントは、コア業務なのか、ノンコア業務なのかという点です。

コア業務は、企業経営の核となる業務を指し、売上や利益に直結 します。ただし多くの場合、自社の事業や社内体制を踏まえて検討しないと「コア」「ノンコア」の判断をすることは容易ではありません。

例えば「営業業務」の中でも、

    • 顧客と直接対話し、受注に繋げるプロセス
    • テレアポを取るプロセス
    • その他契約関連の手続きやフォローアップ

など、一概に「コア」「ノンコア」でくくることが困難です。また、判断基準は企業によって異なります。そのため急にアウトソーシングをするのではなく、計画の見通しを立てるためにコンサルティングサービスなどに委託する方法も考えられます。 

一方のノンコア業務は、直接的に企業の売上や利益に関わらない業務 です。例えば、営業のリスト作成や契約周りの事務手続き・経理といったものは、業務自体が利益を生み出す訳ではありません。このようなノンコア業務においては、積極的にアウトソーシングを活用すべきです 

定型化しやすいか 

また二つ目のポイントとして、定型化できる業務か否かといった点も考慮するとよいでしょう。定型化できる業務とは、日常的に発生し、あらかじめ業務の内容や流れが決まっている業務を指します。

このような定型業務においては、マニュアルやフローの作成により、誰もが同じ業務を一定のクオリティ以上でこなすことが容易になります。そのため、アウトソーシングの活用を積極的に検討すべき業務 と言えるでしょう。

関連記事「アウトソーシングの成功事例|成功に導く3つのポイント 」を見る

アウトソーシングの対応領域は多岐にわたる

アウトソーシングサービスの提供領域は非常に多く、企業ニーズの高まりによって、年々委託できる業務範囲も広がる傾向にあります。

主な受託業務としては、「総務・庶務」「コールセンター」「営業事務」「人事業務」といったものが挙げられます。

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また最近ではIT領域におけるアウトソーシング活用のニーズも高まっています。ITアウトソーシングでは、インフラ構築や保守・運用といったテクニカルなサービスから、セキュリティエンジニアリング、データの可視化〜活用支援といったサービスが提供されています。

ITアウトソーシングの活用事例や活用プロセスに関しては、以下の記事で解説していますので、合わせて参考にしてください。

関連記事「ITアウトソーシングとは?メリットや導入プロセス・活用事例を徹底解説」を見る

まとめ

本記事では、アウトソーシングのデメリットを解説するとともに、デメリットを解消するためのポイント、そして導入を検討する際に考慮すべきポイントについて解説しました。

アウトソーシングには、ノウハウが蓄積されない・情報漏えいのリスクがあるといった懸念すべき点が存在します。導入前にデメリットを理解し、対策を練りましょう。

ノウハウに関しては、業務を可視化する、そして委託先と密なコミュニケーションを取るといった対策が求められます。また、情報漏えいに関しては、事前に情報の取り扱いに関して明確なルールを設けることが大切です。

パーソルグループでは、バックオフィス業務や採用代行、営業など各業務のアウトソーシングサービスをご提供しています。アウトソーシングを導入すべきかわからない・どの業務に導入すべきかわからないといった企業のご担当者様は、お気軽にご相談ください。

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よくあるご質問

Q1.アウトソーシングを活用するリスクやデメリットは?

A1.想定されるリスク・デメリットは3つあります。

・社内にノウハウが蓄積されない
・情報漏えいのリスクがある
・費用対効果が悪くなるケースもある

事前にデメリットを把握して、対策することでリスクをケアしていきましょう。

>>アウトソーシングの3つのデメリット

Q2.アウトソーシングを導入すべきか、判断する方法は?

A2.対象の業務が、以下の2つに当てはまる場合はアウトソーシングに向いているといえます。

・ノンコア業務か
・定型化しやすいか

直接的に利益を生まないかつ、定型化しやすい業務はアウトソーシングの強みを活かしやすいです。

>>アウトソーシングの導入検討時に考慮したいポイント

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