アウトソーシングのデメリットと導入時の対策|リスクを理解し、効果的な活用を

業務改革(BPR) 人事 総務

労働人口の減少などを理由に、アウトソーシングの需要は高まり、導入を検討する企業が増えています。

アウトソーシングの導入は、企業に多くのメリットをもたらしますが、その一方で「社内にノウハウが蓄積しにくい」「情報漏えいのリスクがある」といったデメリットがあるのも事実です。

しかし、事前にデメリットを理解し、しかるべき対策を取っておくことで、リスクを回避することが可能になります

本記事では、アウトソーシングの導入を検討している企業に向けて、アウトソーシングのデメリット、そして対策方法について解説します。

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目次

アウトソーシングとは

アウトソーシング(Outsourcing)とは、社内の業務の一部を外部に委託することを指します。自社に不足しているリソースを外部から調達することで、企業の生産性向上や競争力強化に寄与します。

アウトソーシングの対象となる業務は、営業・人事・経理・各種事務・IT領域など、非常に多岐におよびます。また、アウトソーシングの活用目的は企業によってさまざまですが、「社員を本来注力させるべきコア業務(企業経営の核となる業務)に集中させるため」「自社の専門外領域のプロフェッショナルな人材を確保するため」といった目的で導入されるケースが多くなっています。

アウトソーシングの基礎知識や形態・注目を集める背景、導入のメリットを知りたい方は、別記事「【事例有】アウトソーシングとは?メリット・デメリットを解説」で解説していますので、合わせて参考にしてください。

アウトソーシングのデメリット


アウトソーシングの導入は、「コア業務への注力」「外部知見・ノウハウの活用」「人件費の削減」といったメリットをもたらす一方で、懸念すべきこともあります。

導入を進める前に、デメリットを理解し、デメリットを解消する方法について知っておきましょう。

社内にノウハウが蓄積されない

アウトソーシング導入時に注意しなければいけないのが、委託業務に関して社内にノウハウが蓄積されにくくなるという点です。アウトソーシング会社の撤退や方針転換により、いざ自社で運用をしようと思った時に、全く機能しないといったことに陥りかねません。

解消策としては、自社の担当者が委託業務の全体像を把握すること、そして委託先と密にコミュニケーションを取ることが挙げられます。何を目的として、具体的にどのような業務を行っているのか、進捗状況はどうなっているのかなど、自社の担当者が状況を確認できる環境をつくることが求められるでしょう。定例ミーティングを設ける他、委託先が行なっている業務に自社の社員が参画してみるのも良いでしょう。

また、現状は社内にノウハウがないものの、将来的にインハウスで運用することを想定している場合は、業務を引き継ぎ、運用していくことができる人材を自社でアサインしましょう。リソースが不十分でせっかく得たノウハウが社内に定着しなければ、元も子もありません。「●ヶ月目までに自走」など具体的なゴールを決めた上で、人材のアサインや育成を進めていきましょう。

情報漏えいのリスクがある

委託する業務内容によっては、従業員の個人情報や営業先・顧客先の情報といった機密情報を委託先が取り扱うことがあります。万が一、これらの情報が流出し、顧客が損害を被った場合、自社に大きな責任が問われる恐れがあります。

こうしたリスクを回避するには、アウトソーシング先の選定時に、機密情報の扱いに関して厳しいルールを設けているかを必ずチェックしましょう。また、「SLA(サービスレベルアグリーメント)」を締結し、情報の取り扱いに関して明確なルールを自社と委託先の間で取り決めておくことで、情報漏えいのリスクを最小限に抑えることができます。

情報の取り扱いルールに関しては、機密情報にアクセスできる人は誰なのか、アクセスする場所や時間、万が一ルールが守られなかった時の罰則、などを決めておきます。

なお、企業の重要事項に関する部分(どうしても外部に持ち出せない情報)に関しては、アウトソーシングを活用せず、自社内で管理するといった選択も必要です。

アウトソーシングのメリット

ここまでデメリットをお伝えしてきたアウトソーシングですが、導入によるメリットもあります。適切に活用することで、企業課題を解決する手段となるでしょう。

アウトソーシング導入による主なメリット

・社員がコア業務に集中できる
・人件費や労務管理費が変動化し、コスト削減に繋がる
・業務の効率化、品質向上が見込める

関連記事「アウトソーシングの成功事例|成功に導く3つのポイント」を見る

アウトソーシングの導入検討時に考慮したいポイント


アウトソーシングを導入すべきか、判断に迷っている場合は、以下のような点を考慮に入れると良いでしょう。
  • ノンコア業務(直接的に企業の売上や利益に直接関わらない業務)か
  • 定型化しやすいか

一つ目のポイントは、コア業務なのか、ノンコア業務なのかという点です。コア業務は、企業経営の核となる業務を指し、売上や利益に直結します。ただし多くの場合、自社の事業や社内体制を踏まえて検討しないと「コア」「ノンコア」の判断をすることは容易ではありません。例えば「営業業務」の中でも、顧客と直接対話し、受注に繋げるプロセス、テレアポを取るプロセス、その他契約関連の手続きやフォローアップなど、一概に「コア」「ノンコア」でくくることが困難です。また、判断基準は企業によって異なります。そのため急にアウトソーシングをするのではなく、計画の見通しを立てるためにコンサルティングサービスなどに委託する方法も考えられます。

一方のノンコア業務は、直接的に企業の売上や利益に関わらない業務です。例えば、営業のリスト作成や契約周りの事務手続き・経理といったものは、業務自体が利益を生み出す訳ではありません。このようなノンコア業務においては、積極的にアウトソーシングを活用すべきです。

また二つ目のポイントとして、定型化できる業務か否かといった点も考慮するとよいでしょう。定型化できる業務とは、日常的に発生し、あらかじめ業務の内容や流れが決まっている業務を指します。このような定型業務においては、マニュアルやフローの作成により、誰もが同じ業務を一定のクオリティ以上でこなすことが容易になります。そのため、アウトソーシングの活用を積極的に検討すべき業務と言えるでしょう。

アウトソーシングの対応領域は多岐にわたる

アウトソーシングサービスの提供領域は非常に多く、企業ニーズの高まりによって、年々委託できる業務範囲も広がる傾向にあります。

主な受託業務としては、「総務・庶務」「コールセンター」「営業事務」「人事業務」といったものが挙げられます。

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また最近ではIT領域におけるアウトソーシング活用のニーズも高まっています。ITアウトソーシングでは、インフラ構築や保守・運用といったテクニカルなサービスから、セキュリティエンジニアリング、データの可視化〜活用支援といったサービスが提供されています。

ITアウトソーシングの活用事例や活用プロセスに関しては、別記事「ITアウトソーシングとは?メリットや導入プロセス・活用事例を徹底解説」で解説していますので、そちらも合わせて参考にしてください。

まとめ

本記事では、アウトソーシングのデメリットを解説するとともに、デメリットを解消するためのポイント、そして導入を検討する際に考慮すべきポイントについて解説しました。

アウトソーシングには、ノウハウが蓄積されない・情報漏えいのリスクがあるといった懸念すべき点が存在します。導入前にデメリットを理解し、対策を練りましょう。

ノウハウに関しては、業務を可視化する、そして委託先と密なコミュニケーションを取るといった対策が求められます。また、情報漏えいに関しては、事前に情報の取り扱いに関して明確なルールを設けることが大切です。

パーソルグループでは、バックオフィス業務や採用代行、営業など各業務のアウトソーシングサービスをご提供しています。アウトソーシングを導入すべきかわからない・どの業務に導入すべきかわからないといった企業のご担当者様は、お気軽にご相談ください。

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