業務効率化の進め方とは？ポイントや成功事例も解説

業務効率化を実現することで、従業員がコア業務に集中できるようになり、さらには生産性向上や企業の競争力強化につながります。しかし、業務効率化を進める上で何から取り組めばいいか分からず、改善に着手できないケースも少なくありません。また、長く運用してきた業務のフローを変えると、社内の反発が起こる恐れもあるでしょう。
業務効率化をそつなく実現するためにも、手法や改善ポイントの見つけ方などをイラストや具体例を交えて解説します。

業務効率化とは

業務効率化とは、業務プロセスから「ムリ」「ムダ」「ムラ」を省き、非効率な業務を改善することを指します。

具体的な業務効率化として、以下の例が挙げられます。

• ITツールを導入し、手作業で行っていた業務を自動化する
• アウトソーシングを活用し、重要な業務へリソースを集中させる
• マニュアルを作成し、属人化していた業務を標準化する

少子高齢化が進む日本では、人材不足が深刻な課題です。そのため、業務効率化を推進し、少ない人員で多くの成果を創出することが求められます。また、従業員が重要度の高い業務に集中でき、効率化により創出された時間で自己研鑽を行えれば、スキルやモチベーション向上にもつながると考えられます。企業全体の組織強化や生産性向上を実現するために、業務効率化は企業にとって必須です。

業務効率化と生産性向上の違い

「業務効率化」と似た意味の言葉として「生産性向上」が挙げられます。生産性向上とは、従業員数や労働時間数に対する成果があがっている状態を指す言葉です。業務効率化は、生産性を向上させて成果や利益を上げるための施策の一つとして捉えられます。業務効率化によって既存の業務にかけられていた労働時間が削減できれば、余った労働時間で新たな成果を生み出すことができ、結果的に生産性向上へとつながります。

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業務効率化を行うメリット

具体的に業務効率化を果たすことでどんなメリットがあるのでしょうか。主に挙げられるのが以下の3点です。

時間や人員コストが削減できる

業務効率化に成功すれば、同じ作業をより短時間で行えるため、企業は限られた人員リソースを最大限に活用できます。人手不足が深刻な現代社会においては、業務効率化を推進し、時間的なコストの削減に努めることは重要です。作業にかかる時間を減らすことができれば、限られた人員をより戦略的に配置できると同時に、人件費の削減にもつながります。

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従業員のモチベーションが向上する

業務効率化によって業務負荷が軽くなれば、労働時間の短縮や従業員のストレス軽減につながります。疲労による業務のミスが減り、成果が目に見える形で表れることで、従業員のモチベーションはおのずと高まっていくでしょう。また、ワークライフバランスの改善は、従業員の離職防止やエンゲージメントの向上にも効果を発揮します。

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組織の成長につながる

業務効率化によって既存業務にかかる時間を短縮できれば、従業員はより重要度の高い業務や、自身のアイデアを実行に移すチャレンジに取り組めます。また、従業員が自己研鑽に時間を割ける環境が整うことで、スキルや知識の向上が促され、組織全体の成長へとつながります。企業の生産性向上のためにも、業務効率化は欠かせないステップです。

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業務効率化に伴うデメリット

業務効率化を果たすことにはメリットしかないように思えますが、その実現に向けての歩みの中では課題に直面することもあるでしょう。業務効率化に取り組む上で想定されるデメリットを紹介します。

フロー整理の手間やコストが増えることも

新しいシステムの導入や業務フローの改善に伴い、一時的に手間やコストがよりかかってしまう場合があります。このデメリットの発生を最小限に抑えるためには、一度に多くを変えようとするのではなく、段階的な導入や小さな改善から始めることが効果的です。コストについては、導入コストだけではなく運用コストも考えた上で、適切な手段やツールを選びましょう。

業務効率化の進め方｜4つのステップ

業務効率化を進める上では、歩むべきステップも段階を踏んで計画をすることが大切です。状況把握、課題認識、改善実行、効果検証をきちんと順序よく行うことでより高い効果を発揮することが期待できます。

1. 業務を可視化する
2. 改善箇所の優先順位を決める
3. 改善方法を決める
4. 効果検証を行う

1．業務を可視化する

業務効率化を図る上では、現状の業務フローを可視化すること出発点となります。以下の項目のように、業務の棚卸を行います。

業務を可視化できれば、不要または重複しているプロセスを発見できます。業務を可視化し、課題を明確にすることで、課題に対してどう改善していくのか、具体的な取り組みが見えやすくなるはずです。可視化ができていないまま改善に踏み切ると、既存のプロセスをそのまま簡略化する、現行のシステムをそのままリプレイスするといった既存のやり方に囚われた業務改善になりがちになります。

例として「勤怠管理」について考えてみましょう。

勤怠管理の業務フローを可視化することで、単に従業員の勤怠の管理だけでなく、データ収集やコミュニケーション・データ編集・報告/ 共有など業務完了までの細かなタスクが連なっていることに気づきます。こうした業務全体の構造を考慮せずに、ツール導入で一部分のみ最適化しても、業務フロー全体の改善にはなりません。

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2．改善箇所の優先順位を決める

課題を発見したらすべての作業に一斉に着手するのではなく、必ず優先順位をつけましょう。あるべき姿を目指すにあたり、時にはドラスティックな改革が必要なこともありますが、業務の改変は大きければ大きいほど現場の抵抗も受けやすく、また新たなマニュアルやシステムの整備にも時間や手間がかかります。

そのため、改善箇所の優先順位を決める際は、以下の2点を軸に考えましょう。

• 現状の工数
• 影響範囲（当該業務の改善により、ほかの業務の効率化にもつながるか）

具体的には、以下のフォーマットを作成し、整理するとよいでしょう。

3．改善方法を決める

優先度が高いと判断された業務に対し、改善の8原則をもとに改善方法を決めましょう。上から順番に業務を振り返りながら、最適な方法を考えます。

原則	改善内容
1．廃止	やめてしまうことができないか
2．削減	回数や量、頻度を減らせないか
3．容易化	もっと作業がしやすいよう、簡単にできないか
4．標準化	ルール化して、統一できないか
5．計画化	もっと計画的に、短い時間でできないか
6．分業分担	仕事の負荷や、スキル・経験は適正か
7．同期化	もっと平準化し、まとめてできないか
8．機械化	デジタル化・自動化できないか

改善したい業務を見つけても、いきなりツールを導入するのではなく、まずは「業務そのものを減らせないか」「業務にかける時間を減らせないか」という視点から検討しましょう。その上で、フォーマットに状況を記載し、現状の課題や工数と、それらに対する改善案を可視化します。

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4．効果検証を行う

業務フローに変化を加えたら、実際にどんな効果が出たのか検証しましょう。場合によっては、思うように効果が出ずに、徐々に元の方法に戻るケースもあります。もし効果が出ている場合でも、一度改善したら終わりではなく、業務の可視化と分析を繰り返すことが重要です。改善のサイクルを回すことで、現場にも効率的な業務を常に考える習慣が根付いていきます。

業務効率化のためのサービス・ツール例

業務効率化において業務フローの改善は欠かせませんが、フローを確立できた後は有益なサービスやツールの活用がおすすめです。業務効率化の実現という目標を踏まえた選択と集中を実行しましょう。

• ITツールを導入する
• アウトソーシングを活用する
• RPAを導入する
• 業務改善コンサルティングを利用する

ITツールを導入する

資料や書類などをアナログな方法で管理している場合は、ITツールを導入するとよいでしょう。近年はクラウド型で安価に利用できるツールが数多くリリースされています。

業務効率化に有効なITツールには、以下が挙げられます。

ITツール	効果
勤怠管理システム	・勤務時間や残業時間、有給消化日数を自動で集計できる ・正確な労働時間を把握できる
人事評価システム	・評価項目の設定やデータ分析が容易になる ・客観的に評価できる
タスク管理ツール	・業務の進捗状況を可視化できる ・離れた場所からでもメンバー間で共有して進捗管理ができる ・タスクの優先順位を決めやすくなる
チャットツール	・スピーディなコミュニケーションが取れる ・議題ごとにスレッドを作成し、どこに何が書かれているかを明確にできる
オンライン会議ツール	・場所を問わず会議に参加できる ・会議参加者の移動時間を短縮できる ・出張費やその手続きのコストも削減できる

ただし、ITツールを導入しても、機能が不足していたり、使いにくかったりすると作業効率は低下します。せっかく導入したITツールが使われないまま、失敗に終わるケースもあるでしょう。そのため、ITツールを導入する際は複数人で実際に使ってみて、セキュリティ面で問題はないか、本当に自社の課題を解決できるか、生産性を高められるかなどを事前確認することが重要です。

なお、組織の業務効率を向上するツールとして、多くの企業で導入されているのがタスク管理ツールです。例として、パーソルグループが提供しているタスク管理ツール「Bizer team」をご紹介します。

Bizer teamは「誰がどの作業を担当しているのかわからない」「進捗管理が属人化している」といった課題の解決に有効です。

アウトソーシングを活用する

アウトソーシングとは、社内業務を外部に委託することを指します。アウトソーシングの活用は、「取り組みが必須ではあるが、社内で行う必要はない」と判断できる業務に対して有効な手法です。アウトソーシングの対象となる主な業務は、各種事務業務や受付、コールセンター、営業など多岐に及びます。自社に不足している人材やサービスを外部から調達することで、企業の生産性向上や競争力強化に寄与します。

アウトソーシングは、委託先企業の専門的な知識やノウハウを活用できる点が魅力です。また、ノンコア業務を外部に委託することで、従業員は本来注力しなければならないコア業務に専念できるため、生産性や顧客満足度の向上にもつながります。

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RPAを導入する

RPAは「Robotic Process Automation」の略で、PC上で行う業務をロボットで自動化するテクノロジーです。RPAはPCやクラウド上で動くソフトウェアを指しており、以下のデータ処理を得意としています。

• 画面操作の自動化
• ディスプレイ画面の文字・図形・色の反罰
• 別システムのアプリケーション間のデータ受け渡し
• IDやパスワードの自動入力　など

ルール化されていない非定型業務や、問題解決を目的とした業務には適しませんが、ルールやプロセスが固定された定型的かつ繰り返しの作業には適用可能です。例えば、データ入力業務やリスト作成といった単純業務のほか、指定した法則をもとに取得したデータから資料を作成したり、別の形式にアウトプットしたりする業務で本領を発揮するでしょう。

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業務改善コンサルティングを利用する

社内で業務効率化を推進するのが困難な場合は、業務改善に関するコンサルティングサービスを利用するのも一つの手段です。業務改善コンサルタントは、現状調査と分析により業務プロセス上の課題を整理した上で、業務効率化案の提案を行います。提案に加え、実行に移してPDCAサイクルを回すフェーズまで支援を行うサービスもあり、必要に応じた利用により業務効率の大幅な向上が期待できます。

業務効率化を見直す際の3つのポイント

業務効率化を図ることで上手くいくこともあれば、成果が出ないこともあります。順調でない場合はやり方を見直すことも大切です。軌道修正をする上での重要なポイントは、大きく分けて3点です。

現在の課題は明確になっているか

業務効率化を推し進めても、現在の課題が明確でなければ、本質的なボトルネックは特定できません。部分的な改善に留まり、本来重要ではないポイントに注力してしまうなど大きな効果を得られない恐れがあります。業務を可視化する方法に沿って、業務分析を実施し、課題を明確にした上で効率化に取り組みましょう。一人ひとりの作業を細かく分析することが「ムリ・ムダ・ムラ」の発見につながります。

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効果について仮説を立てられているか

「その手法やツールにより、何をどれだけ効率化できそうか」という仮説を立てましょう。例えばデータの自動処理を検討している場合、「現在○分かかっている業務を△分短縮できる」「一人当たりの作業工数が○分削減できる」のように、数値で仮説を検証できることが理想です。闇雲に業務効率化の手法やツールを取り入れても、本質的な改善につながらないケースがあるので注意が必要です。

実行したままになっていないか

施策を実行しても、その効果を検証し改善を加えなければ、成果につながらないこともあります。例えば、工数を削減するために一部の業務フローに変更を加えて、以下をチェックします。

• どれだけ工数を削減できたのか
• 現場の従業員はどのような意見を持っているのか
• 別の業務に支障が出ていないか

施策を行って終わりではなく、定期的に効果検証し、現在の業務方法が最適化されているかどうかの確認が重要です。

業務効率化で重要な2つのポイント

企業などの組織で業務効率化を進める上では、体系化と周囲を巻き込むことが欠かせません。重要なポイントとしては以下の2点が挙げられます。

1. ロードマップを策定する
2. ターゲット部署を巻き込んで推進する

1．ロードマップを策定する

業務効率化のおおよその方向性が見えたら、まずは業務効率化に向けたロードマップを描くことが大切です。その業務の目的を果たすために、どんな手順を踏めば効率的なのか、理想の業務フローを把握した上でロードマップを描きましょう。

よくある失敗として挙げられるのが、ムダやムラのある業務に対して、局所的にシステムを導入することです。「多額のコストをかけてシステムを導入したが、そもそも、その作業自体が不要だった」というケースはしばしば見られます。例えば「可視化・改善のためのKPTミーティング（※）を月に一度実施する」などして“改善し続ける姿勢”を持つことが大切です。

目下の工数やリソースが多くかかっている作業だからシステムを導入するという発想ではなく、目指すべき理想の形を更新し続け、そこにシステムを当てはめる手順を踏みましょう。

※KPT＝現状を見直す際に、「Keep（継続すること）」「Problem（課題）」「Try（解決策）」という3項目を書き出し、今後の対策を考える手法。

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2．ターゲット部署を巻き込んで推進する

業務効率化は、実際にターゲットとなる部署の従業員や部門のトップを巻き込んで進めることが重要です。業務効率化の推進により、これまでの業務フローが変わるため、一から仕事のやり方を変えなければならず、現場にいる従業員からは「面倒くさい」「わざわざ導入しなくても」といった感情が生まれがちです。こうしたネガティブな感情はモチベーション低下や離職を招く危険性もあるため、できる限り現場でのコンフリクトが生じないように業務効率化を推進しましょう。

最近では多くの企業で、DX推進部等の部署を設けて、全社的な業務効率化を進めるケースも多くなっていますが、成功事例を見ると現場のトップがプロジェクトの目的や有用性を理解している傾向が見受けられます。

業務効率化がどう自社の成長に寄与するのか、その目的やメリットを従業員に浸透させるとともに、従業員の不安を取り除いてあげることが大切です。

【部門別】業務効率化の成功事例

組織としての業務効率化を実際に果たした企業をベンチマークとし、その方法を模倣するのも成功のヒントになるかもしれません。業務効率化に成功した3つの企業事例を紹介します。

【経理】属人化していた業務を標準化し、運営体制を改革

ある大手情報通信会社の経理部では、社員数の減少に伴い、業務の属人化に課題を抱えていました。業務量についても把握ができていなかったため、業務の繁閑に合わせた最適な人員体制が構築できない状態でした。そこでパーソルテンプスタッフのコンサルタントによる業務調査を実施。属人化している業務内容を洗い出し、業務のマニュアルやFAQなどを作成し、業務の標準化を推進しました。

また、共通業務・類似業務を明らかにしたのち、経理部と財務部の各業務を一体化した業務運用を導入。一方の部署が忙しい時期にもう一方の部署が業務を手伝うなど、スタッフのマルチタスク化が進みました。

【総務】AI-OCR×RPAを導入し業務工数を75%削減

ある電子部品メーカーの総務部では、業務量の削減や属人化している業務の改善を課題として抱えており、業務改善を実施しました。業務改善部門とのディスカッションを行いつつ、各部署が自律的に業務改善を行うための方法論を整理・検討。その方法論を検証し、課題を抽出できました。

また、抽出された課題を解決すべく、手書きの書類、帳簿の読み取りを行ってデータ化するAI-OCRや業務プロセスを自動化するRPAを導入することで、業務量削減につなげました。業務の削減効果は約75～80%と推定され、現場を主体にした業務改善の促進、継続につながっています。

【IT】アウトソーシングの活用で業務工数を月320時間削減

とある人材サービス会社では、従業員に支給する社用モバイル端末の発注や支払いなどの管理業務や、紛失時のデータ消去などの作業に多くの工数が必要でした。そこでパーソルプロセス＆テクノロジーにモバイル管理業務を委託。納品、管理、解約、廃棄、請求支払といったライフサイクル管理を全て一括でアウトソーシングしました。

元々、総務部と情報システム部で組織を跨いで管理していた業務を、パーソルが一括で業務遂行することで、運用を効率化。アウトソーシング導入前の約30%にあたる月320時間の業務工数削減に成功しました。

まとめ｜業務効率化は現場を巻き込もう

業務効率化は、業務フローの無駄やムラをなくし非効率な業務の改善を図ることを指し、企業の成長を後押しする重要な考え方です。しかし、既存の体制を壊して新しい取り組みを始める際には、どうしても内部からの反発が生じます。経営層だけで進めるのではなく、いかに現場を巻き込みながら進めていく視点を忘れずに、プロジェクトを成功へと導きましょう。

インタビュー・監修