業務効率化の進め方とは？業務見直しのポイントや成功事例も解説

業務効率化を実現することで、従業員がコア業務に集中できるようになり、生産性向上や競争力強化につながります。しかし、何から取り組めばいいか分からず、進まないケースも少なくありません。また、長く運用してきた業務フローを変えることで、反発が起こるリスクもあるでしょう。

本記事では、業務効率化を実現するための進め方や具体的なアイデア、成功事例を解説します。

業務効率化とは

業務効率化とは、業務プロセスから「ムリ」「ムダ」「ムラ」を省き、非効率な業務を改善することを指します。業務の自動化やITツールの導入、フローの見直しなどを進めることで、業務の効率化につながります。

少子高齢化が進む日本では、人材不足が深刻な課題です。そのため、業務効率化を進め、限られた人員で多くの成果を創出することが求められます。また、従業員が重要度の高い業務に集中でき、効率化により創出された時間で自己研鑽を行えれば、スキルやモチベーション向上にもつながります。

企業全体の組織強化や生産性向上を実現するために、業務効率化は不可欠といえます。

業務効率化と生産性向上の違い

「業務効率化」と似た意味の言葉として「生産性向上」が挙げられます。生産性向上とは、従業員数や労働時間数に対する成果があがっている状態を指す言葉です。業務効率化は、生産性を向上させて成果や利益を上げるための施策の一つとして捉えられます。業務効率化によって既存の業務にかけられていた労働時間が削減できれば、余った労働時間で新たな成果を生み出すことができ、結果的に生産性向上へとつながります。

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業務効率化のメリット

具体的に業務効率化を果たすことでどんなメリットがあるのでしょうか。主に挙げられるのが以下の3点です。

1．生産性向上

業務効率化により、手作業や重複作業が削減され、従来より少ない時間で多くの業務をこなすことが可能になります。その結果、生産性が向上し、限られたリソースでより大きな成果を生むことができます。

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2．コスト削減

業務の無駄がなくなることで、従業員が本来必要としていた作業時間を短縮できます。これにより、残業や人員追加が不要となり人件費が削減されます。

また、RPAなどによる自動化や標準化を進めることで人的ミスが削減されたり、ペーパーレス化やデジタル化を推進することで物品の購入費や運用コストも削減されたりするでしょう。

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3．従業員のモチベーション向上

業務効率化によって煩雑な作業や時間がかかる作業を効率化することで、従業員はより価値のある業務に集中できるようになります。結果として、従業員のストレスが減少し、満足度やモチベーションの向上につながります。

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業務効率化の進め方｜4つのステップ

業務効率化を進める上では、歩むべきステップも段階を踏んで計画をすることが大切です。状況把握、課題認識、改善実行、効果検証をきちんと順序よく行うことでより高い効果を発揮することが期待できます。

1. 1. 業務を可視化する
   2. 改善箇所の優先順位を決める
   3. 改善方法を決める
   4. 効果検証を行う

1．業務を可視化する

業務効率化を図る上では、現状の業務フローを可視化することが出発点となります。以下の情報を整理し、業務の棚卸を行います。

業務を可視化できれば、不要または重複しているプロセスを発見できます。業務を可視化し、課題を明確にすることで、課題に対してどう改善していくのか、具体的な取り組みが見えやすくなるはずです。可視化ができていないまま改善に踏み切ると、既存のプロセスをそのまま簡略化する、現行のシステムをそのままリプレイスするといった既存のやり方に囚われた業務改善になりがちになります。

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2．改善箇所の優先順位を決める

課題を発見したらすべての作業に一斉に着手するのではなく、必ず優先順位をつけましょう。あるべき姿を目指すにあたり、時にはドラスティックな改革が必要なこともありますが、業務の改変は大きければ大きいほど現場の抵抗も受けやすく、また新たなマニュアルやシステムの整備にも時間や手間がかかります。

そのため、改善箇所の優先順位を決める際は、以下の2点を軸に考えましょう。

• 現状の工数
• 影響範囲（当該業務の改善により、ほかの業務の効率化にもつながるか）

3．改善方法を決める

優先度が高いと判断された業務に対し、改善の8原則をもとに改善方法を決めましょう。上から順番に業務を振り返りながら、最適な方法を考えます。

原則	改善内容
1．廃止	やめてしまうことができないか
2．削減	回数や量、頻度を減らせないか
3．容易化	もっと作業がしやすいよう、簡単にできないか
4．標準化	ルール化して、統一できないか
5．計画化	もっと計画的に、短い時間でできないか
6．分業分担	仕事の負荷や、スキル・経験は適正か
7．同期化	もっと平準化し、まとめてできないか
8．機械化	デジタル化・自動化できないか

改善したい業務を見つけても、いきなりツールを導入するのではなく、まずは「業務そのものを減らせないか」「業務にかける時間を減らせないか」という視点から検討しましょう。その上で、フォーマットに状況を記載し、現状の課題や工数と、それらに対する改善案を可視化します。

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4．効果検証を行う

業務フローに変化を加えたら、実際にどのような効果が出たのか検証しましょう。場合によっては、思うように効果が出ずに、徐々に元の方法に戻るケースもあります。もし効果が出ている場合でも、一度改善したら終わりではなく、業務の可視化と分析を繰り返すことが重要です。改善のサイクルを回すことで、現場にも効率的な業務を常に考える習慣が根付いていきます。

業務効率化のアイデア

業務効率化において業務フローの改善は欠かせませんが、フローを確立できた後は有益なサービスやツールの活用がおすすめです。業務効率化の実現という目標を踏まえた選択と集中を実行しましょう。

業務プロセスの見直し

業務プロセスの見直しは、効率化を図るための基本的なステップです。現行の業務フローを詳細に把握し、無駄や重複している作業を特定することで、非効率な部分を排除します。また、必要に応じて手作業を自動化することや、業務の優先順位を再設定することで、全体の流れをスムーズにします。

業務プロセスを再構築することで、従業員の負担が軽減されるだけでなく、作業時間の短縮やコスト削減も実現し、会社全体の生産性向上につながります。

タスク管理ツールを導入する

タスク管理ツールを導入することで、個々のタスクやプロジェクトの進捗状況がリアルタイムで可視化され、情報共有がスムーズに行われます。タスクの割り振りや期限の設定、優先順位の整理が簡単になり、各メンバーが自分の役割を明確に把握できるため、混乱やタスクの重複を防げます。

また、リマインダー機能により、重要な締め切りの見逃しが減り、作業の抜け漏れを防止します。効率的なタスク管理により、時間管理が最適化され、生産性の向上とプロジェクト全体の円滑な進行を実現します。

パーソルグループのタスク管理ツール「Bizer team」

BizerTeamは、クラウド型の業務管理ツールです。シンプルで使いやすいインターフェースで、タスク管理や進捗状況の可視化、そしてチームメンバー間の円滑なコミュニケーションを可能にします。

個別のタスクやプロジェクトを登録し、進行状況をリアルタイムで共有することで、全員が最新の情報にアクセスでき、業務の抜け漏れや遅延を防ぐことができます。

また、チームのスケジュール管理やリマインダー機能も備わっており、期限の厳守が容易です。さらに、クラウドベースで動作するため、場所やデバイスを問わず、どこからでもアクセス可能です。

「誰がどの作業を担当しているのかわからない」「進捗管理が属人化している」といった課題をお持ちの方はぜひサービス紹介動画をご確認ください。

コミュニケーションの効率化

無駄な会議やメールのやり取りを減らすなどコミュニケーションを効率化することで、業務が円滑に進むだけでなく、意思決定がスピーディーになります。

たとえば、チャットツールやプロジェクト管理ツールを導入することで、情報共有や進捗管理がリアルタイムで簡単に行えるようになり、コミュニケーションのタイムロスを防ぎます。

業務を自動化する

定型的で反復的な業務は、自動化ツールやRPAを活用して処理することで、人的エラーを減らし、作業速度が向上します。

RPAは「Robotic Process Automation」の略で、PC上で行う業務をロボットで自動化するテクノロジーです。例えば、データ入力、請求書の処理、メールの送信など、時間がかかる業務を自動化すれば、従業員はより付加価値の高い仕事に集中できるようになります。

また、自動化により業務の標準化が進み、品質のばらつきも減少します。これにより、業務のコスト削減や生産性向上が期待でき、結果として企業全体の競争力を高めることができます。RPAはPCやクラウド上で動くソフトウェアを指しており、以下のデータ処理を得意としています。

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ペーパーレス化の推進

紙の書類をデジタル化することで書類の検索や共有が容易になり、業務効率化につながります。

また、物理的な保管スペースも不要になり、印刷コストや郵送費、紙の消耗品費なども削減できます。さらに、データ管理システムを活用することで、アクセス権限やセキュリティも強化でき、情報漏洩のリスクも減少します。

アウトソーシングを活用する

アウトソーシングとは、社内業務を外部に委託することを指します。アウトソーシングの対象となる主な業務は、各種事務業務や受付、コールセンター、営業など多岐に及びます。自社に不足している人材やサービスを外部から調達することで、企業の生産性向上や競争力強化に寄与します。

アウトソーシングは、委託先企業の専門的な知識やノウハウを活用できる点が魅力です。また、ノンコア業務を外部に委託することで、従業員は本来注力しなければならないコア業務に専念できるため、生産性向上にもつながります。

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既存業務を見直す際の3つのポイント

業務効率化が上手く進むこともあれば、成果が出ないこともあります。順調でない場合はやり方を見直すことも大切です。軌道修正をする上での重要なポイントは、大きく分けて3点です。

1．現在の課題は明確になっているか

業務効率化を推し進めても、現在の課題が明確でなければ、本質的なボトルネックは特定できません。部分的な改善に留まり、本来重要ではないポイントに注力してしまうなど大きな効果を得られない恐れがあります。業務を可視化する方法に沿って、業務分析を実施し、課題を明確にした上で効率化に取り組みましょう。一人ひとりの作業を細かく分析することが「ムリ・ムダ・ムラ」の発見につながります。

2．効果について仮説を立てられているか

「その手法やツールにより、何をどれだけ効率化できそうか」という仮説を立てましょう。例えばデータの自動処理を検討している場合、「現在○分かかっている業務を△分短縮できる」「一人当たりの作業工数が○分削減できる」のように、数値で仮説を検証できることが理想です。闇雲に業務効率化の手法やツールを取り入れても、本質的な改善につながらないケースがあるので注意が必要です。

3．実行したままになっていないか

施策を実行しても、その効果を検証し改善を加えなければ、成果につながらないこともあります。例えば、工数を削減するために一部の業務フローに変更を加えて、以下をチェックします。

• • どれだけ工数を削減できたのか
  • 現場の従業員はどのような意見を持っているのか
  • 別の業務に支障が出ていないか

施策を行って終わりではなく、定期的に効果検証し、現在の業務方法が最適化されているかどうかの確認が重要です。

業務効率化を進めるうえで重要な2つのポイント

業務効率化を進めるうえでは、重要なポイントは2点挙げられます。

1．ロードマップを策定する

業務効率化のおおよその方向性が見えたら、まずは業務効率化に向けたロードマップを描くことが大切です。その業務の目的を果たすために、どんな手順を踏めば効率的なのか、理想の業務フローを把握した上でロードマップを描きましょう。

よくある失敗として挙げられるのが、ムダやムラのある業務に対して、局所的にシステムを導入することです。「多額のコストをかけてシステムを導入したが、そもそも、その作業自体が不要だった」というケースはしばしば見られます。例えば「可視化・改善のためのKPTミーティング（※）を月に一度実施する」などして“改善し続ける姿勢”を持つことが大切です。

目下の工数やリソースが多くかかっている作業だからシステムを導入するという発想ではなく、目指すべき理想の形を更新し続け、そこにシステムを当てはめる手順を踏みましょう。

※KPT＝現状を見直す際に、「Keep（継続すること）」「Problem（課題）」「Try（解決策）」という3項目を書き出し、今後の対策を考える手法。

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2．ターゲット部署を巻き込んで推進する

業務効率化は、実際にターゲットとなる部署の従業員や部門のトップを巻き込んで進めることが重要です。業務効率化の推進により、これまでの業務フローが変わるため、一から仕事のやり方を変えなければならず、現場にいる従業員からは「面倒くさい」「わざわざ導入しなくても」といった感情が生まれがちです。こうしたネガティブな感情はモチベーション低下や離職を招く危険性もあるため、できる限り現場でのコンフリクトが生じないように業務効率化を推進しましょう。

最近では多くの企業で、DX推進部等の部署を設けて、全社的な業務効率化を進めるケースも多くなっていますが、成功事例を見ると現場のトップがプロジェクトの目的や有用性を理解している傾向が見受けられます。

業務効率化がどう自社の成長に寄与するのか、その目的やメリットを従業員に浸透させるとともに、従業員の不安を取り除いてあげることが大切です。

【部門別】業務効率化の成功事例

業務効率化を実現した企業の事例を模倣するのも成功のヒントになるかもしれません。パーソルグループがご支援し、業務効率化に成功した企業事例を紹介します。

【経理】属人化していた業務を標準化し、運営体制を改革

ある大手情報通信会社の経理部では、社員数の減少に伴い、業務の属人化に課題を抱えていました。業務量についても把握ができていなかったため、業務の繁閑に合わせた最適な人員体制が構築できない状態でした。そこでパーソルのコンサルタントによる業務調査を実施。属人化している業務内容を洗い出し、業務のマニュアルやFAQなどを作成し、業務の標準化を推進しました。

また、共通業務・類似業務を明らかにしたのち、経理部と財務部の各業務を一体化した業務運用を導入。一方の部署が忙しい時期にもう一方の部署が業務を手伝うなど、スタッフのマルチタスク化が進みました。

【総務】AI-OCR×RPAを導入し業務工数を75%削減

ある電子部品メーカーの総務部では、業務量の削減や属人化している業務の改善を課題として抱えており、業務改善を実施しました。業務改善部門とのディスカッションを行いつつ、各部署が自律的に業務改善を行うための方法論を整理・検討。その方法論を検証し、課題を抽出できました。

また、抽出された課題を解決すべく、手書きの書類、帳簿の読み取りを行ってデータ化するAI-OCRや業務プロセスを自動化するRPAを導入することで、業務量削減につなげました。業務の削減効果は約75～80%と推定され、現場を主体にした業務改善の促進、継続につながっています。

【IT】アウトソーシングの活用で業務工数を月320時間削減

とある人材サービス会社では、従業員に支給する社用モバイル端末の発注や支払いなどの管理業務や、紛失時のデータ消去などの作業に多くの工数が必要でした。そこでパーソルにモバイル管理業務を委託。納品、管理、解約、廃棄、請求支払といったライフサイクル管理を全て一括でアウトソーシングしました。

元々、総務部と情報システム部で組織を跨いで管理していた業務を、パーソルが一括で業務遂行することで、運用を効率化。アウトソーシング導入前の約30%にあたる月320時間の業務工数削減に成功しました。

まとめ｜業務効率化は現場を巻き込もう

業務効率化は、業務フローの無駄やムラをなくし非効率な業務の改善を図ることを指し、企業の成長を後押しする重要な考え方です。しかし、既存の体制を壊して新しい取り組みを始める際には、どうしても内部からの反発が生じます。経営層だけで進めるのではなく、いかに現場を巻き込みながら進めていく視点を忘れずに、プロジェクトを成功へと導きましょう。

インタビュー・監修