社内DXを推し進める業務効率化の取り入れ方

そもそも社内DXとは？

DX（Digital Transformation）とは、デジタル技術を用いて、人々の暮らしをより良いものへと変革するという概念です。社内DXとは、最新のツールやテクノロジーを活用することによって、組織全体や業務フロー・従業員のはたらき方を再構築し、「市場での競合優位性」や「生産効率の向上」を促すものです。

DXは、よくデジタル化というキーワードと混同して捉えられがちですが、両者には目的の違いがあります。

デジタル化とは、既存のアナログ業務をデジタル技術に置き換えて、業務の効率化を図るものです。例えば、今までは請求書を紙で作成し、押印してもらっていたものを、電子請求書に切り替えることで、作成業務の時間短縮につなげる。これは、業務のデジタル化です。

一方のDXは、単なる業務の効率化ではなく、その先にある「市場での競合優位性」や「生産効率の向上」を目的としています。例えば、電子請求書のデータを、CRM（顧客管理システム）やSFA（営業支援システム）などと連携し、顧客管理から請求書作成までを一気通貫で管理し、売上予測や営業・顧客管理フローの改善に役立てる。これは、業務フロー自体を再構築するものであり、デジタル化ではなく社内DXの考え方に近いものです。

このように社内DXとは、アナログ業務をデジタル化するだけのものではなく、企業の事業継続や成長を目的として、デジタル技術を活用して変革することといえます。

まず行うべきは、業務全体の可視化

社内DXを推進していく際に、まず行うべきことは業務全体を可視化することです。

最新の業務管理ツールを導入しようと考えたときに、既存のシステムをそのままリプレイスするという考え方に陥りがちです。

例えば、「勤怠管理」について考えてみましょう。勤怠管理と言っても、実際には下記のようにさまざまな業務で構成されています。

業務フローを細かく見ていくと、ただ従業員の勤怠を管理するだけでなく、データ収集やコミュニケーション・データ編集・報告/ 共有といったように、業務完了までが細かなタスクが連なっていることがわかります。この構造を考慮せずに、ツール導入で部分最適をしても、業務フロー全体の改善にはなりません。

つまりDXにおいてまず大事なことは、既存のフロー全体の中でどこに無駄・ムリ・ムラが潜んでいるかを特定し、業務フロー自体を再構築することにあります。

業務の一部分をツールに置き換えるのではなく、現段階でどのような業務が行われているのかを、一つずつ洗い出しましょう。

具体的な業務を書き出すステップや、業務改善の進め方やコツについては、以下ホワイトペーパーで詳しく解説しています。ぜひダウンロードしお役立てください。

業務効率化に向けたロードマップを描く

2020年に経済産業省が公表した「DXレポート2」では、業務効率化によってレガシー企業を脱却するための目標、およびアクションを超短期・短期・中期と分けて整理しています。

例えば、「DXについて知らない」フェーズにある企業では、直ちに取り組むべきアクションとして下記が求められます。

DXの概念は理解しているが、散発的な実施に留まっている場合は、製品・サービス活用による事業継続・DXの進め方を検討すべきフェーズにあります。

そしてさらに進んで、企業内に事業変革の体制が整い、 環境の変化に迅速に対応できる場合は、DX戦略の策定、DX推進体制の整備、DX人材の確保など、さまざまな変革プロセスが考えられます。

業務効率化を進めるうえでの2つのポイント

DXの概念について理解し、業務を可視化したあとは、どのように業務効率化を推進すべきなのでしょうか。企業によって手法が大いに異なりテンプレート化することが難しい段階のため、ここでは具体的な方法ではなく、共通して重要なポイントをお伝えします。

可視化された業務の目についたところに飛びつかない

DXのおおよその方向性が見えたときに大切なポイントは、可視化されて見えた課題に飛び付かず、まずは業務効率化に向けたロードマップを描くことです。業務の目的を果たすために、どのような手順を踏めば効率的なのか、理想の業務フローを描いていきます。

よくある失敗が、理想の業務フローを構築する前に、無駄やムラがある部分に、局所的にシステムを導入してしまうことです。多額のコストをかけてシステムを導入しても、よくよく後から振り返ると、その作業自体が最初から不要だったというケースはしばしば見られます。

そうではなく、例えば「可視化・改善のためのKPTミーティング（※）を月に一度実施する」などして“改善し続ける姿勢”が大切です。

目下の工数やリソースが多くかかっている作業だからシステムを導入するという発想ではなく、目指すべき理想の形を更新し続け、そこにシステムを当てはめる手順を踏みましょう。

※KPT＝現状を見直す際に、「Keep（継続すること）」「Problem（課題）」「Try（解決策）」という3項目を書き出し、今後の対策を考える手法。

DX部署がトリガーであっても、推進部隊（部門etc.）のTOPがリードできるか

理想の業務フローを描くこと以外にも、社内DXを推し進めていく際に、あらかじめ頭に入れておきたいのが「現場とのコンフリクト」です。

業務効率化の推進により、今までの業務フローが変わるため、一から仕事のやり方を変えなければならず、現場にいる従業員からは「面倒くさい」「わざわざ導入しなくても」といった感情が生まれがちです。こうしたネガティブな感情はモチベーション低下や離職を招いてしまう危険性もあるため、できる限り現場でのコンフリクトが生じないように業務効率化を推進すべきです。

そこで大事になるのは、DX部署がトリガーであっても、実際のターゲットとなる部署や部門のトップを巻き込んで進めることです。最近では多くの企業で、DX推進部等の部署を設けて、全社的な変革を進めるケースも多くなっていますが、DXの成功事例を見てみると、現場のトップが、DX推進の目的や有用性を理解しているように見受けられます。

DXがどのように自社の成長に寄与するのか、その目的やメリットをしっかりと業務現場に浸透させることが必要不可欠でしょう。

業務効率化の手法は自社にあったものを選定する

最後に、実際に業務効率化を推進する際の注意点についてお伝えします。

業務効率化の手法には、ITツールやRPAなどテクノロジーの活用やアウトソーシングなどさまざまな手法が存在しますが、企業の体制、業務内容、またその時の事業フェーズによって、何が最適であるかは異なるため、自社に合った手法を活用しましょう。

ここではパーソルグループがご提供する、代表的な手法の特徴を簡単にお伝えしますが、業務効率化を成功させるまでの状況は企業に応じて常に変化していき、その変化に敏感になって適切な手法を選び続けることが大切です。

ITツール

パーソルグループでは、業務効率化を実現するさまざまなツールをご提供しておりますが、本記事では、組織の生産性向上を実現する、タスク管理ツール「Bizer team」をご紹介します。

RPA

RPAは「Robotic Process Automation」の略で、ホワイトカラーがPC上で行う業務をロボットで自動化するテクノロジーのことです。ロボットというと人型ロボットなどを思い浮かべる人もいますが、RPAはPCやクラウド上で動くソフトウェアを指します。

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アウトソーシング

アウトソーシング（Outsourcing）とは、社内の業務の一部を外部に委託することを指します。自社に不足している人材やサービスを外部から調達することで、企業の生産性向上や競争力強化に寄与します。

アウトソーシングの対象となる主な業務は、受発注業務や営業事務・総務や経理、営業コンサルティングなど非常に多岐に及びます。

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まとめ

本記事では、社内DXにより、どのように組織の業務効率化を進めるのか、また競争力を高め企業の成長を維持するのか、そのロードマップや導入の注意点について解説しました。

社内DXは、業務フローの無駄やムラをテクノロジーの力を使って解消し、企業の成長を後押しする重要な考え方です。しかし、既存の体制を壊し新しいことを始める際には、どうしても反発が出るものです。

経営層だけで進めるのではなく、いかにして現場を巻き込みながら進めていくのかという視点を忘れずにプロジェクトを推し進めることが大切です。