経理アウトソーシングとは｜委託する前に知るべきポイントを解説

近年、人材不足が深刻化する中で、企業においては業務の効率化が求められています。その中でも、煩雑な経理業務を効率化すべく、注目を集めているのが「経理アウトソーシング」です。経理アウトソーシングとは、企業の経理業務の一部またはすべてを外部の専門企業に委託するサービスのことを指します。

本記事では、経理アウトソーシングで委託できる業務や、導入によるメリット・デメリット、アウトソーシング先の選び方について詳しく解説します。 

経理アウトソーシング（委託）とは

経理アウトソーシングとは、企業の経理業務の一部、またはすべてを外部の専門企業に委託するサービスのことを指します。アウトソーシングは「BPO（ビジネス・プロセス・アウトソーシング）」「業務委託」と呼ばれる場合もあります。

アウトソーシングを導入することで、高い専門性を持つ外部業者へ業務を委託できるため、業務の効率化や精度向上につながります。

経理アウトソーシングが注目される背景

財務・経理に特化したアンケートメディア「PRO-Q」の調査によると、経理部門が抱える最大の課題は「業務の属人化」が最も多いことがわかります。

経理業務は高い専門性が求められるため、知識のある特定の担当者に業務が集中しやすい傾向があります。その結果、業務が属人化し、担当者の退職や急な休職などが発生した際には、業務の停滞やミスのリスクが高まります。

さらに、経理業務ではアナログな作業が多いことも課題のひとつです。例えば、証憑の確認や保管を紙で行っていたり、納品書や請求書の承認を押印で進めていたりする場合、業務効率化が難しくなります。

また、経理業務の電子化や専門知識の習得が求められる中、「人手不足」も深刻な問題として挙げられています。少子高齢化による労働人口の減少に加え、インボイス制度の導入など法改正が相次ぐことで、経理業務はより複雑化し、経験豊富な人材の確保が困難になっています。限られた人員でより大きな成果を求められる中、経理業務の効率化は今後さらに重要になるでしょう。

経理アウトソーシングで委託できる業務

経理アウトソーシングでは、日次や月次で発生する企業の経理業務の一部またはすべてを外部の専門業者に委託できます。特に、証憑確認やデータ作成、請求・消込、管理・検索などの業務を専門の業者に任せることで、経理部門の負担を軽減し、業務の効率化を図ることが可能です。

ここでは、経理アウトソーシングで委託できる業務について、それぞれ詳しく解説します。

証憑処理

証憑とは、経理業務の根幹となる書類（領収書や請求書、契約書など）のことです。証憑の正確な管理は、経理業務の基盤となるため、アウトソーシングを活用することで作業の効率化と正確性の向上が期待できます。

証憑の受け取り・内容確認	取引先や社内から送られてくる証憑を受領し、内容の整合性を確認します。不備がある場合は、修正依頼や再発行の対応も行います。
振替伝票の起票	取引内容を正しく記録するために、必要な振替伝票を作成します。これにより、仕訳作業をスムーズに進められます。
証憑の仕訳入力	確認した証憑を基に、会計システムへ正確に仕訳データを入力。専門業者に依頼することでミスを防ぎ、効率的なデータ入力が可能になります。
伝票と証憑の照合	証憑と伝票が正しく一致しているかをチェックします。誤りがあれば修正対応を行い、経理処理の正確性を確保します。

データ作成

経理業務では、支払いや振込に関するさまざまなデータを作成する必要があります。これらの業務をアウトソーシングすることで、ミスを減らしながらスピーディーに処理できます。

支払データ・振込データ・経費データの作成	取引内容に基づいて、支払先や金額を正しく記録したデータを作成。アウトソーシングすることで、作業の負担を軽減しつつ、正確なデータ作成が可能です。
振込先マスターの登録・更新	取引先の振込先情報をシステムに登録し、最新の情報を保つ作業です。取引先の口座情報の変更などが発生した場合にも、迅速に対応できます。

請求・消込

請求業務や消込業務（入金処理）は、取引の正確性を維持するために欠かせません。経理アウトソーシングにより、請求ミスや未回収リスクを低減できます。

請求・振込金額の照合	取引先への請求金額や、実際の振込金額に誤りがないかをチェックします。過不足がある場合は、訂正や追加対応を行います。
入金消込	入金された金額と請求書の内容を照合し、正しく処理する業務です。消込作業の遅れを防ぐことで、未回収リスクを減らせます。
証憑の作成・封入・封緘・発送	請求書や領収書などの証憑を作成し、取引先に発送する業務も委託できます。専門業者に任せることで、ミスを防ぎながらスムーズに処理できます。

管理・検索

経理業務では、多くのデータを管理・検索する機会があります。アウトソーシングを活用すれば、効率的なデータ管理が可能になります。

データの作成・保管	必要な経理データを作成し、適切に保管する業務です。デジタル管理を導入することで、検索性を向上させることができます。
支払データ・振込データ・経費データの管理	企業の資金の流れを正確に把握し、適切に管理する業務です。アウトソーシングすることで、データの整合性を確保しやすくなります。
振込先マスターの更新	取引先情報が最新の状態に保たれるよう、定期的な確認や更新を行います。振込ミスを防ぎ、経理業務の安全性を高めるために重要な作業です。

経理業務をアウトソーシングする5つのメリット

経理アウトソーシングを導入すると、企業の経理業務の効率化や負担軽減が期待できます。ここでは、特に重要な5つのメリットを詳しく解説します。

1．人手不足の解消

経理業務の中でも、請求書発行や経費精算といった定型業務は負担が大きく、慢性的な人手不足を招く要因となっています。経理アウトソーシングを活用することで、こうした業務を外部に委託でき、社内の人的リソースを戦略的に活用できるようになります。

また、経理アウトソーシングの導入に際して業務フローの整理やマニュアル化が進めば、担当者が変わってもスムーズに引き継げるようになり、属人化の解消にもつながります。人材の流動性が高まる中で、経理業務を安定的に運用するためにも有効な手段と言えるでしょう。


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2．制度・法改正などの変化に柔軟に対応できる 

社会保険や各種税制度など、経理業務に関わる法律や制度は頻繁に改正されます。こうした変化に対応するためには、最新の情報を収集し、社内の業務フローを適宜見直す必要があります。しかし、自社でその都度対応するのは大きな負担となり、ミスが発生するリスクも伴います。

経理アウトソーシングを利用すれば、専門的な知識を持つ外部のプロが法改正の動向を把握し、正確な業務対応を行ってくれるため、社内の負担を軽減できます。また、社内で従業員向けの研修や教育を行う必要もなくなり、時間やコストの削減にもつながるでしょう。

3．業務量の変動に対応できる 

経理業務には、月末月初や決算期など業務が集中する繁忙期があります。

この時期には担当者の負担が大幅に増加し、人手不足に陥る場合がありますが、こうした一時的な業務増加に合わせて新たに人員を雇用すると、閑散期には余剰人員が発生してしまいます。そこで、経理アウトソーシングを活用すれば、繁忙期のみ外部のリソースを調達できるため、社内のリソースの最適化を図れます。

必要な時に必要な分だけ業務を委託できるため、柔軟な人員管理が可能になり、経理担当者の負担軽減にもつながるでしょう。

4．業務品質の向上

経理業務は、正確性を求められる作業が多いため、人的ミスが発生しやすい傾向にあります。経理アウトソーシングを手掛ける企業は、専門的な知識とノウハウを有したスタッフが揃うため、業務の正確性や品質を高い水準で維持できます。

さらに、アウトソーシングを導入することで、自社の業務フローが見直され、非効率的なプロセスが改善されることも期待できるでしょう。

5．コストの削減

繁閑差など必要に応じて経理アウトソーシングを活用することで、人件費や労務管理費の最適化が可能になり、コスト削減につながります。例えば、経理担当者を正社員として雇用する場合、給与のほかに社会保険料や福利厚生費などのコストが発生しますが、アウトソーシングであれば必要な時に必要な業務のみを委託できるため、固定費を削減できます。

また、社内での採用や教育にかかるコストも抑えられ、担当者の退職や移動による業務停滞のリスクも軽減されます。

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経理業務をアウトソーシングするデメリット

経理アウトソーシングには多くのメリットがありますが、一方で注意すべきデメリットも存在します。導入を検討する際は、どのようなリスクがあるのかを理解し、適切な対策を講じることが重要です。  

1．自社にノウハウが蓄積されない 

経理業務を外部に委託すると、社内に業務フローやプロセスを熟知している人材がいなくなり、ノウハウが蓄積されにくくなります。特に、業務のすべてをアウトソースしてしまうと、社内の担当者が詳細な業務を把握できなくなり、「委託先に任せきりで、何をしているのか分からない」「業務改善の効果を検証できない」といった状況に陥りかねません。

そのため、委託先との情報共有を密に行い、業務フローを標準化することが重要です。また、一部の業務は社内で対応するなど、適度なバランスを保つことで、自社でも運用できる体制を整えられます。

2．急な変更時の対応が困難（タイムラグがある） 

経理業務では、急なトラブルや変更に迅速に対応することが求められる場面もあります。しかし、アウトソーシングを利用している場合、委託先とのやり取りに時間がかかることがあり、即座に対応できない可能性があります。特に、緊急時に確認事項が多く発生すると、対応が遅れ業務全体に影響を及ぼすことも考えられます。

そのため、委託する際には、トラブル発生時の対応スピードや、連携方法について事前に確認しておくことが大切です。例えば、「トラブルが発生した際にどれくらいの期間で対応できるか」「スタッフの常駐は可能なのか」 といった点を契約時に考慮しましょう。

3．情報漏えいのリスクがある

業務内容によっては、企業の財務データや取引先情報など、機密性の高いデータを取り扱います。経理アウトソーシングを導入すると、こうした重要な情報を外部スタッフが扱うことになり、情報漏えいのリスクが高まります。万が一、不適切な管理が行われた場合、企業の信用問題にも発展しかねません。

このリスクを最低限に抑えるためには、アウトソーシング先の情報管理体制を事前に確認し、厳格なセキュリティ対策が講じられているかをチェックすることが重要です。また、機密性の高い業務については、社内で対応するか、情報保護対策が整った信頼性の高い会社を選定するなど、慎重な判断が求められます。 

4．経理処理重複の可能性がある

経理業務の一部をアウトソーシングする際に、社内の経理担当者と委託先の業務範囲が曖昧になり、処理が重複してしまうケースがあります。例えば、社内で経費精算を処理した後、委託先でも同じデータを処理するなど、不必要な業務の重複が発生すると、時間やコストが無駄になってしまいます。

このような問題を防ぐためには、アウトソーシングの導入前に業務フローを整理し、「自社で対応すべき業務」と「アウトソーシングすべき業務」の境界を明確にすることが大切です。

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経理アウトソーシング先の選定ポイント【コンタクト前】

経理業務をアウトソーシングする際は、委託先の選定が重要です。業務の品質や運用のスムーズさに直結するため、慎重に判断しましょう。

セキュリティ対策が十分に整っているか

委託先に提供するデータに企業の機密情報や個人情報が含まれている場合は、委託先のセキュリティ対策を事前に確認する必要があります。情報管理体制やアクセス制限の仕組み、データの取り扱い基準が明確に定められているかをチェックしましょう。

また、個人情報の保護体制を示す「プライバシーマーク」や 「情報セキュリティマネジメントシステム(ISMS)」の認証を取得している企業であれば、一定の安全基準を満たしていると判断できます。

コミュニケーションが円滑に取れるか

アウトソーシングを進めるには、委託先との円滑なコミュニケーションが欠かせません。
担当者のレスポンスが早いか、必要な情報を的確に共有できるかを確認しましょう。対応スピードが遅いと、業務が滞るだけでなく、コア業務へも支障が生じる恐れがあります。トラブル発生時に迅速かつ誠実に対応してくれるかを見極めることが大切です。

自社の制度やシステムを踏まえた業務設計・提案を行ってくれるか

経理業務は企業ごとに異なるため、自社の制度や既存システムに対応できるかも重要なポイントです。
例えば、新たなシステムの導入が必要になると、コストや工数が増大し、想定以上の負担がかかってしまう可能性があります。委託先が自社の業務フローや制度を理解し、それに沿った業務設計・提案を行ってくれるかを確認しましょう。

経理アウトソーシング先の選定ポイント【コンタクト後】

委託先と実際に依頼や連絡をした後は、契約前の最終確認を行い、信頼できるパートナーかどうかを見極めることが大切です。

誠実な対応をしてもらえているか

見積もりや契約内容の説明が明確であり、質問に対して誠実に対応してくれるかを確認しましょう。不明点が多い、もしくは曖昧な返答が多い場合、業務委託後のトラブルにつながる可能性があります。

納期遵守の意識があるか

経理業務は正確性だけでなく、納期遵守も重要です。委託先が決められた期限を厳守する体制を整えているか、これまでの実績や顧客評価を確認しましょう。過去の納期遅延の有無や、トラブル時の対応スピードもチェックポイントです。

自社業界の対応実績があるか

経理業務は業界ごとに特有のルールや規制があるため、自社の業界に関する知識や対応実績があるかも重要な判断基準になります。過去の取引事例や実績を確認し、自社のニーズに適したサポートが受けられるかを見極めましょう。

費用対効果は適切か

アウトソーシングを導入する目的の一つはコスト削減ですが、単に安価であることが良いわけではありません。委託費用と提供されるサービスの品質を比較し、コストパフォーマンスが見合っているかを検討しましょう。費用だけでなく、業務効率化や負担軽減といった効果も考慮し、総合的に判断することが重要です。

経理アウトソーシングの活用事例

経理アウトソーシングを導入することで、直面していた課題を解決した2社の事例を紹介します。

繁閑期における⼈員の不⾜・余剰を解消

A社では、繁忙期に経費精算や伝票処理などの業務が集中し、担当者の深夜残業が常態化。また、経理部門の人手不足により、他部署にヘルプを要請する状況が続いていました。

さらに、経費精算に関する業務マニュアルが作成後から更新されておらず、口頭での引き継ぎのみだったため、対応者によって処理方法が異なり、ミスが頻発していました。

そこでA社は、経理アウトソーシングをパーソルに委託。まずは、コンサルタントが過去のデータから業務量を分析し、人材の最適配置計画を策定。繁忙期にスポットしてスタッフを派遣することで、経理担当者がコア業務に集中できる環境を整えました。

また、アウトソーシングチームにより、該当業務に関する調査および分析を行い、対応マニュアルを策定。業務フローやルールを統一することで、ミス削減や業務効率化に成功しました。

業務標準化を実現し、経理・財務部門を一体運用型へ移行

B社では、経理・財務部門で人員が長年固定化されていたことで、業務の属人化が進んでいました。 

そこで、 パーソルのコンサルタントが担当者へのヒアリングや類似実績でのノウハウをもとに業務調査を実施。コア業務とノンコア業務を切り分け、社員がコア業務に特化できる環境を実現しました。また、属人化している業務を洗い出し、マニュアルやFAQを作成することで、業務の標準化を推進しました。

また、経理部門と財務部門が、それぞれ独立して業務運用を行っていたため、片方の部門が繁忙期でも、もう一方は閑散期といった状況になり、適切な人員配置ができずにいました。

そこで、両部門の業務内容を調査し、工数や類似業務を明確化。パーソルが経理・財務部門の一体運用を提案し、業務の無駄を削減しながら最適な人材配置を実現しました。

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経理業務改善のためにできること

経理業務の効率化の一手段として、経理アウトソーシングについて解説してきました。経理業務は多岐にわたり、作業量も多いため、自社の課題に合った最適な方法を選択することが重要です。

ここでは、アウトソーシング以外の改善施策例を2つ紹介します。

書類管理方法の統一

部署ごとに会計書類のフォーマットや管理方法が異なると、業務の効率が低下します。例えば、請求書の記載内容やファイルの命名ルールが統一されていないと、異動のたびにルールを覚え直す必要があり、無駄な工数が発生します。

小さな改善ですが、一度ルールを整備すれば、その後の管理がスムーズになります。まずは、現在のフォーマットや管理方法を確認し、ルールを統一することから始めてみましょう。

DX・ペーパーレス化の推進

経理業務の効率化には、各種ツールやRPAの導入も有効です。多くの企業では、アナログな管理手法が課題となっています。ツール導入時にはコストや教育の負担が発生しますが、紙やエクセルで管理していた情報を一元化すれば、データの検索や共有がスムーズになり、業務効率を大幅に向上させることができます。

まとめ

本記事では、経理アウトソーシングを検討している企業に向けて、基礎知識やメリット・デメリット、具体的な活用事例などを紹介しました。

経理アウトソーシングを活用すると、コア業務への集中や、繁閑期に応じた適切な人員配置が可能になります。ただし、導入の目的を明確にし、将来的に経理部門を自走させる必要があるのかを検討することが重要です。また、導入後はコスト削減や業務効率化の効果を検証し、継続的な改善を図ることが求められます。

本記事でご紹介した活用事例や、自社の経理部門の課題を踏まえ、効果的に経理アウトソーシングを導入しましょう。