経理アウトソーシングとは｜メリット・デメリット・選び方

経理業務をアウトソーシングするメリット

経理アウトソーシングを導入することでどのようなメリットがあるのでしょうか。ここでは代表的なメリットを5つご紹介します。

1．人手不足の解消

請求書発行や経費精算といった定型業務を外部に委託することで、人手不足が解消されます。

また、外部へ委託する際に業務が可視化されたり、整理・マニュアル化されたりするため、属人化の解消にもつながります。属人化が解消されれば、経理担当者の入れ替えや急な退職にも対応しやすくなります。

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2．制度・法改正などの変化に柔軟に対応できる 

社会保険や各種税制度などの法改正によって、経理担当者は毎年のように制度変更を理解して、業務のやり方を変更する必要があります。この法制度の変更に関する情報を収集・理解し、全ての経理担当者に教育を行うのは、骨の折れる業務です。

経理アウトソーシングのサービスを提供している企業は、経理に関する最新の情報やノウハウを有しています。そのため、自社の経理担当者が情報収集し、教育する手間を省くことができます。

3．業務量の変動に対応できる 

経理業務には、一般的に「繁忙期」と「閑散期」が存在します。

月末月初や会計の期末にあたる時期は、経理における繁忙期にあたります。多くの企業の経理部門では、繁忙期に人手不足に陥り、場合によっては経理担当者が残業でタスクをこなすといった状況に追い込まれます。

しかし、繁忙期に合わせて新たに経理担当者を雇用すると、閑散期には余剰人員が発生してしまいます。そこで、経理アウトソーシングを繁忙期にスポットで活用することにより、柔軟な人員コントロールができるようになります。

経理業務をアウトソーシングするデメリット

経理アウトソーシングにはメリットがある一方で、デメリットもあります。  

1．自社にノウハウが蓄積されない 

委託先の企業に業務を丸投げしていると、自社の社員のスキルアップや育成に繋がらず、「委託先が何をしているのか分からない」「業務効率が改善されたのか検証できない」といったことに陥りかねません。

そのため、委託先の企業と密に情報連携しながら進めるとともに、フローを標準化し、自社でも運用できるような体制を整えるとよいでしょう。

2．急な変更時の対応が困難（タイムラグがある） 

トラブルが起こった際、素早い対応ができない可能性もあります。

そのため、委託方法については十分留意する必要があります。トラブルが発生した際にどれくらいの期間で対応してくれるのか、スタッフの常駐は可能なのか 、といった点を契約時に考慮しましょう。

3．情報漏えいのリスクがある

業務内容によっては、外部スタッフが機密情報を扱うことになり、情報流出のリスクが高まります。

そのため、秘匿価値の高い情報を扱う業務は、アウトソーシングを導入すべきか慎重に検討すべきでしょう。また、委託先の企業が情報の取り扱いに関してどのように取り組んでいるのか、事前に確認することが大切です。 

4．経理処理重複の可能性がある

経理業務の一部をアウトソーシングする際に、社内の経理事務と経費処理が重複してしまう可能性もあります。自社で対応すべき業務とアウトソーシングすべき業務を整理し、依頼範囲を明確にしましょう。

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経理アウトソーシング先の選び方

委託先を選定する際は、以下のポイントを確認し、慎重に判断しましょう。

セキュリティ対策が十分にされているか

委託先に提供するデータに、企業の機密情報や個人情報が含まれている場合は、委託先のセキュリティ対策を事前に確認しましょう。

個人情報の保護体制を示す「プライバシーマーク」や 「情報セキュリティマネジメントシステム(ISMS)」など、 セキュリティに関する認証を取得しているか否かも、判断材料になります。

コミュニケーションが取りやすいか

アウトソーシングを成功させるためには、委託先と密にコミュニケーションをとりながら、進めていくことが重要です。

担当者のレスポンスは速いか、円滑に意思疎通ができるかなどもチェックしておきましょう。対応スピードが遅く、業務が滞ってしまうと、コア業務へも支障が生じる恐れがあります。トラブル発生時にもすばやく解決できるかも重視すべきポイントです。

自社の制度やシステムを踏まえた業務設計・提案を行ってくれるか

自社の状況を踏まえた、柔軟な提案を行ってくれるか確認しましょう。

例えば、現行のシステムの切り替えや開発が必要になると、導入時に多くの工数・コストを要します。自社の制度やシステムに合致した業務設計・提案を行ってくれる委託先を選ぶことが大切です。

アウトソーシングを依頼する際のポイント

経理業務のアウトソーシングを依頼する際は、事前に課題や改善点を明確化するとともに、費用を抑える工夫をすることもポイントとなります。

委託前に業務を洗い出し、課題を明確にする

経理業務に限った話ではありませんが「いつ、誰が、何を、どれくらいの時間で」処理しているかを把握できれば、無駄や改善方法が分かりやすくなります。そのため、まず業務を洗い出し、課題を明確に把握することからはじめましょう。

業務の見直しには、業務改善のフレームワーク「ECRS（イクルス）の原則」が活用できます。

業務を可視化した後、洗い出した業務に対してこれらの観点から業務を見直すと改善点が見えやすくなるでしょう。また、「E>C>R>S」の順番で業務改善の効果が高い傾向があるため、優先順位をつける上で効果的です。

また、業務フローを見直すと同時に、スケジュール調整も行い、業務切り替えのタイミングでの役割分担も明確にしておきましょう。

提出する資料を確認する

経理アウトソーシングでは、提出する資料の状態によって料金が変動する場合があります。業務に必要な領収証などの資料が整理されていないと、資料の振り分け作業から必要となるため、コストがあがります。

コストを抑えるためにも、提出する資料はファイリングし、すぐに参照できる状態にしておきましょう。特に、部署数が多い企業の場合、各部署との連絡や調整に時間を要します。

また、スケジュールには余裕をもち、いつまでに何を用意・提出するのか、あらかじめ期限も設定しておくことをおすすめします。

社内での共通認識をもっておく

アウトソーシングを成功させるには、実際に業務を担当するメンバーの協力が欠かせません。

どのような課題感を抱えているのか、将来的にどのような姿を目指すためにアウトソーシングするのか、業務を委託する範囲や今後の体制など、社内での共通認識をもつようにしましょう。

年末など繁忙期は早めに依頼する

年末調整や決算申告といった期限が定められている業務は、依頼するタイミングが遅くなると委託先にも大きな負荷がかかるため、料金が加算されます。

コストを抑えるためには、余裕をもって早めに依頼することを心がけましょう。

まとめ

本記事では、経理部門においてアウトソーシングの活用を検討している企業に向けて、経理アウトソーシングの基礎知識やメリット・デメリット、具体的な事例などを解説しました。

経理アウトソーシングは、経理部門全体をコア業務に注力できる、繁忙期・閑散期における適切な人員配置といったメリットをもたらします。しかし、闇雲に導入を決定するのではなく、何を目的に導入するのか、将来的に経理部門の自走は必要なのかを明確にするとともに、運用後もコストカットや業務効率化に寄与したのかといった点を検証していく必要があります。

本記事でご紹介した活用事例や、自社の経理部門が置かれている状況を十分に考慮した上で、効果的に経理アウトソーシングを導入しましょう。