経理アウトソーシングとは｜メリット・デメリット・選び方

経理アウトソーシングで委託できる業務

経理アウトソーシングでは、日次や月次で発生する伝票整理、請求書の発行、給与支払いや経費精算に伴うデータ作成、契約書や納品書といった証憑確認など、幅広い業務を委託することが可能です。

これらの日次・月次で発生する業務以外に、決算申告もアウトソーシングが可能です。決算申告は期間が限られていることに加え、社内や監査法人の対応なども必要で工数のかかる業務だと言えます。アウトソーシングすることで、工数削減や業務効率化につながります。

経理業務をアウトソーシングするメリット

経理アウトソーシングを導入することでどのようなメリットがあるのでしょうか。ここでは代表的なメリットを5つご紹介します。

1．人手不足の解消

請求書発行や経費精算といった定型業務を外部に委託することで、人手不足が解消されます。

また、外部へ委託する際に業務が可視化されたり、整理・マニュアル化されたりするため、属人化の解消にもつながります。属人化が解消されれば、経理担当者の入れ替えや急な退職にも対応しやすくなります。

2．制度・法改正などの変化に柔軟に対応できる 

社会保険や各種税制度などの法改正によって、経理担当者は毎年のように制度変更を理解して、業務のやり方を変更する必要があります。この法制度の変更に関する情報を収集・理解し、全ての経理担当者に教育を行うのは、骨の折れる業務です。

経理アウトソーシングのサービスを提供している企業は、経理に関する最新の情報やノウハウを有しています。そのため、自社の経理担当者が情報収集し、教育する手間を省くことができます。

3．業務量の変動に対応できる 

経理業務には、一般的に「繁忙期」と「閑散期」が存在します。

月末月初や会計の期末にあたる時期は、経理における繁忙期にあたります。多くの企業の経理部門では、繁忙期に人手不足に陥り、場合によっては経理担当者が残業でタスクをこなすといった状況に追い込まれます。

しかし、繁忙期に合わせて新たに経理担当者を雇用すると、閑散期には余剰人員が発生してしまいます。そこで、経理アウトソーシングを繁忙期にスポットで活用することにより、柔軟な人員コントロールができるようになります。

経理業務をアウトソーシングするデメリット

経理アウトソーシングにはメリットがある一方でデメリットもあります。適切に導入・運用するためにも両面を理解しておくことが大切です。経理アウトソーシングには次のように4つのデメリットがあります。  

1．自社にノウハウが蓄積されない 

委託先の企業に業務を丸投げしていると、自社の社員のスキルアップや育成に繋がらず、「委託先が何をしているのか分からない」「業務効率が改善されたのか検証できない」といったことに陥りかねません。

このようなことを防ぐために、委託先の企業と綿密な情報共有をするとともに、業務マニュアルやフローの標準化を行い、いざ自社で運用していく時にすぐに移行できる体制を整えることが求められます。

2．急な変更時の対応が困難（タイムラグがある） 

経理作業のシステム変更が必要な際やトラブルが起こった時に、素早い対応ができないといったデメリットがあります。そのため、委託方法については十分留意する必要があります。
例えば、

　・何かしらトラブルが発生した際にどれくらいの期間で対応してくれるのか
　・スタッフの常駐は可能なのか 

といった点を契約時に考慮しましょう。

3．情報漏えいのリスクがある

委託する業務内容によっては、外部スタッフが自社の領収書や振込に関するものなどの機密情報を扱うことになり、情報流出のリスクが高まります。

そのため、秘匿価値の高い情報を扱う業務は、アウトソーシングを導入すべきか慎重に検討すべきでしょう。また、アウトソーシング企業が情報の取り扱いに関してどのように取り組んでいるのか、よく確認しておくことが大切です。 

4．経理処理重複の可能性がある

経理業務の一部をアウトソーシングする際に、社内の経理事務と経費処理が重複してしまう可能性もあります。自社で行うことと、アウトソーシングした方がいいことを整理し、依頼する範囲を明確化しましょう。

関連記事「アウトソーシングの3つのデメリットと解消策、ポイントを解説」を見る

経理アウトソーシング先の選び方

委託先を選定する際は、以下のポイントを確認し、慎重に判断しましょう。

【依頼前】セキュリティ対策が十分にされているか

委託先に提供するデータには、企業の機密情報や個人情報が含まれているため、アウトソーシング先のセキュリティ対策は事前に確認しましょう。

個人情報の保護体制を示す「プライバシーマーク」や 「情報セキュリティマネジメントシステム(ISMS)」など、 セキュリティに関する認証を取得しているか否かも、判断材料になります。

アウトソーシングする際は少なくない費用が発生します。経理はバックオフィス業務であるため、なるべく費用をかけたくないと考える方もいるかと思いますが、情報管理に対する取り組みが堅実かどうかが、今後の安心にもつながるでしょう。

【依頼前】コミュニケーションが取りやすいか

アウトソーシングを成功させるためには、委託先と密にコミュニケーションをとりながら、進めていくことが重要です。

担当者のレスポンスは速いか、円滑に意思疎通ができるかなどもチェックしておきましょう。対応スピードが遅く、業務が滞ってしまうと、コア業務へも支障が生じる恐れがあります。トラブル発生時にもすばやく解決できるかも重視すべきポイントです。

【問い合わせ後】自社の制度やシステムに合致した業務設計・提案を行ってくれるか

現行のシステムをそのまま活用可能かなど、自社に大きな負担を強いることのない柔軟な提案を行ってくれるか確認しましょう。

たとえば、現行で利用しているシステムの変更が必要になると、導入時に多くの工数やコストを要してしまいます。自社の制度やシステムに合致した業務設計・提案を行ってくれる委託先を選びましょう。

また、自社の業界に関する知識をどの程度有しているか、企業の抱える課題感に誠実に向き合った対応をしてくれるかも、重要な視点となります。課題解決に向けて伴走できるパートナーであるか、見きわめるとよいでしょう。

アウトソーシングを依頼する際のポイント

経理業務のアウトソーシングを依頼する際は、事前に課題や改善点を明確化するとともに、費用を抑える工夫をすることもポイントとなります。

委託前に業務を洗い出し、課題を明確にする

経理業務に限った話ではありませんが「いつ、誰が、何を、どれくらいの時間で」処理しているかを把握できれば、無駄や改善方法が分かりやすくなります。そのため、まず業務を洗い出し、課題を明確に把握することからはじめましょう。

業務の見直しには、業務改善のフレームワーク「ECRS（イクルス）の原則」が活用できます。

業務を可視化した後、洗い出した業務に対してこれらの観点から業務を見直すと改善点が見えやすくなるでしょう。また、「E>C>R>S」の順番で業務改善の効果が高い傾向があるため、優先順位をつける上で効果的です。

また、業務フローを見直すと同時に、スケジュール調整も行い、業務切り替えのタイミングでの役割分担も明確にしておきましょう。

提出する資料を確認する

経理アウトソーシングでは、提出する資料の状態によって料金が変動する場合があります。業務に必要な領収証などの資料が整理されていないと、資料の振り分け作業から行う必要が出てくるため、委託料金が上がってしまいます。

費用を抑えるためにも、提出する資料をわかりやすくファイリングし、すぐに参照できる状態にしておきましょう。特に、部署を多くもつ企業の場合、各所への連絡調整に時間を要することもあるでしょう。スケジュールには余裕をもち、いつまでに何を用意・提出するのか、あらかじめ期限も設定しておくことをおすすめします。

社内での共通認識をもっておく

経営層だけが主導となりアウトソーシングを進めても、これまで経理業務を担っていた担当者との連携が取れなかったり、思わぬ反発を招いてしまう場合もあります。アウトソーシングを成功させるには、担当者の協力が欠かせません。

どのような課題感を抱えているのか、将来的にどのような姿を目指すためにアウトソーシングするのか、業務を委託する範囲や今後の体制など、社内での共通認識をもつようにしましょう。

年末など繁忙期は早めに依頼する

年末調整や決算申告といった期限が定められている業務は、依頼するタイミングが遅くなると委託先にも大きな負荷がかかるため、料金が加算されます。

費用を抑えるためには、時期に余裕をもって早めに依頼することを心がけましょう。

経理アウトソーシングの活用事例

最後に、アウトソーシングを活用することで、直面していた課題を解決に導いた2社の事例を解説します。

繁閑期における⼈員の不⾜・余剰を解消｜マスコミ・広告

• 規模：従業員100〜500名
• 業界：マスコミ・広告

A社では、繁忙期に経費精算や伝票処理などの業務に追われ、担当者が深夜まで残業を余儀なくしているだけでなく、経理部門では人手が足りず他部署にヘルプを要請するといった問題がありました。 

また、経費精算に関する業務マニュアルはあるものの更新されておらず、口頭での引継ぎが行われ、対応者によって処理方法が異なることからミスが度々起こっていました。

そこでA社は、経理アウトソーシングをパーソルテンプスタッフに委託。まずは、コンサルタントが過去のデータから業務量を分析し、人材の最適配置計画を策定。繁忙期にスポットしてスタッフを派遣することで、経理担当者がコア業務に集中できる環境を整えました。

また、アウトソーシングチームにより、該当業務に関する調査および分析を行い、対応マニュアルを策定。業務フローやルールを統一することで、ミス削減や業務効率化に成功しました。

業務標準化を実現し、経理・財務部門を一体運用型へ移行｜情報通信業

• 規模：従業員1,000名以上
• 業界：情報通信

B社では、経理・財務部門で人員の入れ替わりが少なかったことから、業務の属人化が進んでいました。 

そこで、 パーソルテンプスタッフのコンサルタントによる担当者へのヒアリング・類似実績でのノウハウをもとに業務調査を実施。コア業務とノンコア業務を切り分け、社員がコア業務に特化できる環境を実現しました。また、属人化している業務を洗い出し、マニュアルやFAQを作成することで誰がこなしてもミスがなく高いクオリティの業務ができるように「業務の標準化」を推進しました。

また、経理部門と財務部門では、それぞれ独立して業務運用を行い派遣採用をしていたため、片方の部門が繁忙期の時にもう片方の部門では閑散期といったように、適切な人員配置ができずにいました。

そこで、双方の部門の業務内容を調査し、定量的な工数や類似業務を明確化。パーソルテンプスタッフが経理部と財務部の各業務を一体化した効率的な業務運用を提案しました。

経理部門と財務部門を一体化して運営することにより、業務の無駄や人材の最適配置を実現しています。

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経理業務改善のためにできること

経理業務効率化の一手段として、アウトソーシングについて解説してきました。業務内容が多岐にわたり作業量も多い経理業務を改善するためには、自社の課題感に合う最適な方法を選択する必要があります。

アウトソーシング以外の施策例を2つ紹介します。

書類管理方法の統一

部署ごとに会計書類のフォーマットや管理方法が異なっている場合、それらを統一するだけで業務効率化が進むこともあります。例えば請求書の記載内容やファイルの命名ルールについて独自ルールが浸透していると、部署異動のたびに新たなルールを確認したり覚えたりする必要があり、手間がかかります。

小さな改善施策ではありますが、一度ルールを整えれば今後の管理がしやすくなります。まずはどのようなフォーマットが使われているのか、どのようにデータを管理しているのかを確認し、ルールを統一することから始めてみましょう。

独自の。ある程度のスキルを有する人材を素早く確保できるメリットはありますが、有期雇用の場合は契約期間に縛りがあるため、注意が必要です。

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DX化・ペーパーレス化の推進

各種ツールやRPAの導入も、業務効率化の一手です。先述の通り、経理業務はアナログな管理や作業による課題感を持つ企業も多いです。ツール導入時には費用・教育面でのコストが発生しますが、紙やエクセルで管理していた情報を一元化すれば、情報を引き出したり見える化したりする工数を大幅に削減できるようになります。

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アナログな管理や作業の多い経理業務は、DX化を推進することで大幅な業務効率化が実現する可能性があります。本資料では、経理業務のDX化の進め方や課題別の改善方法を紹介しています。

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まとめ

本記事では、経理部門においてアウトソーシングの活用を検討している企業に向けて、経理アウトソーシングの基礎知識やメリット・デメリット、具体的な事例などを解説しました。

経理アウトソーシングは、経理部門全体をコア業務に注力できる、繁忙期・閑散期における適切な人員配置といったメリットをもたらします。しかし、闇雲に導入を決定するのではなく、何を目的に導入するのか、将来的に経理部門の自走は必要なのかを明確にするとともに、運用後もコストカットや業務効率化に寄与したのかといった点を検証していく必要があります。

本記事でご紹介した活用事例や、自社の経理部門が置かれている状況を十分に考慮した上で、効果的に経理アウトソーシングを導入しましょう。