なぜ経理業務をアウトソーシングするのか
経理アウトソーシングとは、企業の経理業務の一部もしくはすべてを外部の企業に委託するサービスのことを言います。
業種業界問わずすべての企業で、事業を健全に運営していくために経理業務は欠かせません。経理担当者が毎年頭を悩ませる「年末調整」は企業の義務であり、月次で作成する「試算表」や「損益計算書」も経営状況を判断するために重要な資料です。
しかしながら経理業務そのものは「売上拡大」や「事業成長」に直接的に繋がるものではありません。そのため、多くの企業では煩雑な経理業務をなるべく時間や手間・コストをかけずに遂行したいと考えているのではないでしょうか。
煩雑な経理業務はアウトソーシングで効率化できる
経理業務は、アウトソーシングを活用するのに適した業務と言えます。
なぜなら、伝票整理や請求書の発行、経費精算といったタスクは比較的、定型化しやすくマニュアルに落とし込みやすいため、アウトソーシングを活用しても円滑に業務を遂行しやすいからです。
また、月末月初や期末など、特定の時期に業務が集中するのも経理の特徴です。繁忙期には残業過多になる一方、閑散期は人員余剰が発生しがちです。アウトソーシングを活用することで、繁閑に応じた人員配置が実現し、最小限の社内リソースで経理タスクをこなせるようになります。
どのような経理業務をアウトソーシングできるのか
アウトソーシングが可能な経理業務は非常に多岐におよびます。
アウトソーシングが可能な経理業務例
・ファイリング（伝票整理、ファイリング、伝票検索）
・請求書発行（請求データ作成・発行、封入発送）
・経理データ作成（支払・振込・経費データ作成、振込先マスター登録、財務証憑の作成）
・証憑確認（仕訳確認、伝票と証憑の突合）
上記のような、日次や月次で発生する伝票整理や検索といったファイリング作業から、請求書の発行や封入発送・給与の支払いや経費精算といった経理データの作成、そして契約書や納品書といった証憑確認にいたるまで、経理全般の業務を委託することが可能です。
経理業務をアウトソーシングするメリット、デメリット
経理アウトソーシングを適切に導入・運用するには、メリット、デメリットの両面を理解しておくと良いでしょう。
アウトソーシングのメリット
1. 部門全体がコア業務に注力できる
経理アウトソーシングを導入する最大のメリットは、経理部門全体が本来注力すべきコア業務に専念できることです。
経理作業は、日々の請求書の発行や経費精算など多くのルーティンワークが発生し、すべてのタスクをこなすには多くの人材や時間を必要とします。
しかし、最近はこのような事務的な作業だけでなく、企業の経営戦略やビジョンを達成するために、「戦略的経理」を担うことが求められています。例えば、経営陣の意思決定に対して数字的な根拠を示すのは経理の本来の役割です。加えて、企業のキャッシュフローを可視化し、健全な企業運営ができるようにするのも、経理に求められていると言えるでしょう。
経理アウトソーシングを活用することにより、日々のルーティンワークから解放され、経営戦略に応じて強い財政基盤を整えるといった本来経理に求められている業務に時間を割くことができるようになります。
2. 制度・法改正などの変化に柔軟に対応できる
社会保険や各種税制度などの法改正によって、経理担当者は毎年のように制度変更を理解して、業務のやり方を変更する必要があります。この法制度の変更に関する情報を収集し、理解し、全ての経理担当者に教育を行うのは、骨の折れる業務です。
経理アウトソーシングのサービスを提供している外部企業は、経理に関する最新の情報やノウハウを有しています。そのため、自社の経理担当者が情報収集し、教育する手間を省くことができます。
3. 業務量の変動に対応できる
経理業務には、一般的に「繁忙期」と「閑散期」が存在します。
月末月初や会計の期末にあたる時期は、経理における繁忙期にあたります。多くの企業の経理部門では、繁忙期に人手不足に陥り、場合によっては経理担当者が残業でタスクをこなすといった状況に追い込まれます。
しかし、繁忙期に合わせて新たに経理担当者を雇用すると、閑散期には余剰人員が発生してしまいます。そこで、経理アウトソーシングを繁忙期にスポットで活用することにより、柔軟な人員コントロールができるようになります。
アウトソーシングのデメリット
1. 自社にノウハウが蓄積されない
委託先の企業に業務を丸投げしていると、自社の社員のスキルアップや育成に繋がらず、「委託先が何をしているのか分からない」「業務効率が改善されたのか検証できない」といったことに陥りかねません。
このようなことを防ぐために、委託先の企業と綿密な情報共有をするとともに、業務マニュアルやフローの標準化を行い、いざ自社で運用していく時にすぐに移行できる体制を整えることが求められます。
2. 急な変更時の対応が困難（タイムラグがある）
経理作業のシステム変更が必要な際やトラブルが起こった時に、素早い対応ができないといったデメリットがあります。そのため、委託方法については十分留意する必要があります。例えば、
・何かしらトラブルが発生した際にどれくらいの期間で対応してくれるのか
・スタッフの常駐は可能なのか
といった点を契約時に考慮しましょう。
経理業務のアウトソーシング先の選び方
アウトソーシングをどこに委託するか検討する際には、導入時と運用時でそれぞれ切り分けて考えていく必要があります。
導入面で検討するポイント
アウトソーシングを導入する際に検討するポイントは、以下の3点です。
1．委託の範囲が条件と合致しているか
2．現行システムを継続できるか
3．委託先との連携をどのようにとるか
1．委託の範囲と条件が合致しているか
委託を検討している経理業務の範囲を明確にするとともに、外部に委託した際にかかるコストを算出します。ケースによっては自社で経理担当者を新たに獲得した方が割安になる場合もありますので、コスト面・パフォーマンス面で条件がしっかりと合致したアウトソーシング先を選定する必要があるでしょう。
2．現行システムを継続できるか
現行で利用しているシステムを継続して利用できるか加味する必要があります。委託先によっては、システム自体の変更が求められ、導入時に多くの工数やコストを要してしまう点に留意しましょう。
3．委託先との連携をどのようにとるか
委託先との連携方法についても検討しておく必要があります。
・どこまでの業務を自社で運用するのか
・繁忙期のみスポットで委託するのか
・経理部門の全ての業務を委託すべきなのか
といった点について事前に明確にしておく必要があります。
運用面で検討するポイント
運用する際に検討するポイントは、以下の5点です。
1．いつまで依頼を継続するのか
2．社内ナレッジの蓄積（社内で最終的に自走するには？）
3．コストカット（費用対効果）
4．専門知識やスキルがあるか
5．フローの見直しや提案など必要に応じて柔軟なサポートを受けられるか
1．いつまで依頼を継続するのか
最初に検討すべき点は、いつまでアウトソーシングを継続するのかという点です。将来的に自社でインハウス運用を検討している場合には、フェーズを加味し徐々に委託範囲を縮小していく必要があります。
2．社内ナレッジの蓄積（社内で最終的に自走するには？）
業務のすべてを外部企業に丸投げしてしまうと自社でノウハウを蓄積することができません。最終的に経理部門を自走するのであれば、アウトソーシングを活用しつつも、自社の担当者がスキルアップする仕組みを作ることが求められるでしょう。
3．コストカット（費用対効果）
コストカットを目的としてアウトソーシングを活用する場合には、実際に運用した結果どれくらいコストダウンに繋がっているのかを検証しなければなりません。新たに経理担当者を雇用したケースと比較して、定量的に効果検証しましょう。
4．専門知識やスキルがあるか
5．フローの見直しや提案など必要に応じて柔軟なサポートを受けられるか
専門知識やスキルが十分なのかを判断すること、フローの標準化や見直しといった点まで提案やサポートをしてくれるアウトソーシング先なのかを十分に検討することが大切です。
経理アウトソーシングの活用事例
最後に、アウトソーシングを活用することで、直面していた課題を解決に導いた2社の事例を解説します。
繁閑期における⼈員の不⾜・余剰を解消｜マスコミ・広告
従業員100〜500名規模のマスコミ・広告業界のA社では、繁忙期に経費精算や伝票処理などの業務に追われ、担当者が深夜まで残業を余儀なくしているだけでなく、経理部門では人手が足りず他部署にヘルプを要請するといった問題がありました。
また、経費精算に関する業務マニュアルはあるものの更新されておらず、口頭での引継ぎが行われ、対応者によって処理方法が異なることからミスが度々起こっていました。
そこでA社は、経理アウトソーシングをパーソルテンプスタッフに委託。まずは、コンサルタントが過去のデータから業務量を分析し、人材の最適配置計画を策定。繁忙期にスポットしてスタッフを派遣することで、経理担当者がコア業務に集中できる環境を整えました。
また、アウトソーシングチームにより、該当業務に関する調査および分析を行い、対応マニュアルを策定。業務フローやルールを統一することで、ミス削減や業務効率化に成功しました。
業務標準化を実現し、経理・財務部門を一体運用型へ移行｜情報通信業
従業員1,000名以上を抱える情報通信業のB社では、経理・財務部門で人員の入れ替わりが少なかったことから、業務の属人化が進んでいました。
そこで、パーソルテンプスタッフのコンサルタントによる担当者へのヒアリング・類似実績でのノウハウをもとに業務調査を実施。コア業務とノンコア業務を切り分け、社員がコア業務に特化できる環境を実現しました。また、属人化している業務を洗い出し、マニュアルやFAQを作成することで誰がこなしてもミスがなく高いクオリティの業務ができるように「業務の標準化」を推進しました。
また、経理部門と財務部門では、それぞれ独立して業務運用を行い派遣採用をしていたため、片方の部門が繁忙期の時にもう片方の部門では閑散期といったように、適切な人員配置ができずにいました。
そこで、双方の部門の業務内容を調査し、定量的な工数や類似業務を明確化。パーソルテンプスタッフが経理部と財務部の各業務を一体化した効率的な業務運用を提案しました。
経理部門と財務部門を一体化して運営することにより、業務の無駄や人材の最適配置を実現しています。
まとめ
本記事では、経理部門においてアウトソーシングの活用を検討している企業に向けて、経理アウトソーシングの基礎知識やメリット・デメリット、具体的な事例などを解説しました。
経理アウトソーシングは、経理部門全体をコア業務に注力できる、繁忙期・閑散期における適切な人員配置といったメリットをもたらします。しかし、闇雲に導入を決定するのではなく、何を目的に導入するのか、将来的に経理部門の自走は必要なのかを明確にするとともに、運用後もコストカットや業務効率化に寄与したのかといった点を検証していく必要があります。
当記事でご紹介した活用事例や、自社の経理部門が置かれている状況を十分に考慮した上で、効果的に経理アウトソーシングを導入しましょう。
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