人事アウトソーシング（代行）とは｜導入の効果や選び方を解説
2021年11月26日
2023年01月19日
「採用人数を増やしたいが、候補者が思うように集まらず、計画通りに採用できていない」
「人材不足で、労務管理業務の社内リソースが取れない」
人事担当者の方で、このような悩みをお持ちの方もいらっしゃるでしょう。
人事業務は、採用戦略や自社人材の育成など、企業経営に関わる重大な意思決定が関わる場合も少なくないため、インハウスで進めることが望ましいようにも思われがちです。一方で必ずしも自社で完結させなくても良い「間接業務」をアウトソーシングすることで、自社のリソースや外部ナレッジを活かそうとする企業が増えてきています。
本記事では、人事業務のアウトソーシングで期待できる効果やアウトソーシング先の選び方、活用事例について紹介します。
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人事部門の業務をアウトソーシングする前に、
・どの業務がアウトソーシングできるのか
・どのようにアウトソーシングを活用しているのか
とお悩みではないでしょうか？
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人事部門のアウトソーシングを検討されている方はぜひご活用くださいませ。
目次
人事アウトソーシングとは
人事アウトソーシングとは、人事業務を外部に委託する経営手段のことを指します。
2021年4月に株式会社矢野経済研究所が行った「人事・総務関連業務アウトソーシング市場に関する調査」によると、人事業務のアウトソーシング市場規模は全体的に拡大傾向にあります。
【参照】株式会社矢野経済研究所「人事・総務関連業務アウトソーシング市場に関する調査」
また、2018年に行われた厚生労働省の調査によると、少子高齢化に伴い、企業では人材確保が困難になってきています。下記は、それを示した図です。人口は2010年前後から増えることはなく、生産年齢人口の割合が減少し続けていることがわかります。
【参照】厚生労働省職業安定局「雇用を取り巻く環境と諸課題について（平成30年）」
あわせて、働き方改革関連法の改正により「時間外労働の上限規制」など、長時間労働の是正に向けた動きが進んでいます。
そのため、間接業務である人事業務をアウトソーシングする需要が高まっていると考えられます。
関連記事：アウトソーシングとは？意味や導入のメリットを簡単に解説
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アウトソーシングの対象となる、主な人事業務
アウトソーシングできる主な人事業務は、企業によって多岐に渡ります。
給与計算・勤怠管理
給与計算・勤怠管理は、人事業務のなかでも工数がかかる作業です。社会保険や税金など、法律関係の専門的な知識を必要とします。
月末や年度末など多忙な時期が予め決まっていることや、定型化しやすい業務内容でもあることから、コア業務に注力するためにもアウトソーシングに向いている業務と言えます。
社会保険業務
各種手当金・給付金の申請や、健康保険・雇用保険・労災保険に関する各種給付申請書の届出、確定申告の届出などの業務です。
法改正が行われた際には、法令遵守のためにもスピーディーな対応が求められます。また、年末調整など季節によって繁閑の差が大きい業務でもあります。
面接・採用
面接・採用業務は、採用計画の立案・求人媒体の選定・応募者とのやりとり・面接日程の調整・面接選考・内定後フォローなど、多岐に渡ります。また、企業規模が大きくなるほど事務作業が煩雑になります。
面接準備や面接後の工程に工数がかかるので、アウトソーシングやIT化により業務をスリム化できます。
人材育成
人材育成は、計画、運営、評価の3ステップで行われます。なかでも運営は、開催日時の調整と決定、受講者の調整、講師との連絡、教室と教材の確保など、煩雑かつ工数の多い部分です。
運営業務をアウトソーシングすることで、肝心な人材育成計画の立案や評価に注力することができます。
人事業務のアウトソーシングで、期待できること
それでは、人事業務をアウトソーシングすることで期待できる効果について解説します。
1. コスト削減
人事アウトソーシング導入により期待できることの一つに、コスト削減が挙げられます。
アウトソーシング導入にあたって、まずは、
- どのような業務を委託するのか
- どのような課題を解決するために導入するのか
と、自社課題を明確にすることから始まります。
その際、業務フローの見直しを行うため、無駄な業務のコスト削減につながります。ただし、依頼する業務内容や目的によっては、一時的に費用がかかる場合もあります。
2. 法令遵守
社内外における法令遵守（コンプライアンス）を実現する体制づくりを行う機能は、企業の法務部や法務担当者が主に担っている業務です。
例えば近年では、2019年4月の「働き方改革関連法」に伴って、労働基準法が改正されました。時間外労働についての上限規制、年5日の年次有給休暇の確実な取得が定められるなど、法令面で多くの企業のはたらき方が見直されたと思います。
こうした法改正に伴う制度改定などを自社で行うには、担当部署・担当者が常に情報を把握し更新していく必要がありました。ところが時事性だけでなく、法律や監査関連などの知識も要するため、そもそも専門部署がなかったり、社内ナレッジが蓄積されていない企業にとって、企業コンプライアンスを遵守し続けるのは決して容易ではありません。
そこで、当業務をアウトソーシングして専門知識を有するプロに委託することで、労働関連法の改正や社会保険に関する規定の改正に安心して対応することができます。
3. 人材不足の解決
人材不足の解決も期待できます。先述したように、日本の生産年齢人口は減少傾向にあります。そのため、自社の求める人材を確保することが難しくなってきています。人材が不足すると、本来力を入れたい業務に注力できなかったり、従業員の業務量が過多になったりします。
給与計算のような定型的なノンコア業務をアウトソーシングすることで、貴重な社内の人材を人材育成計画立案のような戦略観点のコア業務に専念させることができ、人材不足問題を解決できます。
関連記事：人手不足の現状と原因｜深刻な業界と6つの解決策【データあり】
【無料DL】労働力不足対策に効果的な組織づくりのポイント
少子高齢化は企業の深刻な人材不足を招くと言われており、2030年には600万人以上もの人手不足が予測されています。本資料では、労働力不足への対策として今から取り組むべき2つの施策例、組織づくりのポイントを紹介します。
4. 外部ノウハウを活かした人事戦略の見直し
例えば、採用を取り巻く環境は、時代の変化によって大きく変わってきています。自社で採用業務を行っていても、従来のやり方では思うように人材が集まらないこともあります。
そこで、数多くのノウハウを有するアウトソーシング先に人事業務をアウトソーシングすると、業務フローの見直しや改善提案を受けることができます。そのため、自社の人事戦略の見直しも期待できるでしょう。
目的に合った人事アウトソーシング先を選ぶステップ
人事業務のアウトソーシングサービスを扱う企業は数多くあります。その中から自社の目的に合う委託先を選ぶための、4つのステップを紹介します。
STEP1．自社の人事課題の整理
まずは、自社の人事課題の整理を行いましょう。
- 本来注力すべき人材育成企画にリソースを割きたい
- 採用数を増やしたいが、思うように人が集まらず採用が進まない
など課題を洗い出していくことで、なぜアウトソーシングが必要なのか、目的をはっきりさせることができます。委託先を選ぶ基準が明確になるため、アウトソーシングが成功しやすくなります。
STEP2．アウトソース業務範囲の決定
人事課題の整理が出来たら、どの業務をアウトソーシングするのか、業務範囲を決めましょう。
例えば面接・採用業務のアウトソーシングといっても、計画立案から実際の面接、内定フォローなど多岐に渡ります。
計画立案は自社で行い、面接日程調整はアウトソーシングするなど、自社で担う部分とアウトソーシングする業務の線引きを行いましょう。
STEP3．アウトソース業務フローの整理
次は、業務フローの整理を行います。アウトソーシングを導入する業務について、これまでの業務フローを見直しましょう。
また、委託先との連携方法やイレギュラーが発生した際の対応方法、既存システムなどの見直し・検討を行いましょう。
業務フローを再設計することで、スムーズなアウトソーシング導入につながります。場合によっては、大幅な組織変更を伴うことも考えられるため、丁寧に進めましょう。
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アウトソースを行う際は、業務内容の整理・洗い出しを行ったうえで、委託範囲を決めることが重要です。本資料では、業務改善のコンサルタントが現場で得た事例をもとに、具体的な業務洗い出しのステップ、業務改善の進め方・コツを紹介しています。
STEP4．求める成果・実績のある企業の選定
最後に、委託先企業を選定しましょう。委託先の変更にはコストも時間もかかるため、よく比較して選ぶ必要があります。
STEP1で明確にした目的を基準に、各企業の強みや実績を情報収集します。自社ニーズに合う企業をいくつか選定したら、実際に担当者と話をしてみましょう。そして、自社のパートナーとして関係を構築していけるか、よく検討しましょう。
また、アウトソーシングを行う際には、自社の将来展望も視野に入れておくことが大切です。委託先に頼りきりにならないように、担当者を通して自社にもノウハウを蓄積していくような、将来的には自社業務改善を自分たちで行っていくことができるスキームも考慮しておきましょう。
関連記事：もう迷わない！自社に最適なアウトソーシング先企業の選び方
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人事アウトソーシングの活用事例
採用活動の一部業務を委託し、継続的な採用を実現｜株式会社すかいらーくホールディングス様
すかいらーくホールディングス様は、積極的な出店戦略にあわせて採用を行ってきました。しかし、独自の採用プロセスで思うような結果が出なかったり、自社のアイデアやリソースではプロセスの改善に限界があったりといった課題を抱えていました。
そこで、採用活動を根本的に変化させ、時代に即した採用を行っていくために、人事業務をアウトソーシングすることにしました。
委託した業務は、採用を一括対応・管理する応募受付センターの運営（バックオフィス業務）や、面接スケジュール調整など、採用活動の一部業務です。また、エリア内の店舗ではたらくクルー出身社員を増やすといった会社の方針にあわせて、クルーに対する動機付けの支援についても委託しました。
結果的に、応募～面接までのプロセス途中離脱が半分になり、採用人数目標も3年連続で達成するなど、継続的な採用を実現しています。
【参照】パーソルワークスデザイン株式会社「導入事例｜すかいらーくホールディングス様」
応募者の面接参加率2倍、採用率や採用単価も改善｜日本ピザハット・コーポレーション株式会社様
日本ピザハット・コーポレーション様では、各店舗主導で採用活動を行っていたため、グループ全体での採用状況の把握が困難な状況でした。また、店舗ではお客様対応が優先であるため、採用業務が後回しになってしまい、応募があっても面接・採用までつながらないといった課題を抱えていました。
そこで、応募者の受付や日程調整といった業務をアウトソーシングし、集約しました。
結果、以前より迅速な応募者対応が可能となり、面接参加率と採用率が向上。さらに応募の一元管理により採用プロセスを可視化できたことで、数値を踏まえた改善施策を効率的に打てるようになりました。また、店舗側での採用活動の負荷が大幅に軽減されました。
【参照】パーソルワークスデザイン株式会社「導入事例｜日本ピザハット様」
クラウドシステムの活用も検討できる
給与計算や労務管理については、クラウドシステムの活用も視野にいれるとよいでしょう。クラウドシステムは、制度や法改正にも素早く対応でき、業務を大幅に効率化できるメリットがあります。
ここではパーソルグループがご提供しているクラウドシステムを紹介します。
MITERAS（ミテラス）
MITERASでは、「労働時間の乖離把握機能」と「仕事実態の可視化機能」によって、労務の見える化を実現できます。
勤怠の申告時間とPC利用の時間を確認し、乖離がないか把握できます。また、ソフトウェア利用やユーザー動作の状況も確認できます。
働き方改革が注目されているいま、勤怠管理を通して、「在宅勤務をしているが、勤務内容が把握できない」「サービス残業が当たり前になってしまっている」といった課題解決にもつながります。
まとめ
人材不足の解消や外部ノウハウを活用した人事戦略など、人事アウトソーシングによって企業の課題解決が期待できます。また、活用事例を参考にすることで、実際の導入イメージをもつことができたのではないでしょうか。この機会に、人事アウトソーシングを導入してみませんか。
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・どの業務がアウトソーシングできるのか
・どのようにアウトソーシングを活用しているのか
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よくあるご質問
Q.人事業務のアウトソーシングはどう進めればいい？
A.課題を洗い出した上で、委託する業務範囲を決定し、業務フローの整理しましょう。業務フローを見直し、再設計することで、スムーズなアウトソーシングの導入やコスト削減につながります。 最後に、自社のニーズに合う委託先を選びましょう。
アウトソーシング導入のステップやポイントは以下のガイドブックにまとめています。ガイドブックは、以下リンクよりどなたでも無料でダウンロードいただけます。
>>アウトソーシング導入のポイントと活用事例（チェックリスト付き）
Q.どのような人事業務をアウトソーシングできるか？
A.主に以下のような人事業務を委託できます。
・労務管理：給与計算、勤怠管理、社会保険業務
・人事管理：面接、採用、人材育成
>>アウトソーシングの対象となる、主な人事業務
