テレワーク導入のメリットの影に潜む課題とは
自宅やサテライトオフィス、カフェなど、オフィス以外の場所で、いつでもどこでも仕事ができるテレワークは、はたらく個人・企業にとって、多くのメリットがあります。
はたらく個人にとってのメリット
・通勤時間がなくなり、仕事と生活の場が近くなることで、ワークライフバランスが取れるようになり、また自身のキャリアを見直すきっかけになる
→創出された時間を活かし、副業などによるスキルアップ
→社外の知見や経験が本業で活かされることで企業にとってもメリットに
・仕事と育児、介護、治療の両立による就労確保
企業にとってのメリット
・はたらき方の選択肢を増やすことで優秀な人材を獲得しやすくなる
・オフィス賃料や交通費などのコスト削減
・BCP対策
テレワーク導入における課題
一方、テレワークの導入時、導入後にはハード・ソフトの両面で課題があります。
ハード面：IT環境整備の遅れ
一番の課題は、ハード面の整備が遅れていることです。ペーパーレス、電子申請、電子印鑑など、社外にいてもオフィスにいるときと同様に作業ができる環境やツールが揃っていなければ、結局、出社しなくてはなりません。
ソフト面：オフィス出社を前提とした人事制度やマネジメントへの不安
日本における人事・評価制度の運用は、勤務態度やプロセスを重視する傾向が強く、個々人のミッションや目標があいまいな傾向にあります。従来のオフィス勤務の場合、上司・部下が同じ場所ではたらいているため、上司が部下の勤務態度やプロセスを直接確認でき、評価に反映することができました。しかし、テレワークでは個々人の仕事ぶりを直接見ることができず、上司が「何を、どのように評価したらいいのか分からない」といった悩みに陥るケースも少なくありません。
また、労務管理の課題もあり、勤務時間を社員の自己申告のみとすると、サービス残業や長時間労働を見逃すリスクがあります。パーソル総合研究所によると、コロナ禍の前後でテレワーカーの方が出社者より残業時間が長い傾向にあることが明らかになっています。
【出典】株式会社パーソル総合研究所「コロナ禍における就業者の休暇実態に関する定量調査」
さらに、企業内に「オフィスに来ている＝仕事をしている」という意識が強い場合、テレワーク導入・推進の足かせになることもあります。
成功している企業に共通するテレワーク運用のポイント
テレワークを成功させるためには、管理職のオフィス勤務を前提としたマネジメント手法をテレワーク仕様に変えることも重要なポイントです。
テレワークでは基本的に一人で仕事を行うため、社員一人ひとりの自発的な行動が求められます。そのため、マネジメントにおいても従来の業務指示型のマネジメントではなく、社員の自律を促すマネジメントに変化させることが必要です。
具体的には以下のような取り組みが考えられます。
積極的なコミュニケーションの場づくり
上司・部下、会社・社員という縦のつながりだけでなく、横のつながりが持てる仕組みや場を意識的につくることが必要です。チームごとの朝会、課題共有のミーティング、1on1など、参加するメンバーや内容、規模が異なる会議を複数設定することで、困っていることや抱え込んでいる悩みを吐き出しやすくなります。コミュニケーションが円滑な職場は、そうでない職場と比べて、生産性が高い傾向があります。 また、個々人が積極的に他者へコミュニケーションを取る雰囲気作りも重要です。テレワーク勤務では、オフィスが担っていたコミュニケーションインフラとしての機能を補完するためにも、全員が遠慮せずに能動的に他者へ働きかける必要があります。
チーム内の業務の見える化
テレワークではチームメンバーの仕事の状況が見えづらいため、一人ひとりの業務状況を可視化させ、適切なコミュニケーションをとることも重要です。例えば、夕会を設定し、今日中に対応が必要な業務、退社予定時刻を確認することで、毎日メンバーの状況を確認することができます。
また、細かなルール設定を設けることも有効です。例えば、「夜22時以降はメールしない」「返信不要なメールには返信不要と記載する」「予定表に個人タスクも入れる」「出社日・リモート日の予定を入れる」といったルール設定もチーム内における業務の可視化につながります。
ITツールの積極的な活用でテレワークを進化させる
これまでテレワークにおける課題と成功に導くためのポイントについて説明しましたが、ITツールの活用も欠かせません。自社に合った適切なITツールを導入により、テレワークにおける課題を解決することが可能です。ITツールの導入による効果を見ていきます。
細やかなコミュニケーションがとれるチャットツール
前述のとおり、テレワークでは、日々のコミュニケーションが大切です。そのためにはチャットツールの導入をおすすめします。
チャットを介したコミュニケーションでは、対面でのコミュニケーションと同じスピードは難しいかもしれませんが、チャットでもできる限り早く返信をするのが望ましいです。部下は「気に掛けてもらっている」と感じますし、話しかけやすくなるといった効果もあります。また、いいね！などのちょっとした反応を繰り返し、コミュニケーションの頻度を上げていくことも効果的です。
逆に、上司から発信する際には、指示や質問を連続で送信するなど一方的な伝達にならないよう注意が必要です。メッセージを送っても返事がない、既読がつかないときは、部下自身が忙しくしている可能性もあります。この場合は、時間を置く、返答が来るまで待つ、といった配慮も求められます。
業務の見える化を実現するタスク管理ツールやスケジュール管理ツール
業務を見える化し、日々の業務やプロジェクトをスムーズに進めるために有効なのが、タスク管理ツールやスケジュール管理ツールです。毎日のタスクや、始業・終業予定時刻を共有することで、相互に「この時間に話しかけよう」「今日は早上がりみたいだから、明日連絡しよう」といった配慮ができるようになります。
また、個々人のタスク量の多寡を可視化し、偏りをなくすことで、長時間労働の削減にもつながります。
労働時間が管理できる勤怠管理ツール
テレワーク勤務時には、労働時間や業務量の超過を把握しづらく、残業代の未払いや過労の見過ごしといった労務リスクが高まります。これを回避するには、出退勤の時間や仕事のプロセスを自動で記録できる労務管理ツールの導入が効果的です。
テレワークに適したマネジメントにし、テレワークの効果を最大化させよう
テレワークの運用においては、社員の業務を可視化することで、課題を発見し、適切なマネジメントに変化させていくことが重要です。自社に適したITツールを活用し、テレワークを上手に導入・活用していきましょう。
パーソルプロセス＆テクノロジーが提供する「MITERAS（ミテラス）仕事可視化」では、タイムレポートとジョブレポート、2つの機能で仕事を可視化し、テレワークにおける労務リスクを低減することが可能です。
「テレワークを導入するにあたり労務リスクが不安」、「テレワークにおける生産性を高めたい」など、テレワークに関する課題やお悩みがございましたら、ぜひお気軽にご相談ください。
