営業効率化とは｜効果が出る8つのアイデア・役に立つツールを詳しく解説

人的リソースの不足や働き方改革への対応が求められる現代において、経営者や営業マネジャーのほとんどが、営業活動の効率化が必要だと感じているはずです。

しかし、そもそも営業リソースが不足しているなかで、どのように営業プロセスを改善し、営業活動の効率化を図っていけばいいのでしょうか？ 本記事では、営業活動を効率化する具体的な方法や、営業効率化を進めるための基礎知識を紹介します。

営業の効率化が求められる背景

営業生産性は、企業の競争力を維持し、持続的な成長を実現する上で欠かせない要素です。営業効率化が求められる背景としては「生産年齢人口の減少」「働き方改革」「競争の激化」の3点が挙げられます。

生産年齢人口の減少

少子高齢化により、日本の生産年齢人口（15～64歳）は減少の一途をたどっています。1995年に約8,664万人だった生産年齢人口は、2024年には約7,174万人に減少しました。また、2050年には約5,275万人にまで落ち込むとの予測もされています。この人口減少は、労働力不足だけでなく、消費市場の縮小にも影響を及ぼしています。

このような状況下において、営業部門では限られた人材で成果を上げることがいっそう求められるため、効率的な営業プロセスやテクノロジーの導入が不可欠です。CRMやSFAなどの営業支援ツールを活用することで、リソースを最大限に活用し、営業一人あたりの生産性を向上させる取り組みが進んでいます。

【関連記事】営業生産性とは｜向上につながる施策やポイントを分かりやすく解説

働き方改革

働き方改革により、日本の企業は労働環境の見直しを迫られています。特に2019年から導入された時間外労働の上限規制は、多くの企業にとって大きな転換点となりました。これまで長時間労働に依存していた営業スタイルはもはや通用せず、限られた時間で高い成果を出すための工夫が必要です。

例えば、営業外業務の削減やアウトソーシングを活用した、営業担当者が顧客との対話や価値提供に集中できる環境の整備は、工夫の例として挙げられるでしょう。また、トップ営業パーソンのノウハウを形式知化して共有することで、属人化を防ぎ、組織全体の営業力を底上げする動きも重要です。

競争の激化

現代のビジネス環境は、技術の進化やグローバル化などにより、目まぐるしく変化し続けています。未来の予測が困難な「VUCA（Volatility/変動性、Uncertainty/不確実性、Complexity/複雑性、Ambiguity/曖昧性）」の時代において、企業は迅速な意思決定と行動で市場の変化に対応しなければなりません。

営業活動においても、顧客ニーズの多様化に対応するために、従来の属人的な営業スタイルからデータドリブンなアプローチへの転換が進んでいます。これには、リアルタイムでの顧客情報の管理や分析、営業活動の成果測定が可能なテクノロジーの活用が欠かせません。

営業を効率化する4つの目的

営業効率化を進める上で重要なのが、効率化に取り組む目的を明確にすることです。

営業効率化の具体的な施策を計画したり、SFAやCRMなどの営業効率化ツールを導入したりする際には、明確な目的が指針となります。

営業を効率化する一般的な4つの目的を解説します。

売上アップ

営業効率化の最大の目的は、売上の増加です。売上は「顧客数×単価」または「量×質」で算出されます。営業の効率化により、新規顧客の獲得や重要顧客との関係構築がより効率的に進められるほか、営業担当者が本質的な活動に集中できる環境が整うでしょう。

また、営業効率化のためのツール導入やコーチングを通して、より効果的なセールス戦略を展開し、成約率を高めたり新たなソリューションを提案したりすることも可能になります。

営業メンバーの負荷軽減

営業系の職種は、相対的に「残業時間が多い」ことが明らかにされています。

パーソル総合研究所の調査によると、「営業」の月の平均残業時間は25時間程度、サービス残業率は50％近くに達しています。ワーク・ライフ・バランスが重要視される現代において、労働時間の短縮を図りながら成果を上げるはたらき方が企業・個人の双方に求められているといえるでしょう。

例えば自動化ツールを導入し日々の煩雑なタスクを効率化することは、営業メンバーの負荷軽減につながり、モチベーションの向上や離職率の低下を促進するでしょう。

時間・金銭的コストの削減

営業効率化は、移動時間や会議の効率化、人件費や間接的な経費の最適化といった時間・コストの削減にも直結します。

例えば、CRMを活用した顧客データの集中管理は、各顧客に対するアプローチをデータに基づいて最適化し、広告支出や準備にかかるコストの削減につながります。また、オンライン会議ツールによる商談やセミナーは移動時間や交通費を削減できるため、多くの顧客への短時間のアプローチを可能にします。

これらの施策を組み合わせることで、コスト削減のみならず、企業の競争力を大きく向上させる可能性が広がります。

【関連記事】コスト削減とは？メリットや具体的なアイデア、成功事例を解説

営業プロセス全体の品質の向上

営業効率化は、営業プロセス全体の品質向上にも貢献します。例えば、商談準備や顧客ニーズの理解に費やす時間をより多く捻出できるようになれば、顧客満足度が高まり、結果として長期的な顧客との関係性の維持につながるでしょう。

これにより、近年注目されるLTV（顧客生涯価値）を高めるだけでなく、リピート購入や紹介による新規顧客獲得といった、さまざまなプラスの効果が期待できます。

【関連記事】LTV（ライフタイムバリュー）とは？計算方法や8つのアイデア

営業の効率化が進まない3つの原因

営業効率化を進めるためには、自社の課題の正確な把握が欠かせません。営業効率が上がらない3つの代表的な原因を紹介します。

営業活動の目的があいまい

営業効率化が進んでいない典型的な例として、具体的な1年間の財務計画やKPI（重要業績評価指標）が立てられておらず「単に売上を上げればよい」など漠然とした考えに留まっているケースが挙げられます。

例えば「計画どおりに進めば何カ月目で損益分岐点に到達するのか」「作業を早めることで目標達成にどう貢献するのか」をチームが理解できていなければ、業務効率化は進みません。

管理者が財務感覚を持ち、計画や指導、インセンティブ設計に根拠をもって取り組むことが、営業効率化の第一歩といえるでしょう。

営業活動が属人化している

優秀な営業パーソンのノウハウや営業プロセスが可視化されていない場合、営業活動の平準化ができず、組織としての営業効率化は進みません。

例えば顧客企業の意思決定ルートや担当者の立場、さらには顧客企業の競合他社の動きなど、トップ営業パーソンが把握している情報を可視化し、具体的なツールに落とし込んで共有する必要があります。このように、営業戦略のベストプラクティスを平準化することが、効率化の鍵となるでしょう。

また、営業プロセスの可視化は、営業やマーケティング、インサイドセールスといった分業化を進める際にも欠かせません。

煩雑な作業にリソースが取られる

報告書の作成や顧客情報の入力、提案書の作成、メール文章の執筆といった作業に日々煩わされている営業パーソンは少なくありません。

HubSpot Japan株式会社が2023年11月に行った調査によれば、営業担当者の1日の業務時間のうち顧客とのやりとりは全体の54％に留まっています。また、営業担当者は社内報告や見積書作成などの業務を減らし、「1日にあと25分顧客とのやりとりに使う時間を増やしたい」と考えているという結果も出ています。

営業効率化を実現するための8つのアイデア

営業効率化を実現するためのアプローチはさまざまです。その中でも効果的な8つのアイデアを紹介します。

営業プロセスを可視化する

営業プロセスを可視化することで、営業活動の基準となる「地図」を作成しましょう。例えば、パーソル総合研究所では営業プロセスにおける顧客の期待を可視化し、顧客との関係を早期に構築する「CRP（Customer Relationship Process）」といったフレームワークを使って活動を支援しています。

【関連記事】営業プロセスとは？可視化の目的やステップ、ポイントを解説

営業スキルをナレッジ化して集約する

営業プロセスを可視化した後は、そこから得られたスキルやノウハウを標準化し、チーム全体で共有することが重要です。プロセスの可視化のみならず、メンバー全員が理解し、実践に移せるまで浸透させなければ成果は得られません。

メンバーの理解度が深まれば、営業効率は飛躍的に高まります。例えば、自動車販売における試乗や見積もりといったプロセスと成約率、購入後のフォローアップ、CS（顧客満足度）といった成果の相関関係を可視化し、ナレッジ化した取り組みが、成功事例として挙げられます。

【関連記事】営業に必要なスキルとは？スキルアップや可視化する方法を解説

情報の収集と管理のDX

SFAを活用した打ち手とKPIの相関関係の分析や、CRMによる顧客情報の一元管理は、営業DXにおける代表的な事例です。

単に数字を収集するだけでなく、傾向を読み取り実際の戦略に反映する取り組みが重要になります。セールステックは、戦略を持って営業活動に取り組む企業やマネジャーが、そのプロセスをさらに強化するためのツールとして活用できるとよいでしょう。

【関連記事】営業DXとは｜進め方のポイントや注意点についてわかりやすく解説

生成AIを導入する

入力した命令文に従って0から文章やアイデアを生み出す生成AIは、営業の効率化を大きく推進する手段として注目されています。

ただし、セールステックと同様に、最終的な判断や確認は人間が行う必要があります。生成AIを活用しつつも、対面のコミュニケーションやプレゼンテーションといった営業活動の基本的なスキルを高めることは、今後も重要であり続けるでしょう。

Webコンテンツを強化する

デジタルマーケティングの重要性が浸透しきった現代、Webコンテンツを充実させることで、成約可能性の高い見込み客への効率的なアプローチが可能となっています。

重要なのは「トスアップ」の考え方です。例えば、Webコンテンツの閲覧というアクションを受けて営業がフォローを行い、必要な情報があればWebから案内するプロセスを設計することによって、KPI達成に向けて商談の進捗を効率的に管理できるでしょう。

顧客とのコミュニケーション見直し

顧客とのコミュニケーションは対面のみならず、Webサイトやメール、チャット、ビデオ会議などさまざまな手段を活用できます。しかし、どの手段を選ぶにせよ、顧客のニーズを引き出し良好な関係を築くための基礎的なコミュニケーションスキルが求められます。

また、CRMのデータから顧客のターゲティングを行う、疑問に答えるためのデータを収集するなど、コミュニケーションを円滑に進めるための準備も大切です。その際にAIを活用すれば、さらに効率的な対応が期待できるでしょう。

インサイドセールスチームの構築

電話やメール、チャットを用いて顧客と接触するインサイドセールスチームを、営業から分離して育成することは、営業効率化の大きな鍵となるでしょう。ここでも重要なのが「トスアップ」の概念です。

インサイドセールスが収集した見込み顧客の情報を営業がしっかりとキャッチし、ターゲティングや実際の商談に活用することで、営業効率や営業生産性の向上が期待できます。

アウトソーシングサービスの活用

営業チームがより価値の高い活動に集中するために、アウトソーシングを活用するケースが増えています。

データ入力や報告書の作成、顧客リレーションシップの管理といった事務的な業務をアウトソースすることで、営業メンバーは自らのコア業務に集中できます。これにより、営業活動の質を向上させるとともに、チーム全体の効率化を推進できるでしょう。

営業効率化を進めるための5ステップ

営業効率化を進めるには、下記の5つのステップを押さえることが重要です。営業効率化の具体的なステップとその実行方法を学び、ビジネスシーンで応用できる基盤を構築しましょう。

目的・ゴールの設定

まずは、明確な目的と達成目標を設定し、それに基づく戦略を策定します。営業効率化の目的には、売上の向上や営業メンバーの負荷軽減、時間・金銭的コストの削減などが含まれます。

課題の洗い出し

設定した目的に沿って、現在の営業プロセスにおける問題点を明確にします。本質的ではない作業に時間が費やされていないか、顧客情報の収集や管理はどのように行われているのかなどを調査し、営業効率低下の原因を明らかにしましょう。

施策検討・優先順位設定

それぞれの課題に対し具体的な解決策を考え、効果やコストなど事前に定めた基準に従って優先順位を見極めます。予算、リソース、期待される効果のバランスを考慮し、実現可能でコスト効率の高い施策を選びましょう。

施策開始

選定した施策を実施し、進行状況を継続的に監視します。この段階では、具体的な実行計画を作成し、関係者全員が役割と責任を理解していることが重要です。進行状況を定期的にレビューし、計画に沿って進んでいるかを確認しましょう。

施策の効果測定

施策の効果は定期的に評価し、必要に応じて調整を行います。売上向上や営業サイクルの短縮など、目的に沿った具体的なKPIを用いて測定し、結果に基づいて施策の修正や追加施策を実施しましょう。これにより、継続的な営業効率化の実現へとつなげられます。

営業効率化を実現するツール

営業効率化を実現するためのツールとして、SFA、CRM、生成AIなどが役立ちます。それぞれの機能や営業効率化における役割を解説します。

SFA

SFA（Sales Force Automation）は「営業管理システム」とも呼ばれ、営業担当者がより価値の高い戦略的な営業活動に集中できるよう支援するシステムです。リード管理、営業活動の記録・管理や商談の進捗管理、営業予測、パフォーマンス分析などさまざまな機能を備えています。

【関連記事】SFA（営業支援）ツールとは？機能やメリット、導入ステップについて解説

CRM

CRM（Customer Relationship Management）は「顧客関係管理」と訳され、企業が顧客との関係を効果的に管理し、強化するためのツールです。顧客の基本情報や購買履歴、通信履歴、サービス利用状況など、顧客に関するデータを一元的に管理します。顧客ごとの詳細なプロファイルを把握し、個別のニーズに応じてパーソナライズされた戦略を立てることで営業効率を向上へと導きます。

【関連記事】CRMとは？基本機能や選定・比較方法、メリットを分かりやすく解説

生成AI

生成AI（Generative AI）はテキストや画像、音声などの新しいコンテンツを自動的に生成する能力を持つAI技術です。生成AIはメールの自動返信や報告書・営業シナリオの作成、ターゲットに合わせたコンテンツの生成を効率化し、営業チームが創造的なタスクに集中できる環境を提供します。

【関連記事】生成AIとは？従来のAIとの違いやメリット、活用事例を解説

MAツール

MA（Marketing Automation）は、その名のとおりマーケティングプロセスを自動化するツールです。MAツールでは、Webサイトの訪問者の行動を追跡し関心の高いリードを識別したり、キャンペーン管理を行ったりすることが可能です。MAツールを活用することで、営業チームはより多くの情報を持った状態で、より期待値の高いリードにアプローチできます。

【関連記事】MA（マーケティングオートメーション）ツールとは｜機能や選び方をわかりやすく解説

オンライン会議ツール

オンライン会議ツールは、リモートでの商談や会議を可能にし、直接的に時間的・金銭的コストを削減します。また、時間・地理的な制約を超えて顧客との接触を可能にし、営業プロセスの加速にも貢献します。

スクリーン共有やデジタルホワイトボードといった独自の機能により、プレゼンテーション品質向上や情報共有の効率化につなげられるのも、オンライン会議ツールを使用するメリットです。

営業効率化ツールを導入する際のポイント

営業効率化ツールを導入する際には、自社の課題を明確にし、導入目的に沿った選定を行うことが重要です。ツールの選定を成功させるための3つのポイントを押さえましょう。

求める機能が搭載されているか

営業効率化ツールには、顧客管理や商談管理、予実管理、レポーティングなど、さまざまな機能があります。導入を検討する際には、基本機能の有無に加えて、業界特有の機能が搭載させているか、使いやすさはどうかを確認しましょう。

機能を確認する際は、実際に使用する現場の担当者の意見を聞くことが重要です。また、複数のツールを比較検討すると、自社の課題解決に最適なツールを選びやすくなるでしょう。

サポートが充実しているか

ツール導入後のトラブル対応や運用サポートの充実度も、選定の重要なポイントです。電話やメール、チャットといった問い合わせ方法が自社に合っているか、対応スピードや利用時間の制限がないかを確認しましょう。

また、ヘルプセンターや動画チュートリアルといったオンラインリソースや、初期設定や導入時のトレーニングを提供してくれるサービスがあれば、問題解決までの時間を短縮でき、現場へのスムーズな浸透を図ることが可能です。

自社の既存システムと連携できるか

営業効率化ツールは、単独で利用するだけでなく、他のシステムと連携することで、さらなる業務効率化が期待できます。

顧客情報を管理するCRMや、マーケティング施策を支援するMAとの連携は、営業活動のシームレスな管理に役立ちます。たとえば、MAで獲得したリード情報をSFAに引き継ぐことで、商談のタイミングを逃さない対応が可能です。

また、営業活動に必要な情報を共有できるよう、社内チャットやスケジューラーとの連携についても確認しましょう。これにより、情報の一元管理と効率的なチーム連携が実現します。

まとめ│多様なアイデアを参照して、自社に合った営業効率化を

営業効率化は、営業生産性の向上や働き方改革への対応、提案品質の向上など、さまざまな目的達成に不可欠です。

営業効率化の進展には、業界や企業規模によってばらつきが見られますが、これまでのやり方や環境をアップデートし、営業効率化を進めなければならないという危機感は多くの企業が抱いていることでしょう。

多様なアイデアを活かし、自社の課題や目的に即した営業効率化を進めましょう。

インタビュー・監修