なぜ今、業務プロセスを見直すべきなのか?最適化へのステップを解説

業務改革(BPR) 経営者・役員 人事

自社の業務プロセスに対して課題を感じているが、どのように最適化すべきか手順がわからない」という悩みを抱えてはいないでしょうか。

多くの企業が働き方改革の一つとして、業務プロセスの改善に着目しています。業務プロセスを改善し効率化することができれば、業務品質が向上し、業務工数の削減や労働生産性の向上にもつながります。

本記事では、業務プロセスを最適化する目的や、見直し・改善のステップについて解説します。

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働き方改革、労働力不足が加速する中、企業における生産性向上への意識が高まっています。テレワークなど多様なはたらき方の導入も求められるようになった今、職場環境の課題は把握できているでしょうか?

BPRや業務改善をご検討中の方に向けて、これまでパーソルグループが業務改善コンサルティングの現場で培ったノウハウを基に作成した『業務整理ノウハウBOOK -業務の見える化チェックシート付き』をお届けします。

改善アラートチェックリストや、具体的な業務整理のステップ、改善の進め方やコツについて解説していますので、ぜひお役立てください。

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目次

業務プロセスとは?

業務プロセスとは「特定の業務の開始から終了までの一連の業務の流れ」のことを指します。企業規模や業種にもよりますが、企業における業務は複数の業務がそれぞれに関係しあっています。

たとえば、売りたい商品があるとします。実際に「売る(販売)」ためには、まずは商品を「作る」必要があります。このとき「作る(製造)」「売る(販売)」の業務が連動していますが、業務プロセスは、この前後の流れを全て含んだものを指します。

(例)「製造」業務プロセス

    • 仕入れ
    • 製造
    • 運送
    • 営業・販売
    • 財務・経理(収支の記録)
    • 人事(適切な人材の確保)
    • 研究・開発 など

上記のように、商品を「作る(製造)」ための材料の仕入れや、商品を「売る(販売)」度に、お金の流れを管理・記録する「財務・経理」が絡みます。また、より良い商品を「売る(販売)」ために「研究・開発」を行うこともあるでしょう。このように業務プロセスは、いくつもの業務が絡み合って構成されています。

業務プロセスと業務フローの違い

業務プロセスと似た言葉に業務フローがあります。業務フローとは「業務開始から終了までに必要な細かい業務手続きの流れ」を指します。業務プロセスは、業務フローよりも大きな流れを指します。

前述の例でいうと、「作る」などの業務内における一連のタスクや手続きが業務フローで、各種業務の一連の流れが業務プロセスを意味します

(例)「作る」業務フロー

  • 材料の搬入
  • 加工
  • 組み立て
  • 包装
  • 発送 など
ワークフローと業務プロセスの違い

なぜ今、業務プロセスを見直すべきなのか

業務プロセスを見直すべき理由は、企業パフォーマンスを向上させるための以下3つの観点から挙げられます。

  • 業務効率化・生産性の向上
  • DXの促進
  • リスクマネジメント

業務効率化・生産性の向上

業務プロセスの見直しは、業務効率化や生産性の向上につながります。

たとえば、従来紙ベースで行っていた書類の管理・やりとりを電子化すると、回覧・承認といった作業の効率化や手入力による記入漏れなどの人的ミスの削減が期待できます。また、データ上で書類が管理できれば、管理工数も削減されると同時に、過去の書類検索なども容易になり、効率化を図ることができます。

業務プロセスを見直すことで、業務の効率化が叶うだけでなく、本来の業務へ注力できるようになり、生産性向上にもつながるのです。

DXの推進

2018年に経済産業省が「DX推進ガイドライン」を公開したように、現在DX推進は企業において重要な課題となっています。

▼DXとは

データやデジタル技術(=Digital)を用いて既存のビジネスやプロセスに変革(=Transformation)を起こし、競争力を強化することで売上や利益を向上させたり、競合よりも有利に採用を進めたりすること

既存の業務プロセスや企業文化を維持したままのDXでは、抜本的な変革を行うことができないため、DX推進においても、まずは業務プロセスの見直しに取り組むべきとされています。

たとえば「社員をコア業務に注力させたい」という課題に対して「システムやツールを導入し解決しよう」と考えたとします。しかし、既存プロセスをもとにしたシステム導入は、そもそもの業務プロセスに課題や見直すべき点があった場合、根本的な解決とはなり得ません。

そのため、まずは従来の業務プロセスに課題がないか見つける必要があります。

リスクマネジメント

業務プロセスの見直しはリスクマネジメントの観点からも重要です。業務プロセスが属人化していると、業務フローが不透明になり、作業効率が低下するだけではなく、担当者の異動・退職時に引き継ぎが行えなくなるといったリスクが考えられます。

業務プロセスの見直し、マニュアル化するなど、誰でもできるような業務フローを構築できれば、リスク回避につながります。

関連記事「生産性を上げる「業務改善」とは?実施時のポイントを解説」を見る

業務プロセス改善に向けた5つのステップ

業務プロセス改善に向けた5つのステップ

業務プロセスの改善は以下5つのステップで進めると、効果的な改善ができます。それぞれのステップでどのような作業を行うか解説します。

STEP1.各所からのヒアリング、業務の可視化

まずは現場にヒアリングを実施し、従来の業務プロセスとフローを可視化します。

受注処理業務における課題分析例

受注処理業務における課題分析
【参考】パーソルホールディングス株式会社「業務整理ノウハウBook

ヒアリングは、できるだけ直接業務に関わらない、人事などの第三者に行ってもらうようにします。上司や経営者がヒアリングを行うと、業務上の不満や課題を率直に伝えにくく、実際の業務プロセスの把握ができなくなる可能性があります。

STEP2.課題の整理、方針策定

STEP1で可視化した業務を業務フローと業務プロセスに分けて整理しましょう。業務フローと業務プロセスを整理すると、どこに課題があるか、的確に判断しやすくなります。

課題を把握するためには、目に見えている課題だけではなく、その根本にある原因まで分析を行うことが大切です。

たとえば、「従業員の残業が多い」といった課題一つとっても、原因は複数考えられます。「人員が足りていないのか」「マニュアルができていないのか」「業務効率が悪いのか」など原因によって対処方法は異なります。業務プロセスを整理することで、どこに原因があるのか、より正確な判断がしやすくなります。

また課題を整理する際は、「ECRS(イクルス)の原則」が役立ちます。ECRSとは、効果的な業務改善のために考えられた原則で、「Eliminate(排除する)」「Combine(結合する)」「Rearrange(交換する)」「Simplify(簡素化する)」のステップで課題解決を図るフレームワークです。

「なくしても問題のない業務はないか(E)」「他の業務担当が行っていることを一つにまとめられないか(C)」「作業行程を入れ替えることで、効率化できないか(R)」「作業を今より簡単にできないか(S)」という視点で改善案を考えてみましょう。

なお、「E>C>R>S」の順に業務改善の効果が高いとされています。業務改善計画の優先度を決める上でも活用できます。

STEP3.実行計画策定

STEP2で決めた方針に基づき、実行計画を作成します。具体的にはタスクを洗い出し、実行スケジュールを定め、必要に応じて、実施のための体制づくりまで行います。

このとき、それぞれの業務フローで「誰が・何のために」行うのか、「事前にどのような作業が必要か」確認しておくことが、効率化をはかるためには大切です。

業務プロセスはいくつもの業務が絡みあっているため、一つのフローを改善することで、別のフローにも影響が出てきます。全体の業務プロセスを俯瞰し、それぞれの業務フローにマイナスの影響が出ていないか、具体的にイメージしながら計画策定をすることが大切です

営業事務:受注処理業務の実行計画例

受注処理業務における課題分析

STEP4.計画実行

STEP3で立てた計画を実行しましょう。後のSTEP5にも関係しますが、業務改善の効果を測るための体制づくりも必要です。

たとえば、評価シートや業務フローの可視化ができるツールを使って、成果と課題を記録・整理しましょう。

STEP5.振り返り

計画実行の結果を振り返り、PDCAサイクルを回していきます。必要があればステップ2や3に戻り、改善を繰り返します。

業務プロセス改善は1回でうまくいくことは少ないため、長期的な目線で改善を繰り返すイメージで取り組みましょう。改善したように思えても、隠れた「ムダ」が存在する場合があります。

そのような業務がないかチェックする上で、「業務整理ノウハウBook」をご用意しておりますので、ぜひご活用ください。

業務プロセス改善に活用できるサービス

中小企業庁の中小企業白書(2018年版)によると、業務プロセス見直しを行うにあたっての課題として次のようなものが挙げられています。

  • 業務に追われ、業務見直しの時間が取れない
  • 取組を主導できる人材が社内にいない
  • 取組の目的や目標が上手く設定できない

中小企業白書(2018年度版)
【参考】中小企業庁「中小企業白書(2018年度版)

このような課題の改善には、ITツールや外部サービスの活用がおすすめです。どのような手法があるか、次で紹介します。

RPAの導入

RPAとは「Robotics Process Automation」の略語で、「ロボットによる業務自動化」のことです。

たとえば、以下の業務に対してはRPAが適用可能です。

  • 画面操作の自動化
  • ディスプレイ画面の文字・図形・色の反罰
  • 別システムのアプリケーション間のデータ受け渡し
  • IDやパスワードの自動入力 など

【参考】総務省「情報通信白書 令和2年版 RPA(働き方改革:業務自動化による生産性向上)

労働力不足の解消や、ヒューマンエラーを回避する上でRPAは効果的です。RPAの活用により、業務プロセスが効率化することで従業員が付加価値の高い業務に集中できるようになります。たとえばデータ入力やリスト作成などRPAの得意とする業務フローがあるようであれば、導入を検討してみるとよいでしょう。

関連記事「RPAとは?メリットや導入時の準備、注意点を徹底解説」を見る

BPOの導入

中長期的に安定した業務体制を構築したい場合や、定型業務を採用や教育の工数は極力かけずに進めたい場合はBPOの導入を検討しましょう。BPOとは、「Business Process Outsourcing」を意味し、自社の業務プロセスの一部を外部に業務委託する方法です。

経理業務や受発注業務など、定型化しやすい業務に導入することで、高い効果を発揮します。

関連記事「5分でわかる「BPO」とは|対象業務や具体的な事例を解説」を見る

コンサルティングの活用

社内に業務プロセスの改善ノウハウがない場合や業務プロセス自体が整理しきれない場合には、業務改善コンサルティングを活用することも選択肢の一つです。

業務改善コンサルティングでは、現状調査・分析を行い、業務プロセス上の課題を整理した上で業務改善案の提案を行います。業務改善の実施やPDCAサイクルを回すところまで行うため、大幅な業務効率の改善効果が期待できます。

まとめ

業務プロセスを改善するためには、業務プロセスを構成する業務フローを可視化し、課題分析を行うことが大切です。

また、自社の状況に合わせてRPAなどのツールやBPOを導入することも有効です。

課題に合わせ計画を実施するだけではなく、適宜見直しを行い、改善を繰り返すことで、外部環境の変化にも柔軟に対応していきましょう。

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