RPO(採用代行)とは|導入事例と検討・依頼時の注意点

業務改革(BPR) 人事

RPOとは「採用業務の代行」つまり「企業の採用活動を外部パートナーに委託すること」を指します。

少子高齢化による人材難や、採用チャネルの多様化などに伴って、企業の人事部門の役割や業務内容は大きく変化しました。そんな中、複雑化・高度化する人事の業務を、RPO(採用代行)を活用することによって、効率化しようという流れに注目が集まっています。

本記事ではRPOの基礎に加えて、導入に適している企業、そしてRPOの活用事例を解説します。

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目次

RPO(採用代行)とは

RPOとは、「Recruitment Process Outsourcing(リクルートメント・プロセス・アウトソーシング)」の略称で、企業の採用活動の一部もしくは全てを外部企業に委託することを指します。

RPOの具体的な業務には、以下のようなものが挙げられます。

  • 採用計画の立案
  • 求人広告の作成
  • 求人サイトの選定
  • スカウトメールの作成 / 管理
  • 求人票の作成
  • インターンシップや説明会の開催
  • リクルーターの選抜
  • 応募者との面接
  • 内定者との連絡や各種調整

これらの直接的な採用活動に加えて、入社後の人材開発や配置までを担うRPO企業もあります。

RPOが注目を集める背景

RPOが注目を集める要因に、企業の採用活動に関する業務量が増加傾向にあることが挙げられます。

近年、「求人サイト」や「オンラインリクルーティング」「リファラル採用」「採用エージェント」など、採用チャネルの多様化が進み、それぞれの媒体で管理業務が発生します。そのため、採用にかかるマンパワーを増やす必要があり、既存の体制では対応しきれなくなる企業が増えています。

加えて、少子高齢化に伴う労働人口の減少も、RPOの導入を後押ししています。現在多くの企業が人手不足に悩まされており、採用領域では「売り手市場」が続いています。

そのため、企業間での人材獲得競争は激化し、求職者に自社を魅力的に感じてもらうための「採用ブランディング」など、採用力を強化する施策を講じる必要が生じてきました。しかし、採用力強化のためには、人的リソースや時間だけでなく、採用領域に関する深い知見やノウハウが必要になってきます。そのため、採用活動を内製するよりも、採用のプロであるRPO企業に依頼することで採用力強化を実現したいと考えるケースが増えています。

RPO(採用代行)サービス導入に向いている企業とは

RPOの導入が適しているのは、主に「採用にかかる業務負担を軽減したい」「採用力を強化したい」の2つのケースと考えられます。

ニーズ1)採用にかかる業務負担を軽減したい

応募者の管理や面接のスケジューリング・合否連絡といったオペレーション業務は、採用担当者の大きな負担となっています。RPOを導入することで、工数のかかるオペレーション業務を削減し、採用戦略の立案といったコア業務に注力できるようになります。

例えば、中小〜大企業が会社説明会や面接を実施する場合、数百人〜数千人が収容できる会場を担当者が自ら手配する必要があります。また会場の設営や当日の受付作業など、さまざまな運営業務が発生します。これらは採用活動において欠かせない業務ではありますが、採用に深く関わる候補者選定や面接といった業務と比較すると、必ずしも採用担当者が担わなくてはならない業務ではありません。

そこでこれらの事務業務を外部パートナーに委託することで、採用担当者は候補者一人ひとりに、より時間をかける・内定者のフォローアップといった業務に時間を割くことができるようになります。

実際にRPOを導入し採用業務の一部を委託することで、RPO導入前と比較して面接設定率と採用率が大幅に上昇した事例もあります。 

【参考】パーソルワークスデザイン株式会社「コラム|RPOとは?背景・メリット・利用すべき企業や導入事例は?」

ニーズ2)採用力を強化したい

採用力を強化したいと考えている企業にもRPOの導入は適しています。RPO企業は採用領域に関する深い知見やナレッジを持っています。そのため、各社の置かれている状況やニーズを把握して、自社の採用戦略に最適な採用手法が選択できるようになります。

RPO(採用代行)の対象範囲

RPOの対象範囲には、採用戦略の立案から各種業務の遂行にいたるまで、全てにおいて外部を活用する「フルRPO」と、戦略の立案は自社で内製し、母集団形成(集客)や面接の実行フェーズで外部を活用する「部分RPO」の2種類があります。

【参考】d's journal「本気でRPOを検討する時期にきた-RPOの活用法とは-」

どこまでを自社で内製し、どこからをRPOに委託するかは、企業が抱えている採用課題や、自社の採用力を考慮した上で判断していく必要があります。

RPO導入範囲は採用KPIに基づいて決定する

なお、RPOの導入範囲を決める際に「採用担当のリソースが足りないから」といった理由でRPO企業に丸投げしないことが重要です。

なぜなら、

  • 想定していた採用人数を確保できない
  • 応募者が集まらない
  • 応募者はいるものの、内定辞退者の割合が多い
  • 企業が求める人材を獲得できない
  • 求職者に企業が認知されていない

など、企業が抱える採用課題を解決するためにRPOは導入されるべきであり、それぞれの課題によって最適なRPO導入の対象範囲が異なるからです。

以下は、一般的な採用プロセスをその成果指標(KPI)例をまとめたものです。

このように最終的な採用人数をKGIに設定し、一連の採用フローをKPIツリーに落とし込むことで採用のボトルネックを浮き彫りにすることができます。

例えば、面接突破率に対する「応募数」が十分でない場合は、採用活動を強化する必要があります。一方で「応募数」は確保できているものの「内定受諾率」が低迷している場合は、採用決定までのフローを通して企業の魅力を候補者に伝えてきれていないか、企業に対するイメージと現実の乖離が生じている可能性があります。こうした採用課題をまずは自社で整理し、どの範囲でプロの知見が必要なのか明確にすることができて初めて、RPO委託時に適切な導入範囲を見極めることができます

繰り返しますが、RPO導入の本質的な目的は決して、採用リソースを拡大することではありません。スカウトメールの作成や求人サイトの管理といった定型業務を部分的にRPO企業に委託する代わりに、自社内では内定者と密なコミュニケーションを取る・内定者同士や社員との交流会を開催するといった採用フォローに時間を割くなどして採用成果が最大化されてこそRPO導入の意味があることを覚えておきましょう。

RPO(採用代行)の活用事例|イオン株式会社様

ここからは、実際にRPOを導入することで採用課題を解決した事例を紹介します。

国内外に22,000店舗を構え、総従業員約58万名を抱えるイオン株式会社では、全店舗ではたらく従業員のおよそ8割が時間給社員で構成されています。しかし、時間給社員の採用活動はグループ各社や各店舗で対応していたため、募集や面接など店舗側の業務負担が大きく、応募者へのタイムリーな対応ができないといった課題を抱えていました

そこで同社では、労働力の確保と育成を重要な経営課題として位置付け、グループ各社をまたぐ採用活動の一元化を決定。合同採用センターを設置することで、募集から面談セッティングまでをグループ一括で実施する施策を展開しました。

合同採用センターの構築・運用においては、パーソルグループの知見とリソースも活用し、応募に対する素早い対応が実現し、面接の設定率や入社数が増加。さらに、グループ一括集中購買による媒体コストの削減にも繋がっています

関連記事「従業員58万名を誇るイオンが挑む、グループ一体での採用活動の革新とは?」を見る

RPO(採用代行)依頼の注意点

RPOの導入は、採用にかかる業務負担の軽減や採用力の強化など、企業の採用活動にさまざまなメリットをもたらしますが、導入の際には注意すべき点があります。

社内との業務範囲の線引きは明確に

RPOに委託する際には、どこまでを自社で対応すべきかを明確に線引きしておく必要があります。RPO企業は採用のプロフェッショナルのため、丸投げしておけば何でもしてくれると思ってしまいがちです。

しかし、RPO企業の提供するサービスによって、委託できない業務もあります。契約の締結時に、個々の業務に関して対応が可能かどうかを確認するようにしましょう

こまめに認識をすり合わせる

業務範囲の線引きを明確にすると共に、こまめな情報共有を怠らないようにしましょう。記事内でも解説した通り、企業間の人材獲得競争は激化しています。そのため、求める人材に対して、迅速かつ適切なアプローチを取る必要があります。

しかし、RPO企業との情報共有や認識がずれていると、求める人材へのアプローチが遅れてしまう、そもそもリストに入っていないといった問題が生じてしまいます。「採用計画の共有ができているか」「スケジュール通りに計画が進んでいるか」「進捗に問題はないか」など、双方に認識のずれが発生しないように心がけましょう

まとめ

本記事ではRPOとは何かといった基礎知識やサービス導入に向いている企業、そして具体的な事例について解説しました。

RPOは、人事担当者の業務負担の軽減に繋がるだけでなく、人材のプロフェッショナルの知見やナレッジを外部から取り入れることで採用力の強化をもたらします。

しかし、導入時には注意が必要です。決して業務を丸投げするのではなく、認識のすり合わせや、こまめな情報共有を欠かさずに行いましょう。

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