RPO（採用代行）とは？委託できる業務とメリット・活用事例を解説

RPOとは、企業が行う採用活動の一部またはすべてを、専門の外部パートナーに委託する「採用代行サービス」のことを指します。

少子高齢化による人材難や採用チャネルの多様化などにより、人事部門の業務量は年々増加しています。その結果、採用戦略を十分に立てられなかったり、応募者対応や面接が滞ったりすることも少なくありません。こうした課題を解決する手段の一つとして、RPOが注目されています。

本記事では、RPOの基本的な解説から、導入に適した企業の特徴やメリット・デメリット、活用事例まで解説します。

RPO（採用代行）とは

RPOとは、「Recruitment Process Outsourcing（リクルートメント・プロセス・アウトソーシング）」の略称で、企業の採用活動の一部もしくは全てを専門業者に委託することを指します。一般に「採用代行」や「採用アウトソーシング」とも呼ばれています。

なお、類似語として人事業務のアウトソーシングである「HRO」（Human Resource　Outsourcing）は、給与計算や福利厚生管理など、人事に関するより幅広い業務を行います。したがって、 RPOはHROの一部に位置付けることが可能です。

RPOでは、採用プロセスに関わる、以下のようなさまざまな業務を委託することができます。

• • 採用計画の立案
  • 求人広告の作成
  • 求人サイトの選定
  • スカウトメールの作成 / 管理
  • 求人票の作成
  • インターンシップや説明会の開催
  • リクルーターの選抜
  • 応募者との面接
  • 内定者との連絡や各種調整

採用担当者の業務は、採用計画から面接、内定後フォローなど広範囲にわたります。また近年、採用方法の多様化にともなって業務範囲や工数も増加傾向にあり、変化にキャッチアップするのが大きな負担となっているのが実情です。

RPOは、採用担当者のこのような負担を軽減するのに効果的です。業務負担が軽くなれば、担当者をより重要な業務に専念させられるようになります。

人材紹介との違い

RPO（採用代行）と人材紹介は、自社の従業員以外の外部人材を活用するという点では共通していますが、業務範囲や契約形態、料金体系が異なります。

	RPO（採用代行）	人材紹介
業務範囲	採用計画の立案、面接、内定者フォロー、求人広告の選定など	採用要件に合った求職者を企業に紹介する
契約形態	業務委託契約	有料職業紹介契約
料金体系	月額固定型や従量課金型など	成功報酬型

人材紹介は、候補者の入社が決まった場合に成果報酬を払う仕組みです。採用計画の立案や面接などのコア業務は行わず、サービス内容は限定的になります。

RPO（採用代行）は労働者の募集を第三者に委託する「委託募集」に該当するサービスです。企業の採用業務を内側からサポートするサービスのため、業務範囲は広がります。

RPO（採用代行）が注目を集める背景

RPOが注目を集める背景には、以下の2点があげられます。

1．採用チャネルの多様化

近年、ダイレクトリクルーティングやリファラル採用など、企業側から能動的に求職者にアプローチする手法が広まっています。

採用チャネルの多様化が進むと、チャネルごとの採用活動の管理工数が発生します。そのため、採用にかけるマンパワーを増やす必要があり、既存の体制では対応しきれなくなる企業が増えています。

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2．人材獲得競争の激化

少子高齢化に伴う労働人口の減少も、RPOの導入を後押ししています。現在多くの企業が人材不足に悩まされており、採用領域では「売り手市場」が続いています。

企業間での人材獲得競争は激化し、求職者に自社を魅力的に感じてもらうための「採用ブランディング」など、採用力を強化する施策を講じる必要が生じてきました。

しかし、採用力強化のためには、人的リソースや時間だけでなく、採用領域に関する深い知見やノウハウが必要になってきます。このような背景から、採用のプロであるRPOを提供している企業に依頼することで採用力強化を実現したいと考えるケースが増えています。

RPO（採用代行）の3つのメリット

RPOを導入することで、採用業務の効率化や採用力の向上が期待できます。ここでは代表的なメリットを3つ解説します。

• • 採用業務の負担を軽減できる
  • 専門家のノウハウを活用することで、採用力を強化できる
  • 採用スピードと応募者の質を向上できる

採用業務の負担を軽減できる

RPOでは、応募受付や書類選考、面接日程の調整など、日常的な採用オペレーションを外部に委託できます。これにより人事担当者は面接や最終判断といったコア業務に集中可能となり、業務負荷の軽減だけでなく、採用の品質維持にもつながります。特に採用人数が多い企業や人手不足の企業では、迅速で効率的な採用活動を実現できます。

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専門家のノウハウを活用することで、採用力を強化できる

RPOのパートナーは採用市場や手法に関する豊富な知見を持っています。採用要件の定義、チャネル選定、応募者アプローチの設計などを専門家がサポートすることで、自社では実現しにくい高度な採用戦略を展開できます。結果として、採用活動全体の効率と成功率が向上し、優秀な人材の確保に直結します。

採用スピードと応募者の質を向上できる

RPOを活用すると、応募者対応や面接日程の調整を効率化できるため、採用決定までの期間を短縮できます。また、ターゲット人材への効果的なアプローチにより、応募者の質を高められます。これにより、競合他社よりも早く優秀な人材を確保できるだけでなく、選考期間の短縮が内定承諾率向上にもつながります。

RPO（採用代行）の3つのデメリット

採用業務の負担軽減や採用力の強化が期待できる一方で、以下の3つのデメリットもあります。

• • 社内に採用ノウハウが蓄積されない
  • 業務の実態を把握できない
  • 情報漏えいのリスクがある

社内に採用ノウハウが蓄積されない

委託先に採用業務を丸投げしていると、自社に採用ノウハウが蓄積されない可能性があります。せっかく得たノウハウが社内に定着しなければ、いざ自社で運用をしようと思った時に自走できなくなってしまいます。

RPOを導入する場合は、委託先に任せきりにするのではなく、委託した採用業務のマニュアル化やフローの標準化を行い、いざ自社で運用していく時に自走できる仕組みを整えることが求められるでしょう。

業務の実態を把握できない

採用業務を委託した際の連携が不十分だと、双方の認識のズレによって採用のミスマッチが起こるリスクも考えられます。そのため、委託先と業務フローの共有や進捗の報告など、綿密なコミュニケーションを行い、委託業務の全体像を把握しておくことも忘れてはいけません。

情報漏えいのリスクがある

採用候補者の情報や人事情報など、機密性の高い情報を外部企業と共有する必要があります。多くのアウトソーシング企業では、個人情報の保護について厳しいルールを設けていますが、万が一、これらの情報が流出し、顧客が損害を被った場合、自社に大きな責任が問われる恐れがあります。

アウトソーシング先の選定時に、機密情報の扱いに関して厳しいルールを設けているかをチェックしておきましょう。また、「SLA（サービスレベルアグリーメント）」を締結し、情報の取り扱いに関して明確なルールを自社と委託先の間で取り決めておくことで、情報漏えいのリスクを最小限に抑えることができます。

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RPO（採用代行）に委託できる業務例

RPO（採用代行）に委託できる業務は、「企画（計画を立てる段階）」と「オペレーション（実務を動かす段階）」の大きく2つに分けられます。 自社のボトルネックに合わせて、どこから委託するかを選びましょう。

採用計画の立案

企画	オペレーション
・人事要件定義 ・採用プロセス設計 ・採用ブランド立案 ・採用チャネル企画 ・採用マーケット調査	－

採用活動全体の方向性が見えていない、課題がある企業は、この段階から委託すると効果的です。人事要件定義や採用プロセス設計、採用ブランド立案、チャネル選定、採用マーケット調査といった戦略部分を委託すれば、採用の軸を明確にできます。

特に、どんな人材を採るべきかがあいまいなまま採用活動を進めると、結果としてミスマッチが増えたり、採用計画が達成できなくなるリスクがあります。まずは自社に必要な人材像をしっかり言語化したうえで、戦略設計をプロに任せるとスムーズです。

母集団形成

企画	オペレーション
・紹介会社管理 ・オウンドメディア企画 ・求人広告選定 ・イベント企画 ・ダイレクトソーシング企画	・各チャネル対応 ・イベント実施 ・ダイレクトソーシング

応募数や応募者の質に課題を感じている企業は、母集団形成の段階からRPOを活用すると効果的です。紹介会社の管理や求人広告の選定、イベント企画・実施、ダイレクトソーシングなどを委託すれば、必要な人材に届く採用チャネルを戦略的に設計できます。

自社のリソースだけでは広告運用やイベント運営が後手に回りがちな企業でも、プロに任せることで効果的なチャネル運用と母集団の拡大が可能になります。

応募受付、書類選考

企画	オペレーション
－	・応募受付 ・書類スクリーニング ・合否連絡

応募者対応や書類のスクリーニングなど、事務的な業務に追われている企業はこの段階の委託が有効です。特に採用人数が多い企業では、この部分の業務負担が大きくなりがちです。オペレーションを外部に委託することで、採用チーム全体の生産性を高めることにつながります。

面接選考

企画	オペレーション
・面接マニュアル作成 ・面接評価シート作成 ・面接官研修 ・適性検査選定 ・グループワーク企画	・面接日程調整 ・合否連絡

面接の質を高めたい、評価基準を統一したい企業は、この段階での委託が効果的です。面接マニュアルや評価シートの作成、面接官研修、適性検査の選定などを任せれば、面接の基準が整い、ミスマッチの防止につながります。 日程調整や合否連絡といった実務も委託可能です。面接官が面接そのものに集中できる環境を整えれば、候補者体験の向上や採用スピードの改善が期待できます。

内定～入社対応

企画	オペレーション
・内定面接設計	・内定書類送付 ・内定書類改修 ・入社書類送付 ・入社書類改修

内定通知や入社書類の作成・送付といった事務作業に時間がかかっている企業は、この段階の委託で負担を軽減できるでしょう。内定面談の設計や、入社書類の内容チェックを外部に任せることも可能です。特に労働条件の記載は、入社後のトラブルにつながるリスクがあるため注意が必要です。第三者によるチェックを入れることで、安心して入社対応を進められます。

効果検証

企画	オペレーション
・採用活動分析 ・施策提言 ・課題形成	・進捗管理 ・レポート

採用活動を改善していきたい企業は、効果検証の仕組みづくりから委託すると良いでしょう。採用データの分析、課題整理、改善施策の提言などを任せれば、次回の採用につながるPDCAを回せるようになります。 採用プロセス全体のデータを集計・分析するのは手間がかかる作業です。外部の専門家に任せることで、より客観的な視点で改善ポイントを見極められます。

RPO（採用代行）の活用事例

ここからは、実際にRPOを導入することで採用課題を解決した事例を3つ紹介します。

媒体コストを削減し、面接の設定率・入社数が増加｜イオン株式会社

国内外に2万2,000店舗を構え、総従業員約58万名を抱えるイオン株式会社では、全店舗ではたらく従業員のおよそ8割が時間給社員で構成されています。しかし、時間給社員の採用活動はグループ各社や各店舗で対応していたため、募集や面接など店舗側の業務負担が大きく、応募者へのタイムリーな対応ができないといった課題を抱えていました。

そこで同社では、労働力の確保と育成を重要な経営課題として位置付け、グループ各社をまたぐ採用活動の一元化を決定。合同採用センターを設置することで、募集から面談セッティングまでをグループ一括で実施する施策を展開しました。

合同採用センターの構築・運用においては、パーソルグループの知見とリソースも活用。面接の設定率や参加率、合格率、採用単価などをKPIに設定し効果を測定しました。
業務の一部を委託したことで、応募に対する素早い対応が実現し、面接の設定率や入社数が増加。さらに、グループ一括集中購買による媒体コストの削減にも繋がっています。

新しい採用プロセスを採用し、採用率が増加｜NTTデータ株式会社

NTTデータ株式会社は「Global 3rd Stage」計画を立て、デジタルトランスフォーメーションとグローバルシナジーの強化を推進しています。

新卒採用は400〜500名ですが、中途採用は年間10〜20名程度の採用数でした。育成コストがかかる上に一定数の離職も避けられない状況のなかでパーソルグループに採用代行を依頼しました。

中途採用において、まずは現状分析をおこなうため、パーソルグループが持つ業界情報や他社情報とのデータ比較と、社内でのヒアリングを実施しています。選考期間に90日を要し他社の2倍もかけていることや複雑な採用プロセス、採用要件定義の粗さなどの課題が浮き彫りになりました。

採用プロセスの根本的な見直しを行い、結果的に中途採用数を10倍に増加させることに成功しました。

パーソルグループとの連携による採用活動の刷新により、グローバル競争における成長を目指しています。

応募受付体制を導入し、採用効率が向上｜株式会社すかいらーくホールディングス

すかいらーくホールディングスは、約3,200店舗を展開し、従業員約10万4000人を擁する飲食企業です。採用プロセスに課題を抱えており、店舗ごとの面接日程の調整に時間がかかり、応募から採用決定までの期間が長くなっていました。採用問題を解決するため、すかいらーくはパーソルグループと協力し、約3,200店舗全てで一括対応・管理する「応募受付体制」を導入しました。

新しいシステムにより、面接までの日数を短縮し、応募からの返信率を向上させることに成功しています。さらに、子育て女性を対象にした「おしごとコンシェルジュ」サービスの運用も開始し、従業員の幸せにも貢献しています。これにより、採用率や採用プロセスの効率が大幅に改善されました。

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RPO（採用代行）の導入に向いている企業

以下に当てはまる企業はRPOの導入が向いているといえます。社内リソースが不足している、または採用活動の効率化を図りたい企業にとって、導入は有効な選択肢となります。

• • 戦略立案にリソースを割けない企業
  • 応募者受付・面接日程で取りこぼしが発生している企業
  • 採用担当者が不足している企業

戦略立案にリソースを割けない企業

採用戦略の策定に十分な時間や人員を割けない企業は、RPOを活用することで大きな効果を得られます。RPOは採用マーケットに精通した専門家が、要件定義からチャネル選定まで戦略を設計し、長期的な人材確保に向けた体制構築を支援します。これにより、企業は面接や意思決定などのコア業務に集中でき、計画的かつ効率的な採用活動を実現できます。

応募者受付・面接日程調整で取りこぼしが発生している企業

応募受付や面接日程の調整が滞り、候補者対応に支障が出ている場合も、RPOの導入が有効です。応募者管理やスケジュール調整を専門家に委託することで、面接までの期間を短縮し、候補者からの返信率や内定承諾率の向上が期待できます。

採用担当者が不足している企業

採用業務を担当する人材が限られている企業では、日常的な応募対応や書類選考に追われ、重要業務に集中できないことがあります。RPOを利用することで、オペレーション業務を外部に委託しつつ、質の高い採用活動を維持できます。特に中小企業やスタートアップにおいても、限られたリソースで優秀な人材を確保することが可能です。

RPO（採用代行）の導入ステップ

RPOを効果的に導入するためには、自社の課題を整理し、委託範囲を明確にすることが重要です。以下のステップで進めると、スムーズに導入できます。

• 1. 自社課題の整理・KPIの確認
  2. 委託範囲の決定
  3. 委託先の選定・契約
  4. 業務開始・進捗確認

1．自社課題の整理・KPIの確認

まず、自社の採用課題を明確にします。例えば「応募者数が目標に達していない」「内定受諾率が低い」「採用までの期間が長い」といった問題です。これらの課題をKPIに落とし込み、どの業務を委託すべきかを検討します。

以下は、一般的な採用プロセスにおける、成果指標（KPI）例です。

このように一連の採用フローをKPIツリーに落とし込むことで採用のボトルネックを浮き彫りにすることができます。

例えば、面接突破率に対する「応募数」が十分でない場合は、採用活動を強化する必要があります。一方で「応募数」は確保できているものの「内定受諾率」が低迷している場合は、採用決定までのフローを通して企業の魅力を候補者に伝えてきれていないか、企業に対するイメージと現実の乖離が生じている可能性があるでしょう。

2．委託範囲の決定

RPOに任せる業務と自社で行う業務を事前に明確にします。採用計画の立案から応募者対応、面接準備、内定～入社対応まで幅広く委託可能ですが、重要な意思決定や方針は自社で保持することが大切です。委託範囲を整理することで、業務の抜け漏れや重複を防ぎます。

3. 委託先の選定・契約

業務範囲が決まったら、代行業者の選定に移ります。累計導入社数、得意領域、安定性、専門知識の有無などを確認し、自社の採用課題に合致した企業を選びます。契約では、委託業務の範囲や成果物の内容、進捗報告の方法などを明確に取り決めましょう。

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4．業務開始・進捗確認

実際に採用業務を委託したら、定期的に進捗を確認します。応募者の状況や選考フローが計画通りに進んでいるか、課題が生じていないかをこまめに共有することが重要です。双方の認識にズレがあると採用機会の損失につながるため、適宜調整を行います。

RPO（採用代行）を導入する際のポイント

RPOの導入ポイントは、以下の3点です。

• • 委託目的を明確にする
  • 委託先に任せきりにしない
  • 認可・契約条件を確認する

委託目的を明確にする

RPO導入の本質は、単なる業務の外部化ではなく、自社の採用課題を解決し、成果を最大化することにあります。そのため、どの課題に対してRPOを活用するのかを明確に整理し、導入範囲を定めることが重要です。目的が不明確なまま導入すると、業務の重複や抜け漏れが発生し、投資対効果が低下するリスクがあります。

委託先に任せきりにしない

委託先に業務を任せきりになってしまうことで、自社内にノウハウが蓄積しづらくなったり、人材が育ちにくくなったりしてしまうことが、RPOでの課題としてよくあげられます。

そのような事態を防ぐためにも、必ず自社の担当者を置き、委託先の業務を管理しましょう。委託内容についての擦り合わせやフィードバックを定期的に行うことで、自社にノウハウを蓄積していくことができます。また、将来的に自社内で自走していくことを意識しておきましょう。

代行業者の選定を行う

RPOは労働者募集を第三者に委託するサービスであり、事前に必要な許可を取得しているか確認することが不可欠です。また契約時には、委託業務の範囲、報告方法、責任分担などを明確に取り決めることで、トラブルを未然に防ぎ、スムーズな運用が可能となります。法令遵守と契約内容の精査が安全な導入のポイントです。

まとめ

RPO（採用代行）を活用すれば、採用業務の負担を減らしながら、専門家の知見を取り入れて採用成果を高めることができます。

導入の際は、自社の課題を整理し、委託範囲を明確にして業者とこまめにすり合わせることがポイントです。こうすることで、採用スピードや応募者の質が向上し、同時に自社内にもノウハウが蓄積されます。

まずは自社の現状整理から始めてみましょう。

よくあるご質問

Q1.RPOとは？

A1.RPOとは、「Recruitment Process Outsourcing（リクルートメント・プロセス・アウトソーシング）」の略称で、企業の採用活動の一部もしくは全てを外部企業に委託することを指します。
>>RPO（採用代行）とは

Q2.RPOはどのような採用業務を委託できる？

A2.採用計画の立案からスカウトメールの作成・管理、インターンシップや説明会の開催、応募者との面接、内定者との連絡や各種調整などさまざまな採用業務を委託可能です。
>>RPO（採用代行）に委託できる業務例

Q3.RPO導入時の注意点は？

A3.自社が抱える採用課題に基づいて、導入範囲を決めることが重要です。採用活動にかけるリソースの拡大だけを目的とするのではなく、定型的な業務を委託し、自社では何に注力していくかを明確にしましょう。

>>導入範囲は採用KPIに基づいて決定する