総務部門の業務効率化を実現する方法とは?手順や事例も紹介

業務改革(BPR) 総務

総務部門は業務範囲が広く、担当者は多くの知識や社内調整を必要とします。そのため「業務が属人化しやすい」「社内外の問い合わせにより業務がストップする」など、業務改善の課題を抱えているケースが少なくありません。

本記事では、総務部門を取り巻く課題を見ていくとともに、具体的な解決策や業務効率化へのプロセスについて解説します。

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目次

企業における総務の役割とは

総務とは、会社組織の全体を円滑に動かすために、事務や管理業務をはじめ、さまざまな業務を担う部署・部門です。担当する業務は、企業によって異なりますが、一般的には下記の業務が中心になります。

    • 対外的・社内の窓口業務
    • 備品管理
    • 社内管理
    • イベントの企画・運営

また中小・ベンチャー企業では、従業員の社会保険の加入手続きや異動に関する手続きなど、人事や労務の仕事も含んだバックオフィス全般を担当していることもあります。

関連記事「バックオフィス業務で抱えがちな課題と効率化する3つの方法」を見る

総務を取り巻く課題

総務が抱えがちな課題として、下記の3つがあります。

    1. 業務範囲が広くスケジュール管理が難しい
    2. 業務が属人化しやすい
    3. 人手不足が深刻化している

1.業務範囲が広く、スケジュール管理が難しい

総務は組織全体に関わる業務を幅広く担当しており、経理や人事といった部門に分類されない仕事が総務の担当になるケースは多くあります。

「困ったら総務」といった立ち位置になりやすいことから、急ぎの対応を求められることもあり、スケジュール管理が難しいという課題を抱えがちです。

2.業務が属人化しやすい

総務は、さまざまなタスクが突発的に生じることや企業独自のルールも多いことから、業務の属人化が起こりやすい部署でもあります。そのため「担当者の離職によって業務がストップしてしまう」「長時間労働が発生してしまう」といった事態が発生してしまいます。

マニュアルがあればよいものの、担当者がタスクに追われていると記録を残しておく余裕がないこともあるでしょう。

3.人手不足が深刻化している

日本では、少子高齢化に伴い生産年齢人口が減少し、総務に限らず人材獲得競争が激化しています。


総務を取り巻く課題

特に総務部門は業務量が多い反面、直接的に利益をもたらす部署ではないため、人員を割く意思決定が難しく、少数の業務遂行を余儀なくされるケースも少なくありません。

関連記事「【2022年】人手不足の原因と影響|解消するための3つの対策」を見る

目的別|総務業務の効率化を図る方法と得られるメリット

総務業務の効率化を実現する方法は、目的によって異なります。ここでは、

の2つのケースについて見ていきます。

コア業務の質を向上させたい場合

人材不足の中、日常的に発生する定型業務に時間を取られ、本来戦略的に推進していきたいコア業務に手が回らないといった課題を抱えている場合、いかにして日々の定型業務の負担を減らすかが課題解決の鍵となります。

このような課題の場合は、主に「RPAの導入」「アウトソーシングの活用」が有効と考えられます。

RPAとは

ロボティック・プロセス・オートメーション(Robotic Process Automation)の略で、AIや機械学習・ルールエンジン等の技術を活用し、従来人的に行っていた業務を自動化するツールや仕組みのこと

関連記事「RPAとは?メリットや導入時の準備、注意点を徹底解説」を見る

例えば、備品管理や経費精算のような繰り返しの業務においては、人的に行うよりも大幅に工数の短縮を期待できます。また、データの打ち間違いや計算ミスといったヒューマンエラーを減らすことにも繋がり、業務品質が向上するといったメリットもあります。

一方でアウトソーシングを活用する場合は、ノンコア業務をアウトソーシングすることで、自社の従業員をコア業務に専念させる環境を作ることができます

関連記事「総務アウトソーシングのメリットと導入前の注意点」を見る

会社全体の業務を効率化したい場合

会社全体の業務効率を図る場合は、「業務のペーパーレス化」「チャットボットなどのITツールの導入」が有効です。

・業務のペーパーレス化
ペーパーレス化は、多くの企業で導入が進んでいますが、一部の書類作成に紙が用いられている・稟議承認のための書類の受け渡しや押印といった業務が残っているといったケースも考えられます。

2022年1月に「電子帳簿保存法」が改正されたことにより、

 ・帳簿類・・・仕訳帳や売上帳など
 ・決算関係書類・・・損益計算書や貸借対照表など
 ・各種書類・・・契約書や領収書、見積書、請求書など

といった、これまで紙ベースで保存していた各種帳簿や書類を、電子データとして保存することが可能となりました。つまり、国としてもペーパーレス化を推進しており、企業も率先して取り組むべき内容ともいえます。

全社でペーパーレス化を推進することで、書類を印刷する手間や稟議承認の作業、書類を管理・検索する工数の削減が期待できます

・チャットボットなどのITツールの導入
ITツールの導入も有効です。例えば、今までは来客時に受付担当が一人ずつ対応していたものを、受付システムを導入することで、受付担当を介することなく、直接用事がある従業員を呼び出すことができれば、コストの削減に繋がります。

また、社内の問い合わせに対してもチャットボットなどのツールを活用し、自動で回答する仕組みを作ることで、総務担当者が問い合わせのたびに業務を止める必要がなくなり、コア業務に集中できるようになります。

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総務業務を効率化するためのプロセス

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ここからは、実際に総務を効率化するための4つの手順について具体的に解説します。

    1. 現状分析、課題整理
    2. 具体的な解決策の検討
    3. 実行
    4. 効果測定、見直し

1.現状分析、課題整理

まずは、総務部門が抱えている課題点を把握します。

チェックする際のポイント例

・担当者がどのような業務を日々行っているのか
・手が回っていない業務はどれだけあるのか
・必要のない業務を行っていないか
・他部署と業務内容が重複・類似していないか など

一連のフローを洗い出した上で、課題点を全て挙げ、解決すべき課題点の優先度を定めていきます。

2.具体的な解決策の検討

洗い出した課題点について、具体的な解決策を検討していきます。この際、抱えている課題やコスト面を加味しながら最適な手立てを選択しましょう。

解決策の一例

アウトソーシングを活用する
・ITツールを導入する など

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3.実行

実行のプロセスにおいては、優先度の高い課題、かつ効果が出やすい施策から進めていくことをおすすめします。小さな改革を進め、結果を出すことで、より大きな規模感の改革を全社的に進めていく自信に繋がります。

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4.効果測定、見直し

施策を実行して終わりではなく、必ず効果測定をすることが大切です。例えば、社内向けの問い合わせ対応のためにITツールを導入したとしても、社内で周知されていないと、かえって問い合わせが増えてしまう・社内業務の遂行を妨げてしまうといったことが起こりかねません。

施策の実行の結果、課題としていた点、例えば総務担当者がコア業務に注力する時間が増えたのかといった点を定量的・定性的にモニタリングしましょう。課題が解決されていない場合、またより改善が見込まれる場合には、更なる施策を実行し、再度検証作業を行います。

このように企業が抱えている課題を解決するために、業務効率化や社内の環境整備など能動的に取り組む総務部門の在り方は「戦略総務」と呼ばれ、注目されています。

関連記事「【事例あり】戦略総務とは?”攻めの総務”に求められる役割」を見る

総務部門の効率化を実現した事例

総務部門の業務効率化を実現し、課題解決に導いた事例をご紹介します。

アウトソーシングを活用し、業務負荷軽減・効率化

従業員規模100〜500人の原料メーカーA社では、事業の拡大に伴い、総務部門の業務量が増加傾向にあり、従業員をコア業務に集中させたいが、日々の定型業務に追われているという状況に陥っていました。

また、グループ会社4社とともに本社移転が決定したため、グループ各社の業務を整理し最適化する必要がありました。

そこでパーソルテンプスタッフでは、新オフィスにアウトソーシングを活用した「総務ルーム」を設置することによって、ワンストップで総務業務が遂行できる仕組みを提案しました。来客や取引先の対応、代表電話、庶務業務などあらゆる総務の業務をトータルでアウトソーシングすることによって、従業員が日常的に発生する定型業務に追われることなく、コア業務に専念できる環境を構築しました。

同時に、グループ会社の業務の可視化を実施。各社で類似した業務、重複した業務を洗い出し、本社総務に一元化するため、業務ルールやフロー、外部ベンダーとの連絡方法の変更を提案しました。また、グループ会社の業務引き継ぎに伴い、マニュアルを作成。来客対応や社員からの問合せ対応の業務品質を安定させるために、アウトソーシングスタッフの業務を固定化するといった仕組みを導入しました。

結果、本社およびグループ4社の総務業務を集約・効率化を実現しました。

【参照】パーソルテンプスタッフ株式会社「総務事務アウトソーシング|原料メーカー様の事例

まとめ

本記事では、総務部門における業務効率化をテーマに、総務部門が抱えている問題点や目的別にみる解決方法、具体的な改革プロセスについて解説しました。

総務の改革を進めていく際には、どのような課題を抱えているのかといった現状把握や課題整理をするとともに、改革の目的によって最適な解決策を選択することが大切です。また、施策を実行するだけではなく、効果検証の仕組みを作りPDCAサイクルを回しましょう。

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