要員計画とは?策定のステップや効率的に運用するためのポイントを解説

人材・組織 人事

経営を取り巻く環境の変化が激しい現代において、企業の重要な経営資源の一つである「ヒト」を人材をいかに活用するかは、企業の成長を大きく左右します。そこで注目したいのが、「要員計画」です。

要員計画とは、人材採用や人材配置・異動といった人員に関わる計画を指します。要員計画を正しく策定することで、合理的な採用活動や適材適所への人員配置、中長期的な人材育成などに役立てることができます。

本記事では、要員計画とは何か、といった基礎知識から、具体的に要員計画を策定するためのステップについて解説していきます。

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目次

要員計画とは

要員計画とは、企業が事業計画を遂行するために、必要な人員の採用、配置などを計画することを指します。

要員計画を立案する最大の目的は、あくまでも「事業計画の遂行」です。そのため、事業計画の遂行にあたり「どれだけの人員が必要か」という数量的な観点のみならず、具体的にどのような能力を持った人材が必要なのかといった能力要件の定義や、どのように人材を確保・教育するのかといった具体的なプロセスも要員計画には含まれなければなりません。

要員計画

要因計画の例

・事業計画を遂行するためには、マネジメント人材が10人必要
・即戦力人材を何人採用するのか
・今いる人材をいつまでにどのように育成していくのか
・外部リソースを活用するのか など

なぜ要員計画を立てる必要があるのか

要員計画を立てるメリットは、大きく分けて以下の3つです。

1.合理的な採用計画を立案できる

事業計画に紐づいた要員計画を立てることで、合理的な採用活動の展開へと繋がります。

例えば、「今期5人の離職者が出たから、来期は新たに5人を採用しよう」といった場当たり的な計画でなく、「事業計画を遂行するためには何人を採用すべきなのか」「事業収益と照らし合わせた結果、何人を採用するのが妥当なのか」といった視点で進めていくことで、無駄がなく合理的な採用計画を立案することができます。

2.適材適所への人員配置を可能にする

要員計画を策定するということは、各部署がどのような人材を必要としているか、またどれくらい人員が過不足しているかという点を把握するということです。そのため、現場が求めている人材を適材適所に配置する・人員が不足している部署へ異動させるといった「社内リソースの最適な分配」に役立ちます。

3.中長期的な人材育成計画を立案できる

人材の能力開発・育成は短期間で行えることではありません。要員計画に基づいて、将来的にリーダー人材やマネジメントが何人必要なのかを割り出すことによって、中長期的な人材育成計画を立案することができます。

要因計画を策定するためのステップ

ここからは、要員計画を策定するためのステップについて、注意点とともに解説します。

要因計画策定のステップ

STEP1.現状把握

まずは、現状把握から始めます。具体的には、部署や事業所ごとの在籍人数を確認します。この際、従業員情報(氏名・年齢・役職・部署といった情報)を一元で管理できる「人事管理システム」を用いることで、業務の効率化を図ることができます。

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STEP2.要因調査

続いて、要員調査を実施します。要員調査とは、社内のニーズを把握し、必要な人材のニーズを把握する作業のことです。要員調査には大きく分けて、「ボトムアップ方式」と「トップダウン方式」の2種類があります。

ボトムアップ方式

ボトムアップ方式とは、各部署や事業所の責任者に、現場のニーズをヒアリングすることで必要人員を割り出す方法です。

ヒアリング内容例

・現状での業務量とリソースの過不足
・来期に向けて必要な人数
・いつまでに人員を補充する必要があるのか
・求める人材の具体的なスキルや志向

また、上記で挙げたヒアリング内容の他にも、繁盛期と閑散期の業務量の違いや、本当は注力したいものの手が回っていない業務があるか、といった点もヒアリングすることで、より解像度が高い現場のニーズを把握することができます。

トップダウン方式

一方のトップダウン方式とは、経営層にヒアリングすることで、人件費や採算といった経営的な観点から、必要人員を割り出す方法です。現場のニーズから必要人員を決めるのではなく、かけることができる予算からあらかじめ人員数を決定します。

トップダウン方式で、人員を割り出す際には以下の2つの方程式が利用されます。

トップダウン方式の方程式

  1. 必要人員=(年間売上高 × 付加価値率 × 労働分配率)÷1人当たりの人件費
  2. 必要人員=(目標売上高 × 適正人件費率)÷1人当たりの人件費

 付加価値率:売上高に対する付加価値の割合
 労働分配率:付加価値に占める人件費の割合
 適正人件費率:売上高に占める人件費の割合

    トップダウン方式を用いることで、売上に対して人件費の割合が多く、経営状態の悪化を招くといったことを防ぐことができます。一方で、トップダウン方式のみでは、現場に必要な人材つまり事業成長を支える人員が不足するといったことになりかねません。

    ボトムアップ方式とトップダウン方式はどちらかのみを採用し、要員計画を策定するのではなく、どちらかを基準に要員計画を策定しながらも、もう片方の方式をチェック機能として用いることが大切です。

    例えば、ボトムアップ方式で現場が求めているニーズや人員を把握した後に、トップダウン方式で売上高などと照らし合わせ、現場の声をそのまま採用した際に、人件費が適正になるのかを確認します。

    STEP3:要員の調整

    STEP2で算出した要員の調整を行っていきます。具体的には、算出した要員をどのように補填していくのかという点を考えます。新卒採用を行うのか、中途採用を行うのか、既存の従業員の能力開発を進めるのか、またアウトソーシングをはじめとする外部リソースを活用するのかなどを決めていきます。

    この際に大切なのは、来期の必要人材といった短期的な視点に捉われず、事業計画に基づいて中長期的に視点を重視することです。即戦力が欲しいという理由だけで、中途採用の比率を大きくすると、将来的に会社の中心となる若手人材が不足する・育たなくなるといったデメリットがあります。

    あくまでも事業計画に基づいて将来的な経営目標を達成するためには、どのように要員調整を行うべきなのかといった点を十分に考慮しましょう。

    STEP4:要員計画の策定・運用

    最後に要員計画を策定し、実際に運用していきます。この要員計画をもとに「採用計画」「人材育成計画」を立てていきます。

    要員計画を効果的に運用するために

    img
    立案した計画をもとに具体的な施策を実行し、最終的な事業計画の遂行へと結び付けるためには、要員計画の定期的なモニタリングが必要になってきます。要員計画のモニタリングとは、実際に採用した人材が社内でパフォーマンスを発揮しているのか、育成している人材が求めている能力を取得しているのか、といった点を定点で観測することです。

    もし仮に計画通りにいっていないのであれば、再度要員計画を見直す必要があります。また、離職など想定外の変化が生じることがあります。この際にも、経営計画を基準に要員計画を見直していくことが求められるでしょう。

    要員計画を立てて終わりにせず、計画をもとに施策を実行すること、施策の結果を分析すること、そして要員計画の見直しをスピーディーに繰り返すことが大切です。

    適切な要員計画策定のために検討したいサービス

    最後に、要員計画を策定するために役立つ2つのサービスについて紹介します。

    コンサルティングサービス

    要員計画は、経営戦略・事業計画に基づいて立案されなければいけません。そのため、策定を行う際には、事業理解や経営に対する深い知見が必要になってきます。

    要員計画を誤ると、中長期的に「自社に優秀なタレントが不在になる」「事業を遂行するための人材が不足する」といった問題を招き、市場での優位性を失う要因にもなりかねません。このような事態を回避するためにも、経営・人事領域に深い知見を持った外部コンサルティングサービスを活用するのも一つの手法として考えられます。

    また、「採用にかかる業務量を軽減したい」「そもそも自社の採用ノウハウに自信がない」といったケースでは、採用活動を外部パートナーに委託する「RPO」を活用することも選択肢のひとつです。RPOに関して詳しくは、別記事「RPO(採用代行)とは|導入事例と検討・依頼時の注意点」で解説していますので合わせて参考にしてください。

    タレントマネジメント

    タレントマネジメントとは、従業員が持っているスキルや志向・キャリア計画を把握することによって、適材適所への人員配置や育成・またコンディションの向上へと繋げる手法です。一般的には「タレントマネジメントシステム」と呼ばれるサービスを用いることで、人材データを集約〜可視化し、施策を立案・実行します。

    要員計画において、ただ必要人員を明らかにするだけでなく、従業員の個々の適性を見抜き、パフォーマンスを最大化することが求められます。タレントマネジメントは、人事担当者の経験や勘に加えて、データを活用することで客観的に人事機能を構築することをアシストします。

    タレントマネジメントについて詳しくは別記事、「「タレントマネジメント」で効果的な人材配置と育成を実現する」で解説していますので、合わせて参考にしてください。

    まとめ

    本記事では、要員計画とは何かといった基礎知識から、要員計画を策定する具体的なステップ・運用時の注意点について解説しました。

    要員計画は、来期に必要な人員を明らかにするだけの計画ではありません。事業計画を円滑に進めていくため、また事業目標を達成するために企業の人的リソースをどのように調整していくのかを決める大事な工程です。

    まずは、現場の担当者やマネジメント層へのヒアリングを通して、現状求められている人材を「質」「量」の2つの側面から正しく把握することが求められます。そのうえで、必要な人員を確保するためには、どのような手法を採用するのが適切なのかを中長期的な視点から考えていく必要があるでしょう。

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