人事業務とは
人事業務とは、企業の重要な経営資源の一つ「ヒト」に関する業務全般を指します。給与計算や勤怠管理といった「労務管理」と、採用や育成といった「人事管理」の大きく2つに分類することができます。
また、人事業務は、働き方改革をはじめとする時間外労働時間の上限規制や年5日の有給休暇取得の義務化など、法改正・制度改正時の対応が必要不可欠です。加えて、昨今は新型コロナウイルス感染拡大により、テレワークが急速に進むなど、はたらき方が大きく変化しており、人事業務は今まで以上に複雑化しているといえます。
人事部門の現状
では、人事部門における業務の現状はどのようになっているのでしょうか。
Indeed Japan株式会社が行った「採用担当者の業務実態」に関する調査では、採用以外の業務にも従事している採用担当者が72.4%にのぼることが明らかになりました。さらに、採用フローの中で面接にかけている時間は、採用フロー全体の16.1%しかないことも判明しました。
つまり、採用業務のみに時間を割くことが難しい、重要な面接にかける時間が少なくなってしまっている、といった課題を抱えていることがわかります。
【参照】Indeed Japan株式会社「採用担当者の業務実態」
また、HR総研が実施した「労務管理業務の電子化についての取組み状況」に関するアンケート結果によると、「労務管理業務の課題」について、最も多いあげられたのは「紙で管理している書類が多い」（48%）という回答でした。
【参照】HR総研（ProFuture株式会社）「【ペーパーレスの実態と課題】労務の効率化は紙書類がポイント。テレワークが進む今がデジタル化のチャンス」
人事・労務部門では、採用、育成、異動配置、評価など幅広い業務を行っています。これらの業務は企業経営にとって不可欠ですが、変化の激しい時代で市場優位性を確保するために、変化に対応できるスキルや知識、経験を持つ人材を獲得することが大切です。
人事担当者がより戦略的な業務に時間をかけられるよう、業務の効率化は必須と言えるでしょう。
人事業務を効率化する方法
ここまで人事業務の現状について説明しましたが、次に人事業務を効率化する方法について、具体例を交えつつ解説します。
ITツールの導入
業務内容にあわせてITツールの導入を検討しましょう。
例えば、採用プロセスで行う「応募者の管理」や「面接の日程調整」「応募傾向の分析」といった業務は、採用管理システムの活用が効果的です。システムにより自動化することで、本来時間を割きたい面接や採用戦略の立案といった業務へ時間をかけられるようになるでしょう。
ペーパーレス化の推進
前述のとおり、紙で管理する書類が多いといった課題を解決することで、効率化を図ることができます。
顧客に関する情報を紙ベースで管理していると、社内で情報を共有する際に手間がかかってしまいます。そこで、社内データや情報について、データ化に取り組んでみましょう。ペーパーレス化により、必要な情報が素早く検索できるようになり、情報を探す時間的コストを削減できるでしょう。
また、はたらき方が多様化するいま、データ化することで、場所を選ばず情報を管理することができるようになります。
事例｜株式会社野村総合研究所でのノンペーパーに関する取り組み事例
▼取り組み前の課題
業務上作成する紙資料が机上に山積みとなり、キャビネットも書類で溢れる状態でした。多くの社員が、多量の紙を使用することが日常化しており、使用量についても無頓着になっていました。
▼取り組み
使わない・残さない、ではなく、紙にとらわれないはたらき方の構築により、業務の効率化を図りました。紙で保管する必要のないものは電子化したり、ノートPCを全社員に配布しどこでも仕事が出来るような体制を整えたり、会議資料もプロジェクターやスクリーンを活用したりという変革を実行。結果的に、環境整備だけでなく意識改革にもつながり、紙にとらわれないはたらき方を実現しました。
【参照】総務省「10のワークプレイス改革の取組」
アウトソーシングの活用
勤怠管理や給与計算といった労務管理はアウトソーシングを活用することも一つの手です。
労務管理は人事業務のなかでも工数がかかる作業です。社会保険や税金など、法律関係の専門的な知識を必要とします。また、月末や年度末など多忙な時期が予め決まっていることや、定型化しやすい業務内容でもあることから、コア業務に注力するためにもアウトソーシングに向いている業務と言えます。
人事業務を効率化するための最初のステップ
人事業務を効率化するために、まずは何から取り組んでいくべきなのか、解説します。
業務の洗い出し
業務の効率化を進める際には、業務を洗い出し、現状を把握することからはじめましょう。
・どのような業務を行っているのか
・誰が担当しているのか
・どれくらいの人員を必要としているのか
・所要時間、工数はどの程度か
といった項目について、一つずつ業務の棚卸しを行います。
この際気をつけたいことは、人事部門だけで効率化を進めない ことです。なぜなら人事業務は会社全体にかかわっているため、組織や他部署を巻き込んだ改革になるからです。効率化を進める際には、それぞれの部署ごと、チームごとに業務フローを洗い出す ことが大切です。
効率化すべき業務の検討
業務を見える化し、業務の全体像を把握できたら、どの業務を効率化させるか検討します。
・マニュアル化しやすい
・定型的な業務である
・ある程度決まった頻度で行う必要がある
といった業務は効率化を図りやすいです。一例として、勤怠管理や給与計算があげられます。今までのやり方に固執しすぎず、「削減できる業務はないか？」といった視点で業務プロセスの見直しを図りましょう 。
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人事業務の効率化に役立つツール
最後に、人事業務の効率化に役立つパーソルグループのサービスを紹介します。
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採用管理システム「HITO-Linkリクルーティング」は、新卒・中途のあらゆる採用業務を“自動化・効率化”し、
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HITO-Linkリクルーティングでできること
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→採用戦略や面接といった採用活動に多くの時間を費やすことができる
・内定までのリードタイムを短縮
→採用活動がスピーディーに
・応募者データの蓄積・分析
→採用課題が明確になるため、採用計画見直しの一助にも
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まとめ
人事業務を効率化する方法やステップについて紹介しました。いま一度自社の人事業務を見直し、効率的な業務へと変革していきましょう。
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人材不足の課題に加え、コロナ禍で多様なはたらき方が広まり、企業における生産性向上への意識が高まっています。 健全な成長をめざすためにはこれまでの業務のやり方を見直し、改善を行う必要も出てくるでしょう。
そもそも自分の職場において、現在の業務に課題があるのかないのか、 あるとしたらどんな課題であるのか、明確に把握できているでしょうか。
「現状の業務に、特に問題が起きているわけではない」 「これまでも今のやり方で進められてきた」と感じている場合でも、実は隠れた「ムダ」が存在しているかもしれません。
パーソルグループでは、BPR・業務改善をご検討中の方に、業務改善コンサルティングの現場での事例を基に、 具体的に業務を書き出すステップと業務改善の進め方やコツについて解説した「業務改善コンサルタントが教える、業務整理ノウハウBOOK【業務の見える化チェックシート付き】」を作成いたしました。ぜひ自社の業務改善を進める際にご活用ください。