人事業務の効率化は何から取り組むべき？ツールや事例も紹介
2022年03月03日
2023年06月20日
労働人口減少の影響を受け、慢性的な人材不足が多くの企業で課題となっています。また、2019年4月より順次施行されている「働き方改革関連法」では労働時間の上限や有給取得の義務が定められており、一人当たりの生産性の向上も求められています。
人事・労務部門は、採用・育成・異動配置・評価など幅広い業務を行っており、企業経営に不可欠です。つまり、業種業態を問わず必要となる業務のため、企業全体の効率化を検討する際、必ず見直しておきたいポイントでもあります。
本記事では、人事業務を効率化する方法からステップ、効率化に役立つツールまで紹介します。
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昨今の労働環境の急激な変化によって、人事業務はより複雑化していくことが予測されます。
・リモートワークの導入によって業務が煩雑化した
・日々の業務が忙しく、効率化や改善まで手が回らない
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人事業務とは
人事業務とは、企業の重要な経営資源の一つ「ヒト」に関する業務全般を指します。給与計算や勤怠管理といった「労務管理」と、採用や育成といった「人事管理」の大きく2つに分類することができます。
また、人事業務は、働き方改革をはじめとする時間外労働時間の上限規制や年5日の有給休暇取得の義務化など、法改正・制度改正時の対応が必要不可欠です。加えて、コロナ禍でテレワークが急速に進むなど、はたらき方が大きく変化しており、人事業務は今まで以上に複雑化しているといえます。
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人事部門の現状
では、人事部門における業務の現状はどのようになっているのでしょうか。
Indeed Japanが行った「採用担当者の業務実態」に関する調査では、採用以外の業務にも従事している採用担当者が72.4%にのぼることが明らかになりました。さらに、採用フローの中で面接にかけている時間は、採用フロー全体の16.1%しかないことも判明しました。
つまり、採用業務のみに時間を割くことが難しい、重要な面接にかける時間が少なくなってしまっている、といった課題を抱えていることがわかります。
【参照】Indeed Japan株式会社「採用担当者の業務実態」
また、HR総研が実施した「労務管理業務の電子化についての取組み状況」に関するアンケート結果によると、「労務管理業務の課題」について、最も多いあげられたのは「紙で管理している書類が多い」（48%）という回答でした。
【参照】HR総研（ProFuture株式会社）「【ペーパーレスの実態と課題】労務の効率化は紙書類がポイント。テレワークが進む今がデジタル化のチャンス」
人事・労務部門では、採用、育成、異動配置、評価など幅広い業務を行っています。これらの業務は企業経営にとって不可欠ですが、変化の激しい時代で市場優位性を確保するために、変化に対応できるスキルや知識、経験を持つ人材を獲得することが大切です。
人事担当者がより戦略的な業務に時間をかけられるよう、業務の効率化は必須と言えるでしょう。
関連記事：戦略人事とは｜人事部門に求められること、組織づくりのポイント
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人事業務を効率化する方法
ここまで人事業務の現状について説明しましたが、次に人事業務を効率化する方法について、具体例を交えつつ解説します。
ITツールの導入
業務内容にあわせてITツールの導入を検討しましょう。
例えば、採用プロセスで行う「応募者の管理」や「面接の日程調整」「応募傾向の分析」といった業務は、採用管理システムの活用が効果的です。システムにより自動化することで、本来時間を割きたい面接や採用戦略の立案といった業務へ時間をかけられるようになるでしょう。
関連記事：HRテック（HR Tech）とは？導入方法やメリット【事例】
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ペーパーレス化の推進
前述のとおり、紙で管理する書類が多いといった課題の解決により、効率化を図ることができます。
顧客に関する情報を紙ベースで管理していると、社内で情報を共有する際に手間がかかってしまいます。そこで、社内データや情報について、データ化に取り組んでみましょう。ペーパーレス化により、必要な情報が素早く検索できるようになり、情報を探す時間的コストを削減できるでしょう。
また、はたらき方が多様化するいま、データ化することで、場所を選ばず情報を管理できるようになります。
事例｜株式会社野村総合研究所でのノンペーパーに関する取り組み事例
▼取り組み前の課題
業務上作成する紙資料が机上に山積みとなり、キャビネットも書類で溢れる状態でした。多くの社員が、多量の紙を使用することが日常化しており、使用量についても無頓着になっていました。
▼取り組み
使わない・残さない、ではなく、紙にとらわれないはたらき方の構築により、業務の効率化を図りました。紙で保管する必要のないものは電子化したり、ノートPCを全社員に配布しどこでも仕事が出来るような体制を整えたり、会議資料もプロジェクターやスクリーンを活用したりという変革を実行。結果的に、環境整備だけでなく意識改革にもつながり、紙にとらわれないはたらき方を実現しました。
【参照】総務省「10のワークプレイス改革の取組」
アウトソーシングの活用
勤怠管理や給与計算といった労務管理はアウトソーシングを活用することも一つの手です。
労務管理は人事業務のなかでも工数がかかる作業です。社会保険や税金など、法律関係の専門的な知識を必要とします。また、月末や年度末など多忙な時期が予め決まっていることや、定型化しやすい業務内容でもあることから、コア業務に注力するためにもアウトソーシングに向いている業務と言えます。
関連記事：人事アウトソーシングとは｜期待できる効果や選び方を解説
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人事業務を効率化するための最初のステップ
人事業務を効率化するために、まずは何から取り組んでいくべきなのか、解説します。
業務の洗い出し
業務の効率化を進める際には、業務を洗い出し、現状を把握することからはじめましょう。
・どのような業務を行っているのか
・誰が担当しているのか
・どれくらいの人員を必要としているのか
・所要時間、工数はどの程度か
といった項目について、一つずつ業務の棚卸しを行います。
この際気をつけたいことは、人事部門だけで効率化を進めない ことです。なぜなら人事業務は会社全体にかかわっているため、組織や他部署を巻き込んだ改革になるからです。効率化を進める際には、それぞれの部署ごと、チームごとに業務フローを洗い出すことが大切です。
業務の洗い出し・現状把握を進める際には、業務整理ノウハウBOOKをご活用ください。
効率化すべき業務の検討
業務を見える化し、業務の全体像を把握できたら、どの業務を効率化させるか検討します。
・マニュアル化しやすい
・定型的な業務である
・ある程度決まった頻度で行う必要がある
といった業務は効率化を図りやすいです。一例として、勤怠管理や給与計算があげられます。今までのやり方に固執しすぎず、「削減できる業務はないか？」といった視点で業務プロセスの見直しを図りましょう 。
人事業務の効率化に役立つツール
最後に、人事業務の効率化に役立つパーソルグループのサービスを紹介します。
採用管理システム「HITO-Linkリクルーティング」
採用管理システム「HITO-Linkリクルーティング」は、新卒・中途のあらゆる採用業務を“自動化・効率化”し、
『オペレーション業務の削減』＆『採用スピードの向上』を実現します。
HITO-Linkリクルーティングでできること
・応募者との日程調整や連絡、社内調整といった膨大なオペレーション業務を自動化
→採用戦略や面接といった採用活動に多くの時間を費やすことができる
・内定までのリードタイムを短縮
→採用活動がスピーディーに
・応募者データの蓄積・分析
→採用課題が明確になるため、採用計画見直しの一助にも
労務管理ツール「MITERAS（ミテラス）仕事可視化」
「MITERAS（ミテラス）仕事可視化」は、「労働時間の乖離把握」と「仕事実態の可視化」、2つの機能で労務の見える化を実現するツールです。長時間労働やサービス残業といった労務リスクの発生を低減させ、テレワークを安心して推奨できる環境づくりに寄与します。
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まとめ
人事業務を効率化する方法やステップについて紹介しました。いま一度自社の人事業務を見直し、効率的な業務へと変革していきましょう。
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