シェアードサービスとは？失敗しない導入のポイントをわかりやすく解説

シェアードサービスの主な活用メリット

シェアードサービスを導入・活用することで得られる主なメリットは、4つ挙げられます。

1. 1. 組織全体のガバナンスを強化できる
   2. 社内の人的リソースを有効活用できる
   3. ナレッジの共有と蓄積により、業務品質が向上する
   4. コストの削減につながる

1．組織全体のガバナンスを強化できる

シェアードサービスは各企業でバラバラに行われていた経営管理が一括されるため、ガバナンスの強化を図ることができます。

企業におけるガバナンス（＝コーポレートガバナンス）とは、健全な企業経営を行うための管理体制のことです。シェアードサービス導入によりグループの各企業に重複していた部門を集中し管理することで、不正が起こりにくい環境ができ、結果的に企業の社会的信頼・価値の上昇につながります。 

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2．社内の人的リソースを有効活用できる

シェアードサービスを活用すると、業務量を平準化できるため、人的リソースを有効活用できます。

経理部門を例に説明しましょう。経理業務の繁忙には波があり、締め日前や決算前は特に担当者の業務量がピークに達します。人数をピーク時に合わせるとコストがかかりますし、通常期には人員が余ってしまうことも考えられます。

そこで、シェアードサービスを導入し、グループA社の締め日を20日、グループB社の締め日を月末に設定するなど、締め日をずらすことで、ピークを平準化しつつ社内の人的リソースを最小限におさえることができます。 

3．ナレッジの共有と蓄積により、業務品質が向上する

シェアードサービスでは、グループ内の各企業で行われてきた間接業務を1カ所に集約するため、業務の専門性が高まり、業務品質の向上が見込めます。また、各企業での経験やノウハウを共有できるため、グループ全体の経営力強化も期待できるでしょう。 

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4．コスト削減につながる

人的リソースの有効活用や業務品質向上により、生産性が高まると、残業の削減が見込めます。結果的にコスト削減効果も期待できるでしょう。

グループごとに行っていた採用や教育も、1カ所に集約されることで管理コストの削減につながります。

シェアードサービスのデメリット

シェアードサービスはさまざまなメリットがある一方で、デメリットが主に2点あります。対策とあわせて解説します。

• • 運用開始までにコストや時間がかかる
  • 社内に担当者がいないため、連携が難しくなる

運用開始までにコストや時間がかかる

シェアードサービスを導入するにあたり、グループ企業内で利用していた管理方法の標準化や独自で運用していた業務システムなどを共通化する必要があります。

運用開始に向け、各会社で行っていた業務フローを洗い出し、統一化する一連のプロセスには膨大な労力と時間がかかります。さらに管理システムの導入費用や開発費などは高額になる場合があるので、あらかじめ緻密な資金計画を立てておく必要があるでしょう。

社内に担当者がいないため、連携が難しくなる

シェアードサービスを導入すると、各部署の専門知識を持った社員が社外に集約されるため、自社内に専門家がいなくなってしまいます。したがって、イレギュラーな問題が起こった際、対応までに時間がかかる可能性があります。

事前に情報連携の見直しや新しい業務フローを作成・周知しておく必要があります。 

シェアードサービスの導入ポイント｜見極めとプロセス

ここからは、シェアードサービスの導入を検討する際のポイントについてプロセスを追ってお伝えします。

1. 1. 社内課題の把握
   2. 導入部署の選定
   3. システムの見直し・調整

1．社内課題の把握

シェアードサービスの導入検討時は、まず社内課題を把握することからはじめましょう。

• • どういったシステムで業務を行っているか
  • ピーク期はいつ頃か
  • 誰が、どの作業にどの程度の時間をかけているのか
  • 業務課題はなにか

など、自社の現状を整理するとよいでしょう。

初手の組織分析・業務量調査を怠らないことで、本質的に解決すべき課題と、シェアードサービス導入により達成すべき事業成果が明確になります。

また場合によっては、シェアードサービスではなく、BPOが選択肢に挙がったり、そもそも導入が不要と判断に至ったりすることもあるかもしれません。そのような見極めをするためにも、社内課題の把握を丁寧に行うことで、目的をはっきりさせることが大切です。

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2．導入部署の選定

社内課題が把握できたら、次は導入部署を選定しましょう。これまで各企業のルールに基づいて行われていた間接業務を、1カ所に集約していくことになります。どの部署なら業務プロセスを標準化・集約できるか、といった見極めが大切です。

シェアードサービスの対象となる部署は主に以下の通りです。

また、すでにシェアードサービスを導入した企業が、どのようなプロセスで導入・運用していったのか、事例を見ることでよりイメージがもてるでしょう。

3．システムの見直し・調整

シェアードサービスの導入前は、各企業・部門で異なるシステムやツールが利用されているでしょう。委託する業務を効率よく遂行するためにも、現行のシステムを見直す必要があります。

システムを見直す際は、事前に分析・把握した社内課題を解決するためにどのシステムを利用するのが最適かという視点で比較することがポイントです。

また、各社のシステムは他の業務と関わっていることもあります。システム担当者との調整も欠かさず行い、混乱が生じないようにしましょう。 

シェアードサービス部門は本社に置くか？子会社に置くか？

シェアードサービスの導入検討やシステムの見直しと同時に、担当部署を本社の配下に集約するのか、子会社として独立させて集約するかも考えなくてはならないポイントです。

それぞれに良し悪しがありますので慎重に決定しましょう。

本社に置く場合

本社に置く大きなメリットは、サービス導入が容易であることでしょう。各部門から一部業務のみを切り離す形で、大規模な組織変更を伴わないため、従業員の混乱も最小限に抑えることができます。

一方で、従来の業務プロセスやシステムが踏襲されてしまうと、業務工数やシステムの課題解決のためにシェアードサービスを導入したにも関わらず、従来のやり方に囚われすぎてしまい大幅な組織改革に踏み切れないといったリスクもあります。

シェアードサービス該当部門を本社に置く際には、期待する効果や導入の目的をはっきりさせ、既存の業務を集約するだけとならないように留意すると良いでしょう。

子会社として独立させる場合

子会社として独立させるメリットは、子会社化することで別法人となるため、シェアードサービスそのものの売上・コストが明確になり管理しやすくなることです。また、独立した企業としての利益獲得を目指すため、シェアードサービス自体の業績を評価することができます。

しかし、本社に置く場合と異なり、子会社化は大規模な組織変更を伴います。プロセスや組織、システムを一から構築できる反面、システムやデータ統合に必要な初期コストがかかったり現場が混乱してしまったりと導入が容易ではありません。シェアードサービスの導入は長期的な取り組みであることを踏まえて臨む必要があります。

シェアードサービスは業務効率化を目的としたソリューションの一つ

ここまでシェアードサービスについて説明してきましたが、シェアードサービスはあくまでも業務効率化を主な目的とした解決策の一つです。つまり「間接部門の集約」がゴールではなく、集約することでどのように経営課題が解決されたのかが極めて重要です。

そこで初めてシェアードサービスを検討する際は、自社課題解決に向けた他のアプローチとして、他社に業務を委託する「アウトソーシング」や、先に説明した「BPO」も視野に入れておくとよいでしょう。

まとめ

シェアードサービスを活用すると、業務の効率化や品質向上、コストの削減などが期待できます。サービス導入までに現行業務を可視化したり、業務の課題を抽出・整理、サービス導入後も継続的な改善を行ったり、実際には長期にわたる改革が必要にありますが、最終的に享受できるメリットは大きいと考えられます。

ぜひこの機会に、シェアードサービス導入について検討してみてはいかがでしょうか。