【お役立ち資料】業務効率化につながる!業務整理ノウハウBOOK
働き方改革、人材不足が加速する中、生産性向上への意識が高まっています。テレワークなど多様なはたらき方の導入も求められるようになった今、自社の業務課題は把握できているでしょうか?
BPRや業務改善をご検討中の方に向けて、これまでパーソルグループが業務改善コンサルティングの現場で培ったノウハウを基に作成した『業務整理ノウハウBOOK』をお届けします。
改善アラートチェックリストや、具体的な業務整理のステップ、改善の進め方やコツについて解説していますので、ぜひお役立てください。
シェアードサービスとは
シェアードサービスとは、複数のグループ企業からなる企業が、間接部門の業務を1カ所に集約させる企業改革のことを言います。
シェアードサービスの対象となる業務は「財務・経理」「総務・人事」「情報システム」「物流」「法務」「監査」と多岐にわたります。
一般的に、これらの業務はどの企業でも実務内容に大きな違いがありません。そのため、業務プロセスやシステムを標準化して1カ所に集約することで、グループ企業全体の業務効率化やコスト削減を図ることができます。
BPOとの違いは?
シェアードサービスと似た言葉に、「BPO」という用語があります。BPOとは「Business Process Outsourcing」の略称で、企業の業務プロセスを一括して外部に委託するアウトソーシングの一種の形態です。
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シェアードサービス |
BPO |
内容 |
グループ企業内の間接業務を、社内で1カ所に集約させること |
企業の業務プロセスを、一括して外部に委託すること |
委託先 |
企業内 |
外部企業 |
主な目的 |
業務の効率化、コスト削減 |
企業の生産性向上や、従業員の負担軽減を図るという目的はシェアードサービスと同じですが、シェアードサービスは社内で1カ所に集約するのに対し、BPOは外部委託するという点で異なっています。
【関連記事】BPOとは?アウトソーシングとの違い・対象業務や導入事例
シェアードサービスのメリット
シェアードサービスを導入・活用することで得られる主なメリットは、4つ挙げられます。
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- 組織全体のガバナンスを強化できる
- 社内の人的リソースを有効活用できる
- ナレッジの共有と蓄積により、業務品質が向上する
- コストの削減につながる
1.組織全体のガバナンスを強化できる
シェアードサービスは各企業でバラバラに行われていた経営管理が一括されるため、ガバナンスの強化を図ることができます。
企業におけるガバナンス(=コーポレートガバナンス)とは、健全な企業経営を行うための管理体制のことです。シェアードサービス導入によりグループの各企業に重複していた部門を集中し管理することで、不正が起こりにくい環境ができ、結果的に企業の社会的信頼・価値の上昇につながります。
【関連記事】ガバナンスとは?意味や強化するための施策、事例を解説
2.社内の人的リソースを有効活用できる
シェアードサービスを活用すると、業務量を平準化できるため、人的リソースを有効活用できます。
経理部門を例に説明しましょう。経理業務の繁忙には波があり、締め日前や決算前は特に担当者の業務量がピークに達します。人数をピーク時に合わせるとコストがかかりますし、通常期には人員が余ってしまうことも考えられます。
そこで、シェアードサービスを導入し、グループA社の締め日を20日、グループB社の締め日を月末に設定するなど、締め日をずらすことで、ピークを平準化しつつ社内の人的リソースを最小限におさえることができます。
3.ナレッジの共有と蓄積により、業務品質が向上する
シェアードサービスでは、グループ内の各企業で行われてきた間接業務を1カ所に集約するため、業務の専門性が高まり、業務品質の向上が見込めます。また、各企業での経験やノウハウを共有できるため、グループ全体の経営力強化も期待できるでしょう。
【関連記事】ナレッジマネジメントとは?意義や手法・導入方法【事例あり】
4.コスト削減につながる
人的リソースの有効活用や業務品質向上により、生産性が高まると、残業の削減が見込めます。結果的にコスト削減効果も期待できるでしょう。
グループごとに行っていた採用や教育も、1カ所に集約されることで管理コストの削減につながります。
【関連記事】コスト削減とは?削減アイデアと成功事例・NG例を解説
シェアードサービスのデメリット
シェアードサービスはさまざまなメリットがある一方で、デメリットが主に2点あります。対策とあわせて解説します。
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- 運用開始までにコストや時間がかかる
- 社内に担当者がいないため、連携が難しくなる
運用開始までにコストや時間がかかる
シェアードサービスを導入するにあたり、グループ企業内で利用していた管理方法の標準化や独自で運用していた業務システムなどを共通化する必要があります。
運用開始に向け、各会社で行っていた業務フローを洗い出し、統一化する一連のプロセスには膨大な労力と時間がかかります。さらに管理システムの導入費用や開発費などは高額になる場合があるので、あらかじめ緻密な資金計画を立てておく必要があるでしょう。
社内に担当者がいないため、連携が難しくなる
シェアードサービスを導入すると、各部署の専門知識を持った社員が社外に集約されるため、自社内に専門家がいなくなってしまいます。したがって、イレギュラーな問題が起こった際、対応までに時間がかかる可能性があります。
事前に情報連携の見直しや新しい業務フローを作成・周知しておく必要があります。
シェアードサービスの導入ポイント|見極めとプロセス
ここからは、シェアードサービスの導入を検討する際のポイントについてプロセスを追ってお伝えします。
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- 社内課題の把握
- 導入部署の選定
- システムの見直し・調整
1.社内課題の把握
シェアードサービスの導入検討時は、まず社内課題を把握することからはじめましょう。
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- どういったシステムで業務を行っているか
- ピーク期はいつ頃か
- 誰が、どの作業にどの程度の時間をかけているのか
- 業務課題はなにか
など、自社の現状を整理するとよいでしょう。
初手の組織分析・業務量調査を怠らないことで、本質的に解決すべき課題と、シェアードサービス導入により達成すべき事業成果が明確になります。
また場合によっては、シェアードサービスではなく、BPOが選択肢に挙がったり、そもそも導入が不要と判断に至ったりすることもあるかもしれません。そのような見極めをするためにも、社内課題の把握を丁寧に行うことで、目的をはっきりさせることが大切です。
【関連記事】業務改善とは?進め方と具体例・成功ポイントを解説
【お役立ち資料】業務課題が明確になる、業務整理の方法とは?
自社の現状を整理すべく、業務課題を把握する際、どのように業務整理をすべきかわからない方も多いのではないでしょうか?
そのような課題をお持ちの方は、パーソルグループの業務改善コンサルタントが監修した、業務整理ノウハウBOOKをぜひご活用ください。
2.導入部署の選定
社内課題が把握できたら、次は導入部署を選定しましょう。これまで各企業のルールに基づいて行われていた間接業務を、1カ所に集約していくことになります。どの部署なら業務プロセスを標準化・集約できるか、といった見極めが大切です。
シェアードサービスの対象となる部署は主に以下の通りです。
部門 |
業務内容 |
財務・経理 |
一般会計業務、旅費・経費精算業務 |
人事・総務 |
採用業務、福利厚生業務 |
情報システム |
ヘルプデスク |
物流 |
備品等の受発注業務 |
また、すでにシェアードサービスを導入した企業が、どのようなプロセスで導入・運用していったのか、事例を見ることでよりイメージがもてるでしょう。
3.システムの見直し・調整
シェアードサービスの導入前は、各企業・部門で異なるシステムやツールが利用されているでしょう。委託する業務を効率よく遂行するためにも、現行のシステムを見直す必要があります。
システムを見直す際は、事前に分析・把握した社内課題を解決するためにどのシステムを利用するのが最適かという視点で比較することがポイントです。
また、各社のシステムは他の業務と関わっていることもあります。システム担当者との調整も欠かさず行い、混乱が生じないようにしましょう。
シェアードサービス部門は本社に置くか?子会社に置くか?
シェアードサービスの導入検討やシステムの見直しと同時に、担当部署を本社の配下に集約するのか、子会社として独立させて集約するかも考えなくてはならないポイントです。
それぞれに良し悪しがありますので慎重に決定しましょう。
本社に置く場合
本社に置く大きなメリットは、サービス導入が容易であることでしょう。各部門から一部業務のみを切り離す形で、大規模な組織変更を伴わないため、従業員の混乱も最小限に抑えることができます。
一方で、従来の業務プロセスやシステムが踏襲されてしまうと、業務工数やシステムの課題解決のためにシェアードサービスを導入したにも関わらず、従来のやり方に囚われすぎてしまい大幅な組織改革に踏み切れないといったリスクもあります。
シェアードサービス該当部門を本社に置く際には、期待する効果や導入の目的をはっきりさせ、既存の業務を集約するだけとならないように留意すると良いでしょう。
子会社として独立させる場合
子会社として独立させるメリットは、子会社化することで別法人となるため、シェアードサービスそのものの売上・コストが明確になり管理しやすくなることです。また、独立した企業としての利益獲得を目指すため、シェアードサービス自体の業績を評価することができます。
しかし、本社に置く場合と異なり、子会社化は大規模な組織変更を伴います。プロセスや組織、システムを一から構築できる反面、システムやデータ統合に必要な初期コストがかかったり現場が混乱してしまったりと導入が容易ではありません。シェアードサービスの導入は長期的な取り組みであることを踏まえて臨む必要があります。
シェアードサービスは業務効率化を目的としたソリューションの一つ
ここまでシェアードサービスについて説明してきましたが、シェアードサービスはあくまでも業務効率化を主な目的とした解決策の一つです。つまり「間接部門の集約」がゴールではなく、集約することでどのように経営課題が解決されたのかが極めて重要です。
そこで初めてシェアードサービスを検討する際は、自社課題解決に向けた他のアプローチとして、他社に業務を委託するアウトソーシングや、先に説明したBPOも視野に入れておくとよいでしょう。
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なお、アウトソーシングやBPOは、従来自社で補っていた人的リソースを他社で補うことができ、生産性向上に繋がる一方で、自社にナレッジが蓄積されず業務担当者が育たないリスクもあるため、慎重に検討しましょう。本当に該当業務を委託してよいか、自社の目的を明確にし、どのような効果を期待するかの共通認識をBPO会社との間で持っておくとよいでしょう。
【お役立ち資料】アウトソーシングの成功事例と導入後の効果
人材不足の解消を図るべく、アウトソーシングを取り入れる企業も増えています。本資料では、総務・経理・営業など、業務ごとにアウトソーシングの成功事例を紹介しています。導入すべきか悩む方は、ぜひご覧ください。
まとめ
シェアードサービスを活用すると、業務の効率化や品質向上、コストの削減などが期待できます。サービス導入までに現行業務を可視化したり、業務の課題を抽出・整理、サービス導入後も継続的な改善を行ったり、実際には長期にわたる改革が必要にありますが、最終的に享受できるメリットは大きいと考えられます。
ぜひこの機会に、シェアードサービス導入について検討してみてはいかがでしょうか。
【お役立ち資料】業務効率化につながる!業務整理ノウハウBOOK
働き方改革、人材不足が加速する中、生産性向上への意識が高まっています。テレワークなど多様なはたらき方の導入も求められるようになった今、自社の業務課題は把握できているでしょうか?
BPRや業務改善をご検討中の方に向けて、これまでパーソルグループが業務改善コンサルティングの現場で培ったノウハウを基に作成した『業務整理ノウハウBOOK』をお届けします。
改善アラートチェックリストや、具体的な業務整理のステップ、改善の進め方やコツについて解説していますので、ぜひお役立てください。
よくあるご質問
Q1.シェアードサービスとは?
A1.シェアードサービスとは、複数のグループ企業からなる企業が、間接部門の業務を1カ所に集約させる企業改革のことです。財務・経理、総務・人事、情報システムといった、一般に企業による業務内容の違いが大きくない業務で導入されます。
>>シェアードサービスとは
Q2.シェアードサービスとアウトソーシング(BPO)の違いは?
A2.生産性向上や、従業員の負担軽減を図るという目的は共通していますが、シェアードサービスは社内で1カ所に集約するのに対し、アウトソーシングは外部委託するという点で異なります。
>>BPOとの違いは?