給与計算アウトソーシングとは｜委託前に知りたいポイントを解説

給与計算業務に多くの工数がかかり、生産性が下がっている企業は少なくないでしょう。そこで選択肢となるのが、給与計算のアウトソーシングです。アウトソーシングを活用すると、自社で行っている給与計算などの業務を外部に委託することができます。

本記事では、給与計算のアウトソーシングを検討している企業に向けて、委託可能な業務やアウトソーシングのメリット、アウトソーシング先を選定する際のポイントなどを解説します。

給与計算アウトソーシング（委託）とは

給与計算アウトソーシングとは、企業が自社で行っている給与計算やそれに付随する業務を、専門的なノウハウを持つ外部の業者に委託することです。

例として、以下のような業務が対象となります。

• • 給与・賞与計算
  • 年末調整
  • 住民税の更新
  • 労働・社会保険業務

アウトソーシングの活用によって、これらの業務負担を軽減し、社内のリソースをより付加価値の高い業務に集中させることが可能になります。

給与計算アウトソーシングが注目される背景

近年、企業規模を問わず、業務効率化や品質向上、リスクマネジメントの手段として給与計算アウトソーシングを検討する企業は増えつつあります。その背景には、以下のような要因が挙げられます。

人材不足の深刻化

社会的な少子高齢化に伴う生産年齢人口の減少により、中小企業をはじめとする多くの企業では、管理部門の人材確保が難しくなっているのが現状です。給与計算の実務経験があって業務を任せられる人材が見つからない、あるいは育成に時間がかかるといった課題があります。

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法改正への対応負荷

税制や社会保険制度は頻繁に改正されます。これらの変更点を正確に把握し、遅滞なく給与計算に反映させるには、リアルタイムの情報収集が欠かせません。法改正への対応漏れは追徴課税や延滞金のリスクにもつながるため、担当者の負荷は大きいと言えます。

働き方改革の推進

働き方改革の推進により、企業には限られた時間の中で生産性を向上させることが求められています。給与計算のような定型業務を外部に委託し、従業員がより付加価値の高いコア業務に集中できる環境を整えることは、生産性向上に直結します。

属人化の防止

給与計算はミスが許されない業務です。社内で対応できる人材が限られている場合、担当者が退職したり、長期休暇を取得したりすると業務が滞ってしまうリスクがあります。安定的な業務遂行を支えるには、このような属人化を防止しなければなりません。

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給与計算アウトソーシングで委託できる業務

給与計算アウトソーシングで委託できる業務範囲はアウトソーシング先や契約プランによって異なりますが、一般的には以下のような業務の依頼が可能です。どこまで外部に委託するかは、自社の課題や状況に合わせて検討しましょう。

給与・賞与計算

給与計算における、もっとも基本的な業務です。従業員の勤怠データ（出勤日数、労働時間、残業時間、休暇取得状況など）や人事情報（基本給、手当、扶養家族情報など）をもとに、総支給額、控除額（社会保険料、雇用保険料、所得税、住民税など）、差引支給額、さらには退職金、各種引当金などを計算します。

月々の給与計算だけでなく、賞与計算も委託可能です。計算結果のデータ納品をはじめ、場合によっては振込データの作成まで依頼できるケースもあります。

年末調整

年末調整は、毎月の給与から源泉徴収された所得税と、年間の所得総額に対する本来の所得税額との差額を調整する重要な手続きです。

従業員から提出される扶養控除等申告書、保険料控除申告書といった各種申告書の内容を確認した上で、年間の所得税額を計算し、過不足額を精算します。一般的に、アウトソーシングする場合は源泉徴収票の作成・発行も含まれます。煩雑で専門知識を要するため、アウトソーシングのニーズが高い業務の一つです。

住民税の更新

住民税は前年の所得に基づいて計算され、翌年の6月から徴収が開始されます。毎年、各自治体から送られてくる住民税の決定通知書に基づいて、従業員ごとに毎月の給与から天引きする住民税額（特別徴収税額）を更新し、給与計算システムなどに反映させる必要があります。この更新作業もアウトソーシングすることが可能です。

労働・社会保険業務

従業員の入退社に伴う健康保険、厚生年金保険、雇用保険などの資格取得・喪失手続きや、年に一度の算定基礎届（標準報酬月額の決定）、随時改定（月額変更届）、労働保険の年度更新など、労働保険・社会保険に関連する各種手続きも委託できます。

これらの手続きは提出期限が厳格に定められており、専門知識も必要であるため、アウトソーシングによって正確かつ効率的な対応が可能になります。ただし、社会保険労務士の独占業務にあたる手続きについては、社労士資格を持つ人材に対応してもらえる、あるいは社労士事務所と提携しているアウトソーシング先を選ぶ必要があります。

給与計算をアウトソーシングするメリット

給与計算業務のアウトソーシングによって企業が得られるメリットについて説明します。

人材不足を解消できる

給与計算業務には一定の専門知識が必要となるため、担当者の採用や育成には時間とコストがかかります。アウトソーシングを活用すれば即戦力の専門スタッフに業務を任せられるため、慢性的な人材不足を解消し、担当者の急な退職や休職といったリスクにも対応できます。

制度・法改正などの変化に柔軟に対応できる

税制や社会保険制度は頻繁に改正されるため、その都度正確な情報をキャッチアップし、計算方法やシステム設定を変更する必要があります。

アウトソーシング先は法改正に関する専門知識と最新情報を持っているため、企業側が自ら対応する手間がなく、対応漏れによるリスクも回避できます。常に正確な給与計算が担保される点は大きなメリットと言えるでしょう。

コア業務に集中できる

給与計算は企業の運営に不可欠ですが、直接的な利益を生み出す業務ではありません。この定型的な業務をアウトソーシングすることで、担当者は人事戦略の立案や従業員エンゲージメント向上の取り組みなど、より付加価値の高いコア業務に時間と労力を集中させることができます。

結果的に、組織全体の生産性向上につながります。

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業務品質の向上が期待できる

専門知識を持つスタッフが複数名体制でチェックを行うなど、確立された業務フローを持つアウトソーシング先に委託することで、計算ミスや手続き漏れのリスクを低減し、業務品質の向上と安定化が期待できます。

特定の担当者による属人化を防ぎ、スキルや経験に左右されない、一貫した品質を確保できることがアウトソーシングのメリットと言えます。

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コストを削減できる

自社で給与計算を行う場合、担当者の人件費だけでなく、給与計算ソフトの導入や維持費用、教育コストなどの間接的なコストも発生します。アウトソーシングにかかる費用と比較した結果、トータルコストを削減できる可能性があります。

特に担当者の採用・育成コストや、法改正対応にかかる時間や手間を考慮すると、アウトソーシングの方が経済的であるケースも少なくありません。

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給与計算のアウトソーシングを検討する際の注意点

給与計算のアウトソーシングにはメリットが多い一方で、導入にあたっては以下のような注意すべき点もあります。

自社にノウハウが蓄積されづらい

給与計算業務を完全に外部に委託すると、社内に給与計算に関する知識やノウハウが蓄積されづらくなります。たとえば将来的に内製化を検討する場合や、委託先との連携で問題が生じた場合に、自社で対応できる人材がいないという状況に陥る可能性があるでしょう。

このようなリスクを防ぐには、連携がスムーズな委託先を選んだり、あらかじめ委託を終了する際の流れを確認しておいたりといった対策が考えられます。

委託先をすぐに変更するのは難しい

給与計算業務のアウトソーシングを検討するにあたって、万が一うまくいかなかった場合、別の委託先に変更したり、自社に業務を戻したりする可能性を考えるかもしれません。しかし、実際には別の委託先や自社への切り替えには大きな労力がかかるため、「お試しで使ってみよう」という考えは避けた方が良いでしょう。

そのため、基本的にはアウトソーシングを導入したら中長期的に運用する前提で、適切な委託先を選ぶことが重要です。もしくは年末調整のみの委託から始めるなど、変更に伴う影響が最小限で済む方法を考えることをおすすめします。

急な変更時の対応が困難（タイムラグがある）

給与体系の変更をはじめ、従業員の急な入退社やイレギュラーな手当の支給などが発生した場合、委託先との連携や確認に時間がかかり、迅速な対応が難しいケースが考えられます。

特に締め日間近など、タイトなスケジュールでの対応には限界があることを理解しておく必要があるでしょう。委託先との連携方法や、緊急時の対応フローを事前に確認しておくことが重要です。

費用対効果を得られない可能性がある

せっかく給与計算業務をアウトソーシングしても、実際に運用してみたら従業員の工数削減につながらなかったというケースは少なくありません。

給与計算業務の場合、計算自体よりも計算に用いる従業員情報の収集に時間と手間がかかります。そのため情報収集は自社で行い、計算だけを委託するとアウトソーシングのメリットがほとんど得られず、むしろ外部とのやりとりによって工数が増えてしまう可能性があります。委託可能な業務範囲を確認し、自社の工数削減につながるかどうかを検討しましょう。

情報漏えいのリスクがある

給与計算業務では、従業員の氏名、住所、生年月日、給与額、口座情報といった極めて重要な個人情報を外部に渡すことになります。そのため、委託先の情報セキュリティ体制が十分でない場合、情報漏えいのリスクが伴います。

委託先を選定する際には、セキュリティ対策のレベルを厳しくチェックすることが重要です。具体的には、プライバシーマーク（Pマーク）やISMS（情報セキュリティ）認証の取得状況、データの管理方法などの確認が挙げられます。

事業継続性が担保されないリスクがある

自社以外が給与計算業務を行う以上、予期せず委託先が倒産し、業務が継続できなくなるリスクも否定できません。また、自然災害などのインシデントに備えたBCP（事業継続計画）対策が不十分であった場合も同様でしょう。

不測の事態においては自社でコントロールしきれないことを理解した上で、さまざまなリスクに対する備えがある委託先を選ぶ必要があります。

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給与計算アウトソーシング先の選定ポイント【コンタクト前】

アウトソーシング先を選定する際、まずは各業者のウェブサイトやサービス資料に目を通し、候補を絞ることから始めます。特に以下のポイントに着目しましょう。

情報セキュリティ対策レベルは十分か

前述の通り、委託先には従業員の個人情報を預けることになるため、情報セキュリティ対策はもっとも重要な選定基準の一つです。

プライバシーマークやISMS認証を取得しているか、データの送受信方法、保管場所、アクセス権限管理など、具体的なセキュリティ対策の内容を確認しましょう。サイトや資料で情報が得られない場合は、別途説明してもらう機会を設けることをおすすめします。

どの業務を委託できるか

前述の通り、アウトソーシングを導入しても、委託する業務範囲によっては従業員の工数削減につながらないケースが存在します。対象業務を委託できるかどうかを確認するとともに、委託可能な場合は具体的にどのようなノウハウを持っていて、どのように品質を担保しているのかを説明してもらいましょう。

たとえば、担当者ごとに品質のブレが生じるリスクのあるフローを採用していないかなど、一歩踏み込んで確認しておくことが非常に重要です。

適切なコミュニケーションが取れているか

ウェブサイトの情報が分かりやすいか、資料請求や問い合わせに対するレスポンスは迅速かつ丁寧かなど、コンタクト前の段階でも、ある程度のコミュニケーション品質を推し量ることができます。委託後もスムーズな連携が取れるか、コミュニケーションツール（電話、メール、チャットなど）や報告の頻度なども確認しておくと良いでしょう。

委託できるサービス範囲は広いか

自社が委託したい業務範囲をカバーしているかを確認します。給与計算だけでなく、年末調整、住民税更新、社会保険手続きなど、関連業務も一括で依頼できるか、将来的に委託範囲を拡大する可能性がある場合、柔軟に対応可能かなどをチェックします。勤怠管理システムや人事システムとの連携が可能かどうかも重要なポイントです。

運用管理の支援をしてもらえるか

アウトソーシングをスムーズに導入し、継続的に運用していくためには、委託先のサポート体制が重要です。導入時の設定支援、業務フローの構築支援、運用開始後の問い合わせ対応、トラブル発生時のサポート体制などを確認しましょう。専任の担当者が付くのか、サポート窓口の対応時間などもチェックポイントです。

給与計算アウトソーシング先の選定ポイント【コンタクト後】

実際に委託候補先とコンタクトを取った後、商談やヒアリングの場で確認すべきポイントは以下の通りです。

取引実績がどれくらいあるか

取引実績については、同業界というよりも、従業員が自社と同様の雇用形態で構成されていたり、同様の労働時間制度が適用されていたりといった点で近しい企業との取引実績があるかを確認しましょう。

たとえば、大半が長期雇用の正社員で構成されているのか、もしくは短期のアルバイト・パートなどが多いのかなどによって、給与計算業務の実態は異なります。自社においても再現性のある実績があるかどうかは、良い判断材料になるはずです。

納期遵守の仕組みがあるか

給与計算は支払日に間に合わせる必要があるため、納期遵守は絶対条件と言えます。業務遂行のスケジュール管理体制、ダブルチェック体制、遅延防止策など、納期を確実に守るための具体的な仕組みについて確認しましょう。過去の納期遅延事例とその対応、品質改善の取り組みなどについて質問してみるのも有効です。

誠実な対応をしてもらえているか

担当者の説明は分かりやすいか、質問に対して的確に回答してくれるか、こちらの要望を真摯に受け止め、実現可能な範囲で提案をしてくれるかなど、対応の誠実さを見極めます。見積もり内容が明瞭であるかも重要です。信頼関係を築ける相手かどうか、担当者の人柄や企業の姿勢を感じ取ることが大切です。

費用対効果は適切か

提示された見積もり金額が、サービス内容や品質、期待できる効果（コスト削減、業務効率化など）に見合っているかを慎重に評価します。単に価格が安いだけでなく、セキュリティ対策やサポート体制なども含めたトータルでの費用対効果を判断することが重要です。複数の候補先から見積もりを取り、比較検討しましょう。

給与計算アウトソーシングを依頼する際のポイント

アウトソーシングを成功させるには、委託する側の準備も重要です。特に以下のポイントを意識して、アウトソーシングの準備を進めましょう。

目的を明確化して社内の合意形成を図る

そもそも「なぜアウトソーシングするのか」という目的を明確にするとともに、給与計算業務に関わる部署すべてにおいて合意形成を図ることが、もっとも重要なポイントです。

アウトソーシングを行う場合、委託先と協議しながらフローやシステム、制度などを見直して整備する必要があります。しかし目的が定まっていなければ、目的を達成するためにどのようなフローが最適なのかといった議論ができず、効率化につながらない可能性もあります。

関係者が共通の目的意識を持つことで、意思決定の場面で本来の目的に立ち返った議論がしやすくなるでしょう。これによってスムーズな導入・運用が可能になります。

課題を洗い出して優先順位を付ける

給与計算業務に関する課題を洗い出すことも大切です。具体例としては、以下のような課題が挙げられます。

給与計算業務の課題例

• • 担当者の負担が大きく、残業が常態化している
  • 計算ミスや手続き漏れが頻発している
  • 法改正や税率変更への対応が追いつかない、不安がある
  • 担当者が固定化しており、属人化している
  • 給与計算ソフトの維持・管理コストが高い
  • 担当者がコア業務に集中できない
  • 従業員からの問い合わせ対応に時間を取られる

これらの課題について、目的と照らし合わせて対応を急ぐべきものから優先順位を付けましょう。優先度が明確になることで、アウトソーシングをどのように活用すべきかが判断しやすくなります。

給与計算業務アウトソーシングの費用相場

給与計算アウトソーシングにかかる費用の一般的な相場は、基本的な給与計算のみの場合、従業員1人あたり月額1,000～2,000円程度が目安とされています。ただし、従業員数が数百人以上の規模になる場合は委託可能な事業者が限られる可能性があるため、事前の問い合わせが必要です。

従業員数	費用相場
10人	1.5～2万円
50人	4～6万円
100人	8～10万円
500人	年間300万円～
1,000人	年間300万円～

また、通常の給与計算だけでなく、年末調整なども委託したい場合は、追加で依頼できるケースがあります。年末調整をアウトソーシングする際にかかる費用の相場は、従業員1人あたり500～2,000円程度です。

正確な費用を知るには、自社の従業員数や委託したい業務範囲を明確にした上で、複数の事業者から見積もりを取り、比較検討しましょう。料金だけでなく、サービス内容やノウハウ、サポート体制、セキュリティレベルなどを総合的に判断することをおすすめします。

給与計算業務の改善のためにできること

給与計算業務の改善においてアウトソーシングは有効な手段ですが、それ以外にも以下のような取り組みを検討するのもおすすめです。

入力業務の削減

給与計算において、勤怠情報や従業員情報などを手作業で入力している場合、時間と手間がかかり、ヒューマンエラーも起きやすくなります。

勤怠管理システムを導入して打刻データを自動で集計できるようにしたり、給与計算ソフトと連携させたりすることで、手入力の作業を大幅に削減できます。従業員情報の変更などがあった場合も、人事データベースと連携していればミスや漏れが発生せず、効率化も図れるでしょう。

情報の一元管理

勤怠情報や従業員情報、給与情報などが別々のシステムやファイルで管理されていると、情報を照合する手間や転記ミスが発生する可能性があります。可能な限りこれらのデータを管理しているシステムを連携させる、あるいは統合されたシステムを導入することで、情報を一元管理するのが望ましいでしょう。

これによって必要なデータの連携がスムーズになるため、効率化はもちろん、業務の正確性向上も期待できます。

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まとめ

給与計算は毎月発生する定型的な業務であるため、アウトソーシングによって得られるメリットは大きいと言えます。給与計算のアウトソーシングを成功させるには、いかに自社の工数削減を図れるかが重要です。委託先がどのようなノウハウを持ち、自社の工数削減や業務品質向上に貢献してもらえるかをしっかり確認した上で、信頼のできる事業者を選定しましょう。

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