人事管理システムとは？導入メリットと選定時の7つのポイントを解説

人事管理システムを導入するメリット

人事管理システムにはさまざまな種類があり、自社に合うものを選定して導入するまでには時間と手間がかかります。しかし、適切なシステムを導入することで、以下2つのメリットが期待できます。

1. 1. 人事業務の効率化
   2. 戦略人事の実現

1．人事業務の効率化

人事管理システムにより、情報の入力や集計といった工数が削減され、業務効率化につながります。

人事業務は非常に多岐にわたるとともに、雇用形態や就業場所の多様化により複雑化しています。紙やExcelを用いた管理方法では、入力や情報の集約、集計の工数がかかり、さらに人為的なミスも発生しやすくなります。

人事管理システムを用いて業務を効率化・自動化することで、人為的なミスの削減にもつながります。

2．戦略人事の実現

人事管理システムにより、人事データを一元管理することが可能です。データをもとにした分析や議論が容易になるため、「戦略人事」への転換につながります。

戦略人事とは、経営戦略と連動して人事戦略を策定・実行する人事です。グローバル化やDXをはじめ、事業環境が激しく変化する中、競合優位性を保つためには、スキル・知識・経験を持つ人材の獲得が重要視されるようになりました。変化にすばやく対応するには、人事部門が経営戦略を理解し、各部署のさまざまな課題に対して人事的側面から解決を検討する必要があります。

人事情報の一元管理ができている企業ほど戦略人事が実現できている傾向が顕著に見られています。パーソル総合研究所の「人事部大研究」によると、人事情報の一元管理ができている企業は、そうでない企業に比べて「次世代人材の発掘・育成」「事業部の人的資源の調整・配分」「従業員支援」「人事ポリシー明確化」といった項目に対し「十分にできている」「ある程度出来ている」と回答した率が顕著に高い傾向がみられています。

同調査によれば、戦略人事を実現できている企業は、人事部門の企業成長への貢献度が高く、売上高成長率・利益率成長率も高いことが指摘されています。

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人事管理システムを選ぶ7つのポイント

人事管理システムは、人事業務の効率化や戦略人事の実現に寄与しますが、メリットを最大化するためには、自社に合ったシステムを選ぶことが重要です。

次の7つのポイントを押さえて人事管理システムを選定すると良いでしょう。

1. 1. 導入目的に合っているか
   2. システムの形態
   3. 導入・運用コスト
   4. セキュリティ対策
   5. システムの使いやすさ
   6. 現行システムとの連携
   7. システム提供会社のサポート体制

1．導入目的に合っているか

人事管理システムはサービスによってさまざまな機能があるため、まずは導入目的を明確にし、その上で目的を実現するために必要な機能を整理することが重要です。

「システムにより解決したい課題は何か」「何を改善していきたいのか」といった点を洗い出しましょう。

2．システムの形態

人事管理システムは、システムのサーバーを管轄する領域により、オンプレミス型とクラウド型の2つの形態に分けられます。

現在ではリモートワークの普及もありクラウドシステムの導入が主流ですが、セキュリティやカスタマイズ性を重視する企業ではオンプレミス型を利用することもあります。

導入の目的、会社の規模や予算などから、どちらの形態の人事管理システムが自社に適しているか検討しましょう。

3．導入・運用コスト

人事管理システムの料金形態は大きく分けて2つあります。

 また、利用できる機能が異なる、複数のプランを提供している会社もあります。まずはスタンダードなプランを利用し、徐々に機能拡充をしていくのも有効です。自社の場合は導入・運用コストを算出し、費用対効果を検討しましょう。

4．セキュリティ対策

人事管理システムのほとんどでは、暗号化や第三者による脆弱性診断など、独自のセキュリティ項目を設定し、基本機能として備えていますが、自社のセキュリティ水準をクリアしているかどうかの確認は必須です。

5．システムの使いやすさ

操作性や操作画面の見やすさも重要なポイントです。説明書なしでも十分に操作可能か、画面はシンプルで見やすいかといった点に着目すると良いでしょう。せっかく業務を効率化するために導入しても、使いづらさのために手間がかかってしまっては意味がなく、チームへの教育コストも必要になってしまいます。

トライアルができる場合は、トライアルを申し込み、実際に操作してみるのがおすすめです。

6．現行システムとの連携

人事管理システムは現行システムと連携することが多いため、外部システムと連携可能かを確認しましょう。連携ができないと、かえって余計な工数が発生し、担当者の負荷が増大する可能性があります。

判断しにくい場合はシステム提供会社に直接問い合わせてみましょう。

7．システム提供会社のサポート体制

導入中や導入後のサポート体制が充実しているかを確認しましょう。

システム関連のトラブルは緊急性の高い場合が多く、迅速なサポートが受けられるかは重要なポイントです。また、サポート方法も電話やメール、チャットのみの場合もあれば、訪問が可能な場合もあります。

導入中、導入後それぞれどの程度のサポートを希望するか整理しておきましょう。

パーソルグループの人事管理システム

最後に、人事業務の効率化につながるパーソルグループのサービスを紹介します。

採用管理システム「HITO-Linkリクルーティング」

「HITO-Linkリクルーティング」は40媒体以上のデータ取り込み作業を自動化できる採用管理ツールです。

上記機能に加え、GoogleカレンダーやOutlookカレンダー、サイボウズOfficeといった合計5つのカレンダーと連携しており、スムーズに日程を調整できます。

労務管理システム「MITERAS仕事可視化」

「MITERAS（ミテラス）仕事可視化」は勤怠実態や作業内容など、「誰が・いつ・どのような業務を行っているか」を見える化するシステムです。

業務実態と申告している勤怠情報に差異がないか把握できるので、隠れ残業を防ぎ、労働時間の削減を促す効果が期待できます。

まとめ

人事管理システムは自社の目的や状況に合ったシステムを選ぶことで人事業務の効率化につながります。

種類が多くて迷う場合は、気になる製品をいくつかピックアップして、無料トライアルを試してみると良いでしょう。