経理業務を効率化する方法5選｜手順から注意点までを分かりやすく解説

一般的に企業の経理部門は、経費精算から帳簿への記録、決算のまとめまで幅広い業務を担当しています。定型化できる業務も多いため、工夫次第で業務効率化を図ることが可能です。

本記事では、具体的に経理業務を効率化する方法と手順を紹介します。

経理業務は効率化できる？

経理業務は以下の理由から、効率化できるケースが多い業務です。

• • ルーティン化している業務が多い
  • 社内で完結する業務が多い
  • 属人化を避けられるツールが普及している

経理業務は日常的に発生する業務と、年に1回～数回のみ発生する業務に分かれますが、基本的には「日ごと」「月ごと」「年ごと」で同じ業務を行うことが一般的です。

日次	・経費精算 ・現金の出し入れ ・出納簿と現金有高の照合 ・伝票や帳簿への記録 ・金庫の現金確認　など
月次	・預金残高確認 ・売上や仕入を計上 ・振込や手形、小切手の振出 ・振替伝票の起票 ・月次試算表作成 ・従業員の給与計算 ・在庫管理　など
年次	・在庫の計上 ・決算のまとめ ・減価償却、引当金などの計算 ・賞与の計算 ・年末調整 ・税金の納付　など

営業のような社外関係者とのやりとりが必要な部門と異なり、経理は社内で完結する業務が多いため、フローや仕組みの変更に取り組みやすいと言えます。属人化を避けるためにツールやサービスを活用するのも有効です。例えば、入金額と請求額の突合などに表計算ソフトを使っていると、エラーが出た際、関数やマクロを設計した人以外原因がわからないトラブルが起こることがあります。

「書類やソフトのフォーマットを限られた人しか把握していない（できない）」といった場合は、ツールを導入して誰でも理解しやすい形で運用するとよいでしょう。

また、少数精鋭の組織や社内で行う必要がないと判断できる業務がある場合は、業務を外部委託する「アウトソーシング」も活用できます。

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経理業務を効率化する方法5選

経理業務を効率化するためには、いくつかの方法があります。

1. ペーパーレス化・キャッシュレス化の推進
2. 会計関連書類フォーマットの統一
3. 会計ソフトの導入
4. RPA・AI-OCRで定型業務を自動化する
5. アウトソーシングの活用

1．ペーパーレス化・キャッシュレス化の推進

紙や現金は紛失のリスクがあったり、収納や取り出しに手作業が必要だったり、管理に手間がかかります。書類はExcelやクラウドシステムを活用してペーパーレス化し、小口現金は取り扱いを控えましょう。

2022年1月に再度改正された電子帳簿保存法により、帳簿や領収書・請求書などの書類をデータで保存することを国としても強く推進しています。今までのやり方を変えることに抵抗を感じたり、面倒に感じたりする方もいるかもしれませんが、デジタル化への適応が求められています。

2．会計関連書類フォーマットの統一

企業によっては、請求書や見積書といった書類のフォーマットが統一されていないことがあります。独自のフォーマットが利用されている場合、請求金額など経費に必要な情報がどこにあるか、フォーマットごとに確認する必要があり、経理業務の効率化を阻む要因になりかねません。

部署ごとにどのようなフォーマットが使われているか確認し、フォーマットを統一することができないか検討しましょう。

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3．会計ソフトの導入

会計ソフトは各種帳簿の作成や転記作業まで自動で作成するため、工数の削減につながります。また、計算ミスのリスクがなくなることで、正確な帳簿管理ができます。

会計ソフトの導入はコストがかかるというデメリットがあります。しかし、最近ではクラウド型の会計ソフトが増え、比較的低価格で利用できるものも登場しています。

このようなソフトは、税制改正による書類の様式変更などにも自動でアップデート対応がなされるため、法改正に伴うフォーマット変更といった工数が削減できる点もメリットです。

4．RPA・AI-OCRで定型業務を自動化する

RPA（ロボティック・プロセス・オートメーション）は、パソコン上の定型作業を自動化する仕組みです。データの転記や定型メールの送信、複数システムへの入力など、繰り返し発生する業務を人の手を介さずに処理できます。

また、AI-OCRは紙やPDFなどの書類を読み取り、文字情報をデータ化する技術です。従来のOCRに比べて、レイアウトの違いや手書き文字にも柔軟に対応できるため、請求書や領収書などフォーマットが統一されていない書類でも高精度に処理できます。

RPAとAI-OCRを組み合わせることで、紙の書類を読み取り → データ化 → システム入力までの一連の作業を自動化でき、業務の効率化がさらに進みます。

経理部門では、経費精算や請求書処理、支払管理など、定型的な業務が多いため、これらの技術との親和性が高いといえるでしょう。人が毎回対応する必要のない工程を自動化することで、担当者は例外対応や判断が必要な業務に集中しやすくなります。

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5．アウトソーシングの活用

経理業務は定型化しやすいノンコア業務のため、業務委託に適しているといえます。経理部門でアウトソーシングを導入するメリットは3つあります。

• • 部門全体がコア業務に注力できる
  • 制度・法改正等の変化に柔軟に対応できる
  • 業務量の変動に対応できる

アウトソーシング企業はさまざまな企業の経理業務に対応しているため、法改正に伴うフロー変更にも柔軟に対応が可能です。また、アウトソーシングは繁忙期や閑散期に人材の不足や余剰が発生しやすい場合にスポットで活用できるため、業務負担や人件費を最適化しやすくなります。

アウトソーシングを活用することで、自社の従業員がコア業務に集中しやすくなり、生産性の向上が期待できるでしょう 。

経理のアウトソーシング活用事例　ー繁閑期の⼈員不⾜・余剰の解消とミス削減・効率化を実現ー

従業員100〜500名規模のマスコミ・広告業界のA社では、繁忙期に経費精算や伝票処理などの業務が集中し、人材が足りず長時間労働が発生していました。

また、経費精算業務のマニュアルはあるものの、運用変更の際に適宜更新されておらず口頭での引継ぎが行われていたため、対応者によって処理方法が異なることから人為的ミスが度々起こっていました。

そこでA社は、パーソルの経理アウトソーシングを導入。コンサルタントが過去のデータから業務量を分析し、人材の最適配置計画を策定。繁忙期にスポットでスタッフを派遣することで、他部門社員の応援も不要になり、経理担当者がコア業務に集中できる環境を整えました。

また、アウトソーシングチームにより、該当業務に関する調査および分析を行い、対応マニュアルを策定。業務フローやルールを統一することで、ミス削減や業務効率化に成功しました。

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経理業務を効率化するための手順

経理業務の効率化を図る方法はわかったものの、手当たり次第にフロー改善やツール導入をするわけにはいきません。次の2つのステップを経て、徐々に効率化を図っていきましょう。

1．すべての経理業務を洗い出し、工数を可視化する

まずは、経理業務を洗い出し、工数を可視化することからはじめましょう。業務を書き出してみることで、課題が明確に把握しやすくなります。

▼経理業務の課題例
・特定の担当者に業務が集中している
・承認までの工数が多く、確認作業に多くの時間がかかっている
・紙ベースで書類を保存しており、すぐに確認ができない　など

2．ECRS（イクルス）の原則で業務を見直す

ECRSの原則とは、以下の4つの観点から、業務を見直すフレームワークです。

業務を可視化したあと、洗い出した業務に対してこれらの観点から業務を見直すと改善点が見えやすくなるでしょう。例えば、属人化が進んでいる業務があった場合、フォーマットやフローを見直すことで、単純化できる場合があります。

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経理業務効率化の注意点

経理業務の見直しは、工数削減やミス防止につながる一方で、進め方を誤ると、確認不足や属人化を招く恐れがあります。特に、業務フローの整理が不十分なまま進めてしまったり、ツール導入だけで改善が完了したと判断してしまったりする点には注意が必要です。

現場の実態を踏まえずに効率化を進めると、かえって運用負荷が増えたり、ミスの発見が遅れたりする可能性もあります。そのため、正確性と効率性のバランスを意識しながら、段階的に取り組むことが重要です。

また、効率化を進める際は、主に「費用対効果・セキュリティ・定着」と「法令対応」の観点から整理しておくことで、導入後のトラブルを防ぎやすくなります。

費用対効果・セキュリティ・現場定着の体制を確認する

導入前には、削減できる作業時間やミス防止の効果を整理し、投資に見合うかを検討しましょう。初期費用が低くても、運用が複雑であれば、かえって現場の負担が増えてしまう可能性があります。

また、外部サービスを利用する場合は、権限設定や情報漏えい対策に加え、委託先の管理体制まで含めて確認しておくことが重要です。 現場への定着を図るためには、担当者任せにせず、マニュアルの整備や教育をあわせて進めることが効果的です。加えて、「誰がどの工程を担当するのか」「トラブル発生時に誰へ連絡するのか」といった運用ルールまで明確にしておくことで、業務のばらつきを防ぎ、安定した運用につながります。

法令対応（制度対応）の範囲を整理する

経理業務の効率化を進める際は、関連する法令や制度への対応範囲を事前に整理しておきましょう。制度要件を満たさないまま運用を変更してしまうと、効率化のつもりが新たなリスクにつながる可能性があります。特に、インボイス制度や電子帳簿保存法などは、請求書や領収書の保存方法や確認プロセスに影響するため、対応方針を明確にしておく必要があります。

例えば、書類の電子化や保存ルール、証憑確認のフローについて、「自社で対応する範囲」と「システムで補完する範囲」を切り分けておくことで、運用の混乱や後戻りを防ぎやすくなります。また、電子保存の対象書類を一覧化することで、現場でも迷わず対応できるようになります。

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まとめ

経理は定型化しやすい業務が多いため、業務の内容を見直すことにより、効率化を図りやすい業務の一つです。さらに効率化により、コスト削減やミスの防止、経営判断をスピーディにできるといったメリットがあげられます。

まずは業務内容を洗い出し、整理した上で、現状の業務で削減できそうな業務はないか、まとめられないかを考えると、課題が明確になるでしょう。また、会計ソフトの導入やアウトソーシングの活用も効果的ですので、合わせて検討しましょう。

よくあるご質問

Q.経理業務を効率化する方法は？

A.以下の方法が挙げられます。

・ペーパーレス化/キャッシュレス化の推進
・会計関連書類フォーマットの統一
・会計ソフトの導入
・RPA・AI-OCRで定型業務を自動化する
・アウトソーシングの活用

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Q.経理業務の効率化はどのように進めればよい？

A.まずは業務を洗い出し、工数を可視化しましょう。

・特定の担当者に業務が集中している
・承認までの工数が多く、確認作業に多くの時間がかかっている
・紙ベースで書類を保存しており、すぐに確認ができない

現状の問題点を明確にし、解決策を検討することが重要です。

>>経理業務を効率化するための手順とポイント