経理業務を効率化する方法4選|具体的な手順とポイントも解説

業務改革(BPR) 経理・財務

一般的に企業の経理部門は、経費精算から帳簿への記録、決算のまとめまで幅広い業務を担当しています。定型化できる業務も多いため、工夫次第で業務効率化を図ることが可能です。

本記事では、具体的に経理業務を効率化する方法と手順を紹介します。

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目次

経理業務は効率化できる?

経理業務は下記3つの理由から、効率化できるケースが多い業務です。

    • ルーティン化している業務が多い
    • 社内で完結する業務が多い
    • 属人化を避けられるツールが普及している

経理業務は日常的に発生する業務と、年に1回~数回のみ発生する業務に分かれますが、基本的には「日ごと」「月ごと」「年ごと」で同じ業務を行うことが一般的です。

日次 ・経費精算
・現金の出し入れ
・出納簿と現金有高の照合
・伝票や帳簿への記録
・金庫の現金確認 など
月次 ・預金残高確認
・売上や仕入を計上
・振込や手形、小切手の振出
・振替伝票の起票
・月次試算表作成
・従業員の給与計算
・在庫管理 など
年次 ・在庫の計上
・決算のまとめ
・減価償却、引当金などの計算
・賞与の計算
・年末調整
・税金の納付 など

営業のような社外関係者とのやりとりが必要な部門と異なり、経理は社内で完結する業務が多いため、フローや仕組みの変更に取り組みやすいと言えます。

また、属人化を避けるためにツールやサービスを活用するのも有効です。例えば、入金額と請求額の突合などに表計算ソフトを使っていると、エラーが出た際、関数やマクロを設計した人以外原因がわからないトラブルが起こることがあります。

「書類やソフトのフォーマットを限られた人しか把握していない(できない)」といった場合は、ツールを導入して誰でも理解しやすい形で運用するとよいでしょう。

また、少数精鋭の組織や社内で行う必要がないと判断できる業務がある場合は、業務を外部委託する「アウトソーシング」も活用できます。

関連記事「アウトソーシングとは?人材派遣との違いと3つのメリット」を見る

経理業務を効率化する方法4選

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経理業務を効率化するためには、いくつかの方法があります。

    1. ペーパーレス化・キャッシュレス化の推進
    2. 会計関連書類フォーマットの統一
    3. 会計ソフトの導入
    4. アウトソーシングの活用

1.ペーパーレス化・キャッシュレス化の推進

紙や現金は紛失のリスクがあったり、収納や取り出しに手作業が必要だったり、管理に手間がかかります。書類はExcelやクラウドシステムを活用してペーパーレス化し、小口現金は取り扱いを控えましょう。

2022年1月に再度改正された電子帳簿保存法により、帳簿や領収書・請求書などの書類をデータで保存することを国としても強く推進しています。今までのやり方を変えることに抵抗を感じたり、面倒に感じたりする方もいるかもしれませんが、デジタル化への適応が求められています。

【関連情報】ペーパーレス化は今後義務化へ

2022年1月に改正電子帳簿保存法(改正電帳法)が施行され、電子データとして受け取る「発注書」「領収書」「請求書」などの書類は、紙での保存は一切不可となり、代わりにすべて電子データのまま保存しなければならなくなりました。すでにペーパーレス化を導入してる企業にとっては、紙媒体を保存しておく管理工数が省けるのでメリットと捉えられますが、2024年1月までには全ての企業が電子取引の「データ保存」に対応しなければなりません。

帳簿管理の負担軽減やペーパーレス推進を目的とした法改正にキャッチアップできるよう、経理効率化に課題を抱えている企業は今一度、迅速に自社制度やシステムを見直しましょう。

【参考】国税庁「電子帳簿保存法が改正されました

2.会計関連書類フォーマットの統一

企業によっては、請求書や見積書といった書類のフォーマットが統一されていないことがあります。独自のフォーマットが利用されている場合、請求金額など経費に必要な情報がどこにあるか、フォーマットごとに確認する必要があり、経理業務の効率化を阻む要因になりかねません。

部署ごとにどのようなフォーマットが使われているか確認し、フォーマットを統一することができないか検討しましょう。

関連記事「バックオフィス業務で抱えがちな課題と効率化する3つの方法」を見る

3.会計ソフトの導入

会計ソフトは各種帳簿の作成や転記作業まで自動で作成するため、工数の削減につながります。また、計算ミスのリスクがなくなることで、正確な帳簿管理ができます。

会計ソフトの導入はコストがかかるというデメリットがあります。しかし、最近ではクラウド型の会計ソフトが増え、比較的低価格で利用できるものも登場しています。

このようなソフトは、税制改正による書類の様式変更などにも自動でアップデート対応がなされるため、法改正に伴うフォーマット変更といった工数が削減できる点もメリットです。

4.アウトソーシングの活用

経理業務は定型化しやすいノンコア業務のため、業務委託に適しているといえます。経理部門でアウトソーシングを導入するメリットは3つあります。

    • 部門全体がコア業務に注力できる
    • 制度・法改正等の変化に柔軟に対応できる
    • 業務量の変動に対応できる

アウトソーシング企業はさまざまな企業の経理業務に対応しているため、法改正に伴うフロー変更にも柔軟に対応が可能です。

また、アウトソーシングは繁忙期や閑散期に人材の不足や余剰が発生しやすい場合にスポットで活用できるため、業務負担や人件費を最適化しやすくなります。

アウトソーシングを活用することで、自社の従業員がコア業務に集中しやすくなり、生産性の向上が期待できるでしょう 。

関連記事「経理アウトソーシングとは?メリット・デメリットや委託先の選定方法について解説」を見る

アウトソーシング活用により、繁閑期の⼈員不⾜・余剰の解消とミス削減・効率化を実現

従業員100〜500名規模のマスコミ・広告業界のA社では、繁忙期に経費精算や伝票処理などの業務が集中し、人材が足りず長時間労働が発生していました。

また、経費精算業務のマニュアルはあるものの、運用変更の際に適宜更新されておらず口頭での引継ぎが行われていたため、対応者によって処理方法が異なることから人為的ミスが度々起こっていました。

そこでA社は、パーソルテンプスタッフの経理アウトソーシングを導入。コンサルタントが過去のデータから業務量を分析し、人材の最適配置計画を策定。繁忙期にスポットでスタッフを派遣することで、他部門社員の応援も不要になり、経理担当者がコア業務に集中できる環境を整えました。

また、アウトソーシングチームにより、該当業務に関する調査および分析を行い、対応マニュアルを策定。業務フローやルールを統一することで、ミス削減や業務効率化に成功しました。

【参考】パーソルテンプスタッフ株式会社「経理・財務事務アウトソーシング|事例」 

経理業務を効率化するための手順とポイント

経理業務の効率化を図る方法はわかったものの、手当たり次第にフロー改善やツール導入をするわけにはいきません。次の2つのステップを経て、徐々に効率化を図っていきましょう。

    1. すべての経理業務を洗い出し、工数を可視化する
    2. ECRS(イクルス)の原則で業務を見直す

1.すべての経理業務を洗い出し、工数を可視化する

まずは、経理業務を洗い出し、工数を可視化することからはじめましょう。業務を書き出してみることで、課題が明確に把握しやすくなります。

経理業務の課題例

・特定の担当者に業務が集中している
・承認までの工数が多く、確認作業に多くの時間がかかっている
・紙ベースで書類を保存しており、すぐに確認ができない など

2.ECRS(イクルス)の原則で業務を見直す

ECRSの原則とは、以下の4つの観点から、業務を見直すフレームワークです。

ECRSの原則

・排除(Eliminate)…作業をなくしても問題ないか
・結合(Combine)…作業をまとめられないか
・再配置(Rearrange)… 作業の順序を変えて効率化できないか
・単純化(Simplify)…作業をもっと簡単にできないか

業務を可視化したあと、洗い出した業務に対してこれらの観点から業務を見直すと改善点が見えやすくなるでしょう。例えば、属人化が進んでいる業務があった場合、フォーマットやフローを見直すことで、単純化できる場合があります。

関連記事「生産性を上げる「業務改善」とは?実施の手順や注意点を解説」を見る

まとめ

経理は定型化しやすい業務が多いため、業務の内容を見直すことにより、効率化を図りやすい業務の一つです。さらに効率化により、コスト削減やミスの防止、経営判断をスピーディにできるといったメリットがあげられます。

まずは業務内容を洗い出し、整理した上で、現状の業務で削減できそうな業務はないか、まとめられないかを考えると、課題が明確になるでしょう。また、会計ソフトの導入やアウトソーシングの活用も効果的ですので、合わせて検討しましょう。

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