人事制度設計の方法とは？手順や留意点をわかりやすく解説

人材不足や働き方改革、新型コロナウイルス感染症の感染拡大など、企業を取り巻く経営環境は大きく変わってきています。テレワークをはじめ、はたらき方が多様化しており、従来の人事制度では対応できなくなる場面も生まれています。 

そのため、変化の激しい時代においても企業の競争力を強化するために、人事制度の見直しを検討する企業が増えています。

本記事では、人事制度とは何か、人事制度設計の手順、見直すべきタイミングについて解説 します。

人事制度とは

人事制度とは、組織を維持・成長させるための人事に関連する諸制度の総称で、経営戦略とも密接にかかわっています。 

近年、人材不足やテレワークをはじめとしたはたらき方の多様化など、企業を取り巻く環境は大きく変化しています。「テレワークによって、従業員のオンラインコミュニケーションを正しく評価することに課題を感じている」といった悩みも生まれています。 

人事制度が形骸化していると、従業員のモチベーションやスキル低下、不満を招き、離職率を高めることにもつながります。

人事制度の種類

人事制度が担う領域は広いものの、大きくは「評価制度」「等級制度」「報酬制度」の3つの要素から成り立っています。

等級制度	等級の基準や、等級ごとに社員に求める役割や能力の要件をまとめたもの
評価制度	従業員に求めるものと評価基準・評価制度を定めたもの
報酬制度	給与や賞与を決める基準や支給の仕方を定めたもの

• 等級に応じて給与の水準が決まる
• 人事評価の結果により賞与額が決まる
• 等級によって人事評価の項目が変わる

といったように3つの制度は相互に強い関連性があり、人事制度の中でも「処遇」を決める重要な要素と言えます。 

人事制度を見直すべきタイミング

人事制度は、労働環境や自社の事業環境が変化したタイミングで見直しを図る必要があります。

外部環境の変化

企業を取り巻く環境は目まぐるしく変化し続けています。そうした外部環境の変化にあわせて人事制度を見直すことが大切です。 外部環境と人事制度にズレが生じたままにしておくことで、従業員の不満が生まれモチベーションが低下する、離職者が増えるといったリスクが生まれます。 

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自社の事業環境の変化

企業規模拡大のような事業環境の変化や、経営戦略の転換なども人事制度を見直すタイミングといえます。 

組織の枠組みや方針が変化することで、従業員に求める役割も変わり、従来の人事制度にひずみが生じたり、機能しなくなったりすることが考えられます。 

事業環境の変化は、見直した人事制度を発信する、良いタイミングでもあります 。見直した人事制度の概要とともに 「どのような人材を求めるか」「どのようなスキルや経験を求めるか」 など従業員にしっかり伝えましょう。

人事制度設計の手順と留意点

自社に適した人事制度は、企業の競争力強化に欠かせません。そのため、経営戦略と矛盾が生じないようにしながら、以下の手順で設計を行う必要があります。それぞれどのようなことに注意すべきか、解説します。

STEP1．現状分析

まずは、現状の人事制度における課題を整理しましょう。自社の企業理念・経営戦略と連動しているか、従業員がはたらくにあたって課題となっている部分は何か、などを分析します。

経営層・人事部門で議論を重ねることも大事ですが、場合によっては従業員にヒアリングを行い、従業員が感じている課題を具体的に把握することも大切です。

例えば、「成果が評価に反映されない」「テレワークの影響で適切に評価しづらく、若手人材が定着しない」といった悩みがヒアリングで特定されるかもしれません。

組織内の立場でも悩みや不満は変わるため、多様な役職や部署の人間から課題を集めましょう。

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STEP2．方針策定

洗い出された課題を解決する方向性をすり合わせ、人事制度の方針を決定しましょう。

STEP3．制度設計

人事制度の方針に基づいて、「等級制度」「評価制度」「報酬制度」を設計していきます。従業員が制度に対して、「納得がいく」「公平である」と思える制度であることが重要です。

・等級制度の設計 
従業員が保有するスキルや能力、役割に応じて等級を設定します。どのくらいの等級に分けるか、等級を分ける基準は何かについて決めていきます。等級を決めずに評価する「ノーレイティング」はここに含まれます。

・評価制度の設計 
評価制度はどのような項目を評価するのか、何を基準に評価するのかを決めます。具体的かつ客観的に評価可能な制度になっていると、従業員が納得しやすくなるでしょう。

・報酬制度の設計 
等級制度や評価制度と併せて、給与にどう反映させるのかを決めていきましょう。給与の種類は、個人の能力に影響しない「属人給」や、能力や経験など業務遂行能力を基準にした「職能給」に分けられます。報酬制度は労働基準法と照らし合わせ、法律で定められた基準を満たしているか確認しなければいけません。

制度の設計が完了したら、実際に導入した場合を想定したシミュレーションを行いましょう。

STEP4．社内への周知

人事制度の改正前に、従業員への説明が必要です。

人事制度をどのような手順で導入するのか、仕組みや目的、運用方法、従業員にとってのメリットなどを十分に説明します。実際に運用していく前に、従業員の不安や疑問点を解消できるようにします。

また、社内への展開時は「明確性」と「公平性」を意識しましょう。

説明が明確でないと、「評価の基準があいまいでわからない」「自分の成果に対しての評価結果がわからない」といったことが起こります。公平性がないと、「どうして自分は評価されないのか」など納得感の不足にも繋がってしまいます。

STEP5．制度を導入し、定着を図る

人事制度は規定や仕組みを作って終わりではありません。新しい人事制度を導入後は、運用しながら定着を目指します。

上記のような施策を行い、達成度などに問題があればその都度修正を行いましょう。

コンサルティングサービスの活用も一つの手段

人事制度の設計は外部のコンサルティングサービスの活用も選択肢の一つとして考えられます。委託できる内容は、具体的には以下のようなものです。

人事制度の設計は複雑で経験やスキルが求められます。これらの業務を外部コンサルタントに依頼することで、運用まで見据えた適切な人事制度設計ができるでしょう。

コンサルティングサービスの活用事例

従業員1,500名のA社では、文化や歴史が異なる3社の統合期にありました。

そこでA社では、外部コンサルタントに人事制度設計を依頼しました。人事理念の検討、人事制度設計、人事業務運用設計・効率化を実現し、新しい人事プロセスの土台を作ることが目的です。

まとめ

急速に変化する外部環境に対応すべく、人事制度を見直す必要性は高まっています。人事制度は「評価制度」「等級制度」「報酬制度」で構成されており、それぞれお互いに補完し合える設計が重要です。

自社に適した制度設計を行うことで、従業員の離職防止やモチベーションの向上などの効果が期待できます。そのためには、データ分析やヒアリングなどを基に人事制度を設計しましょう。

よくあるご質問

Q1.人事制度とは？

A1.人事制度とは、人事に関連する諸制度の総称で、大きくは「評価制度」「等級制度」「報酬制度」の3つの要素から成り立っています。

>>人事制度とは

Q2.人事制度の設計は何から始めればいい？

A2.まずは、現状の人事制度の課題を整理しましょう。自社の企業理念・経営戦略と連動しているか、従業員がはたらくにあたって課題となっている部分は何かなどを分析します。

>>人事制度設計・構築の手順と留意点