生産性向上にもつながる、ニューノーマル時代の勤怠管理とは？

なぜ勤怠管理は必要なのか

ここで、なぜ勤怠管理が必要なのかを確認しましょう。従業員の労働時間の適正な把握・管理は、労働基準法に加え、厚生労働省が策定した「労働時間の適正な把握のために使用者が講ずべき措置に関するガイドライン」で定められています。また、労働時間を記録した書類は、労働者名簿、賃金台帳とともに5年間保存しなければなりません。

働き方改革の一環および長時間労働是正のための施策として法律が整備されている現在、適切な勤怠管理の必要性はますます高まっています。

勤怠管理で記録すべき項目と記録の保存期間

勤怠管理では具体的に誰の、どのような情報を記録しなくてはいけないのでしょうか。また、その書類はいつまで保存しておけばいいのでしょうか。

対象

勤怠管理の対象は下記のように定められています。

・対象事業場
対象となる事業場は、労働基準法のうち労働時間に係る規定（労働基準法第4章）が適用されるすべての事業場です。

・対象労働者
対象となる労働者には、2つの考え方があります。

まずは安全配慮義務の観点から、企業は社員の労働時間を把握し、長時間労働とならないように勤怠管理をする必要があるという、全社員を対象とする考え方です。

もう1つは、時間外勤務手当の支給の観点において、労働基準法第41条に定める者（管理監督者など）及びみなし労働時間制が適用される労働者（事業場外労働を行う者にあっては、みなし労働時間制が適用される時間に限る）を除く労働者が対象とする考え方です。

上記の労働時間は、「使用者の指揮命令下に置かれている時間」を指します。したがって、休憩時間は労働時間に含まれません。また、労働基準法では、労働時間は原則「1日8時間、1週40時間以内」とされており、これを超える場合には「労働基準法第36条に基づく労使協定の締結（通称：36〈サブロク〉協定）」および「所轄労働基準監督署長への届出」を行う必要があると定めています。なお、労働基準法では勤怠管理の対象は、雇用関係におかれた労働者のみとされています。成果により報酬を得るフリーランスは個人事業主であり、勤怠管理の対象外です。

管理項目

厚生労働省のガイドラインでは「使用者は、労働時間を適正に把握するため、労働者の労働日ごとの始業・終業時刻を確認し、これを記録すること」と定めています。また、使用者は以下の項目についても適正に把握する責務があると記されています。

・出勤日、欠勤日、休日出勤日
給与計算を正しく行うため、勤務状況をはじめ休日出勤・代休の取得の有無などを1カ月単位で把握します。

・始業・終業時刻、労働時間、休憩時間
労働時間は、原則として1分単位で管理します。これは、厚生労働省から労働基準監督署へ提示された行政通達と、労働基準法の第24条をはじめとした条文に記された、労働時間分の賃金の「全額払い」の原則に基づいています。

・時間外労働時間、深夜労働時間、休日労働時間
時間外労働や深夜勤務、休日出勤を行った従業員に対し、企業は割増賃金の支払いの義務があります。

・有休取得日数・残日数
2019年4月の労働基準法の改正により、年次有給休暇の取得（年5日）が義務化されています。

労働時間を記録した書類の保存期間

2020年4月1日、労働基準法の一部が改正され、法定三帳簿（労働者名簿、賃金台帳、出勤簿）などの重要書類の保存期間は5年間（賃金台帳が源泉徴収簿を兼ねている場合は7年間）に延長されました。ただし、過年度分については当面の間、経過措置として3年間となっています。

ニューノーマル時代に求められる勤怠管理とは？

厚生労働省のガイドラインでは「始業・終業時刻の確認及び記録の原則的な方法」について、下記のように示しています。

（ア）使用者が、自ら現認することにより確認し、適正に記録すること
（イ）タイムカード、ICカード、パソコンの使用時間の記録等の客観的な記録を基礎として確認し、適正に記録すること

これらに対応し、従業員それぞれのはたらき方を支援することや人事労務担当者にかかる負担、手作業による人的ミス、不正打刻といったリスクを減らすという観点において、勤怠管理システムの利用はますます増えていくと考えられますが、勤怠管理システムの導入には費用がかかるため、二の足を踏む企業も少なくありません。しかし、近年の勤怠管理システムは打刻機能以外にもさまざまな機能を備えており、活用方法が広がっています。総務省の調査でも、業務効率化につながるツールとして勤怠管理システムが一番に挙げられています。

業務効率向上につながる労務・庶務管理のためのシステム／ツール

勤怠管理システムで、はたらき方も課題も「可視化」する

勤怠管理システムは、具体的に以下のような機能を備えています。

・従業員のタスク・作業時間の管理
工数や作業時間を割り出すことで、どの作業にどのくらいの時間がかかっているのかを把握できます。業務を遅滞させているボトルネックの発見につながります。

・PCの稼働状況と勤怠の情報の管理・比較
作業デバイスやソフトウェアの使用時間と従業員の申告した労働時間を可視化できます。それらを比較し、申告に齟齬がないか、サービス残業がされていないかなどを確認することができます。

・従業員のコンディションの可視化
日報の提出などを通じて従業員自身のフィードバックやコンディションを共有できます。適切な業務の振り分けやフォローアップを効率的に行うことができます。

テレワークや多様なはたらき方が日常となるニューノーマル時代においては、これらの機能から得たデータをリソースとして活用していくことが重要です。従業員の業務進捗や実際の労働時間、コンディションなどのデータをもとにコミュニケーションの強化、信頼関係の構築、成果をしっかり評価し共有するなどの対策を講じていくことで、「部下の生産性が下がっているのではないか」「隠れて残業していないか」といった不安要素を解消し、業務の効率化を図ることができます。

勤怠管理システムの魅力は、勤務や業務状況をデータで素早く客観視できるという点にあります。一人ひとりの日々のはたらきを確認、評価していくことで、「きちんと仕事ぶりを見てくれている」「公正な評価をしてもらっている」という実感がはたらく側に生まれるでしょう。また、管理する側にとっても、業務改善のツールとしてはもちろん、労力をかけずに正確なデータを集め、課題の発見や改善策を考案・検証していく、というポジティブな経営のサイクルを展開するきっかけとなるのではないでしょうか。勤怠管理システムの導入はさまざまな業務を効率化させていくとともに、企業全体の生産性向上につながっていくと考えられます。