働き方改革に対応して魅力ある職場づくりと生産性向上を実現する方法

ワークスタイル・はたらき方 人事

働き方改革は、少子高齢化など日本の重要課題を解決する政策の1つです。実現することで生産性を向上させ、魅力ある職場にして優秀な人材を確保でき、業績・利益アップが期待できます。企業が対応するメリット、上手な対応のポイントをわかりやすく説明します。

目次

働き方改革の目的

「働き方改革」を打ち出す国のねらい

働き方を変えることによる政府の狙いは、生産性の向上です。少子高齢化が進むことで顕著になってきた影響のひとつに、労働力人口の減少があります。また少子高齢化は人手不足の遠因ともなっています。人数が減っていく現役世代の負担を下げながら経済の成長を実現するには、生産性の向上が求められます。

働き方改革の効果と日本の労働市場の現状

では、どのように働き方改革を実践することで、生産性を上げることができるのでしょうか。これを考えるために、働き方改革の効果から見ていきましょう。

多様な働き方を選ぶことができる社会を実現する

「多様な働き方を選択できる社会を実現するために」(政府広報オンライン)

【出典】政府広報オンライン
https://www.gov-online.go.jp/

「政府広報オンライン」には、「働く方々が、それぞれの事情に応じた多様な働き方を選択できる社会を実現するために」として、以下の3つを要点としてあげています。

  • 長時間労働の是正
  • 多様で柔軟な働き方の実現
  • 雇用形態にかかわらない公正な待遇の確保

ここから、働き方改革の実現で得られる、事業主・従業員それぞれのメリット・デメリットがわかります。

従業員にとってのメリット・デメリット

◯長時間労働の是正によるメリット・デメリット

メリット
自分に合ったライフスタイルを選ぶことができ、プライベートの時間が増える。
過労・心労から解放され、うつなど精神疾患の罹患や自死を選ばなくてはならなくなる可能性が減る。
心に余裕をもって育児・介護などに時間をさくことができる。
自己啓発などに時間を充てることができる。
デメリット
残業手当が減る。
総労働時間が減ることでスケジュールに支障が出る可能性ができ、より効率性が求められる。

◯多様で柔軟な働き方の実現によるメリット・デメリット

メリット
通勤のストレスから解放される。
短時間勤務、フレックスタイムなど自分に都合のよい勤務のしかたができる。
自分のライフスタイルに合わせ、より自由に育児・介護休暇などの休暇をとることができる。
自由な勤務を認められることで、労働意欲・満足度や創造性がアップし、より高い成果が期待できる。
より高い成果が可能になれば、報酬アップが期待できる。
副業が可能であれば、業務を経験することでキャリア形成につながる。
デメリット
成果にウェイトを置いた評価となることが多く、高い効率性と成果が求められる。
競争が激しい環境であれば、短い労働時間で従来通りまたはそれ以上の成果が求められる。

◯雇用形態にかかわらない公正な待遇の確保によるメリット・デメリット

メリット
雇用形態によらず、同一の労働に同一の賃金が支払われ、賃金アップが期待できる。
不公平感がなくなり、労働意欲・満足度や創造性がアップし、より高い成果が期待できる。
正社員登用への道が開ける。
デメリット
雇用形態による賃金などの待遇格差は合理的に説明可能であれば認められ、賃金がアップしない可能性がある。

事業主にとってのメリット・デメリット

◯長時間労働の是正によるメリット・デメリット

メリット
健康経営の実現につながる。
残業手当を抑制できる。
過労・ストレス、うつや自死を抑制でき、訴訟リスクや社会的制裁を受けるリスクを減らすことができる。
労働時間が短くなることで、生産性向上への意欲が引き出せる。
働き方改革に意欲的だという世評が高まれば、特にライフスタイルを重視する優秀な若い人材の確保が期待できる。
デメリット
対応する適正な労務管理・評価制度が必要となり、就業規則変更などでコスト増の怖れがある。
時間外労働への拒絶感が定着し、時間外勤務命令がしにくくなる。

◯多様で柔軟な働き方の実現によるメリット・デメリット

メリット
出社時の共用デスク・PC支給などにより、賃料などの固定コストや出勤費用を削減できる。
通勤時間が減る、ワーク・ライフ・バランスが改善されるなどし、生産性・パフォーマンスの向上が期待できる。
労働意欲と自主性が高まり、生産性の向上・創造性の向上が期待できる。
満足度が向上することで、定着率の上昇が期待できる。
より自由な条件を求める優秀な人材を確保できる。
デメリット
職場の一体感が醸成しにくくなる。
競合より多様で柔軟な働き方が実現できなければ、特に若い優秀な人材の確保が難しくなる。
適正な労務管理・評価制度を確立できなければ、勤怠管理や評価が煩雑になる。

◯雇用形態にかかわらない公正な待遇の確保によるメリット・デメリット

メリット
働き方改革に前向きで、公正な評価を行うという世評が高まれば、特に若い優秀な人材が確保しやすくなる。
雇用形態にかかわる賃金などの待遇格差は合理的に説明できればよく、賃金アップの回避が期待できる。
デメリット
合理的に説明できない賃金格差は認められず、賃金アップが必要になる可能性がある。
―雇用形態による賃金などの待遇格差を合理的に説明できるようにするために、職務分析が必要になる。

魅力ある職場づくりが好循環を生む

こうした働き方改革によってできる「魅力ある職場」が、厚生労働省によれば最終的に生産性向上と人材確保につながるとされています。

魅力ある職場づくり → 人材の確保 → 業績の向上 → 利益増

【出典】厚生労働省「働き方改革 特設サイト(支援のご案内)」
https://www.mhlw.go.jp/hatarakikata/

上記のように、働き方改革に上手に対応すれば、大きなメリットが期待できるというわけです。では、生産性を向上させて利益増をかなえ、顧客・従業員ともに満足度の高い会社にしていくための具体的な方法を見ていきましょう。

日本の労働市場の現状は?

メリットを最大化し、デメリットを回避するために、どのように働き方を変えて、生産性を高めればよいのでしょうか。まずは日本の雇用や労働環境がかかえる現状をおさらいしましょう。
2019年時点、高齢者人口を生産年齢人口で割ると50%弱。つまり、日本では生産活動をする人がおよそ2人で高齢者1人を支える社会になりました。

高齢者(65歳以上)人口を生産年齢(15~64歳)人口で割ったパーセンテージ

【出典】総務省統計局「人口推計」第3表年齢(5歳階級及び3区分),男女別人口(各年10月1日現在)-総人口(大正9年~令和元年) ※昭和16年から昭和18年までは年齢別推計が行われなかったため編集部が年平均成長として補正。

特にこの30年ほどで、支える人の負担が急激に増加していることがわかります。また国・地域別に見ると、日本人の労働時間は比較的長いほうです。ただし近年は長時間労働をする人の割合が減っています。これは、パート・バイトなど比較的就労時間の短い非正規労働者の割合が増えているためと考えられます。なお日本では、男女間で長時間労働の割合に大きな差が見られますが、これは男女間での就労形態の差によるものと考えられます。

週あたり49時間以上はたらく人の割合(男女計、就業者)

週あたり49時間以上はたらく人の割合(男女計、就業者)

週あたり49時間以上はたらく人の割合(日本、男女別、就業者)

週あたり49時間以上はたらく人の割合(日本、男女別、就業者)

【出典】いずれも「データブック国際労働比較2019」(独立行政法人 労働政策研究・研修機構)、6章 労働時間・労働時間制度 第6-3票 長時間労働の割合(就業者)続き/Table 6-3: Proportion of workers working 49 hours or more per week

働き方を、具体的にどう変えるか

対応が必要な人、対応しなければならないこと

こうした問題を解決するため、政府は2019~2020年に多くの労働法を改正、施行しました。
これが、すなわち働き方改革の具体的な内容で、大企業も中小企業も対応する必要があります。

こうした法改正は、まず大企業を対象に施行され、多くの場合は1~2年のタイムラグを経て、中小企業でも施行されます。働き方改革にかかわる改正法の多くが大企業を対象に2019~2020年中に施行された一方で、中小企業でも2019年~2023年ですべてが施行対象となり、対応が必要となるのです。

中小企業者の範囲

中小企業者の範囲

【出典】中小企業庁「中小企業基本法による中小企業者(会社および個人)の定義」
https://www.chusho.meti.go.jp/soshiki/teigi.html

対応のスケジュール

働き方改革を実現するためにあげられている具体的な施策が、主に下の図の通りです。
これらを規定する改正法・項目によって、それぞれ大企業・中小企業と施行時期(実施時期)が異なります。たとえば「時間外労働の上限規制」は、大企業が2019年4月施行、中小企業が2020年4月施行。「年次有給休暇の確実な取得」など6項目は、大企業・中小企業とも2019年4月に施行開始、などとなっています。いまや中小企業でも、働き方改革の主要な項目は、急いで対応しなければいけなくなっているのです。

具体的な施策の施行スケジュール:長時間労働の是正と多様で柔軟な働き方の実現

具体的な施策の施行スケジュール(1)長時間労働の是正と多様で柔軟な働き方の実現

具体的な施策の施行スケジュール:雇用形態にかかわらない公正な待遇の確保

具体的な施策の施行スケジュール(2)雇用形態にかかわらない公正な待遇の確保

【出典】政府広報オンライン
https://www.gov-online.go.jp/

中小企業が対応すべきポイント

政府広報は「事業主の責務」を明記

国は事業主の責務として、以下のように書いています。

“ 事業主は、労働者の「職業生活の充実」を責務とします。労働時間の短縮や労働条件の改善など、労働者が生活との調和を保ちつつ意欲と能力に応じて就業できる環境の整備に努めなければなりません。 ”

【出典】政府広報オンライン
https://www.gov-online.go.jp/

では、具体的にはどうすればよいのか。まずは事業主や総務・人事が最低限、知っておくべきことをまとめました。その後で、具体的な対応のポイントを見ていきましょう。

事業主や総務・人事がこれだけは知っておきたいこと

働き方改革は、さまざまな改正法・条項によって規定されており、適切に対応しなければ、場合によっては罰則が科されることすらあります。また働き方改革によらず、たとえば従来から雇用主には、従業員のメンタルを含み安全な就労に配慮する「安全配慮義務」を負い、なかでも従業員のメンタルヘルス・チェック(常時50人以上の労働者を使用する場合)は義務化されています。

さらにセクハラだけでなくパワハラ・マタハラ、外国人労働者、LGBTや障害者を含むダイバーシティ他、事業主には、より従業員の立場にたった配慮が必要となってきている、というのが現在の時流です。

企業が留意すべき最大のポイント

企業が留意するべき働き方改革の最大のポイントは、冒頭で国のねらいとして述べた生産性を上げることです。生産性といっても、法の条項で定められているわけではありません。各企業の実態に合わせて、「生産性」は自由に定義してよいのです。たとえば、会議にとても時間がかかっていた企業が、会議の時間を短縮し、かつ常時オンラインで顔を合わせられるようにした。これをもってコミュニケーションコストが下がり生産性が上がった、としてもよく、また売上の1単位あたりコストや販管費を何%下げた、でも問題ありません。

つまり、働き方改革に上手に対応するポイントのひとつは、企業の実態に即して、より好業績につながるような生産性向上の定義を図ること、ということが言えます。

とはいえ、働き方改革が求める「魅力的な職場づくり」には、賃金など具体的に厳格化された就労条件があります。その重要なポイントも、次に見ていきましょう。

見ていくのは、以下の3つです。

  • 残業時間上限(36協定)
  • 年休(有給休暇)取得の義務化
  • 賃金(同一労働同一賃金)

時間外労働の上限規制(完全施行):大企業2019年4月~/中小企業2020年4月~

まず、残業時間の上限規制です。

これは大企業には2019年4月、中小企業は2020年4月にすでに施行されています(完全施行)。具体的には、休日を含まない時間外労働(残業)は、原則1カ月45時間・1年間360時間までとなりました。従来も期間あたり上限は同じような内容でしたが、今回大きく変わったのは、いままでの行政指導が法律によって規制されたことです。つまり、いままではこの上限時間を超えた36協定(さぶろくきょうてい)でも労働基準監督署に届け出ができましたが、上限時間を超えた届け出はできなくなり、超えて労働させると違法となり、罰則が科せられるようになりました。

実際に実務にあたる総務・人事担当者がおさえるべきポイントは以下のとおりです。

1)月45時間を超えることができるのは、年6カ月まで
45時間 × 12カ月 = 540時間 > 360時間(年あたり上限)ですから、1年12カ月すべて45時間の残業が許されるわけではありません。

2)臨時的な特別の事情があっても、
時間外労働……年720時間以内
時間外労働+休日労働……月100時間未満、2~6カ月平均80時間以内
臨時的な特別の事情は、労使合意のもと特別条項として「36協定」にその理由を具体的に書かなければいけません。

36協定に書かなければならない「臨時的に限度時間を超えて労働させる必要のある場合の事由」の例

36協定に書かなければならない「臨時的に限度時間を超えて労働させる必要のある場合の事由」の例

【出典】厚生労働省「時間外労働の上限規制 わかりやすい解説」
https://www.mhlw.go.jp/hatarakikata/img/overtime/000463185.pdf

3)「所定外労働時間」ではなく、「法定外労働時間」を超えるか超えないかが、合法か違法かの分かれ目
法定の労働時間は1日8時間です。たとえば、1日7時間30分の会社の場合は8時間までの30分の残業は所定外労働時間といって、36協定の残業時間には入りません。

年5日の有給休暇取得の義務化:企業規模問わず2019年4月~

次に、有休の年5日取得が義務化されました。これも企業規模にかかわらず施行されています。対象は年10日以上の有給休暇を有する従業員です。これに、年5日について時季を指定して有休を確実に取得させなければいけません。これについても、実務的におさえるべきポイントをまとめておきましょう。

1)労働者ごとに有休管理簿をつくらなければならない
起算する基準日を年初や年度初日、月初などに定めたうえ、労働者ごとに取得日数・日付を管理する書類(年次有給休暇管理簿)を作成し、3年保存しなければいけません。

有給管理簿の例

有休管理簿の例

【出典】厚生労働省「年5日の年次有給休暇の確実な取得 わかりやすい解説」
https://www.mhlw.go.jp/content/000463186.pdf

2)就業規則に規定する必要がある
休暇に関することは就業規則に必ず記載されなければいけません(絶対的必要記載事項)。したがって、使用者が有給休暇の時季指定を行う場合は、その対象となる労働者の範囲、時季指定の方法などを就業規則に盛り込む必要があります。

就業規則に盛り込む条項の例

就業規則に盛り込む条項の例

【出典】厚生労働省「年5日の年次有給休暇の確実な取得 わかりやすい解説」
https://www.mhlw.go.jp/content/000463186.pdf

3)年5日の確実な有給取得をさせなかったとき、および就業規則に規定しなかったときは、罰則が科せられることがある

違反した場合の罰則

違反した場合の罰則

※年5日の年次有給休暇を取得させなかった場合、1人につき1罪30万円以下の罰金

【出典】厚生労働省「年5日の年次有給休暇の確実な取得 わかりやすい解説」
https://www.mhlw.go.jp/content/000463186.pdf

こうして見てくると、年次有給休暇の取得義務化にあたっては、どうしても労務管理の手間が増えてしまうことがわかります。そこで厚生労働省は、基準日を年始や年度初めなど1つにまとめることを推奨しています。難しい場合は、月初などに統一し、基準日をできるだけ少なくすることで、まとめて管理できるようになり、労務管理を効率化することができるでしょう。

また年末年始やお盆などに前もって有給を計画的に割りあてておく「計画年休」を用いることでも、労務管理の手間を減らすことができるでしょう。祝日のあいだをブリッジホリデーとして、連休にするという方法もあります。

計画年休の例

計画年休の例

【出典】厚生労働省「年5日の年次有給休暇の確実な取得 わかりやすい解説」
https://www.mhlw.go.jp/content/000463186.pdf

同一労働同一賃金:大企業2020年4月~/中小企業2021年4月~

最後に、賃金についてです。同じ企業ではたらく正社員と、短時間労働者や有期雇用者のあいだで、基本給や賞与・手当などあらゆる待遇に不合理な差を設けることが禁じられました。いわゆる同一労働同一賃金です。

大企業は2020年4月から、中小企業は2021年4月1日から施行され、対応が必要になります。もし、短時間労働者などの有期雇用者から、正社員との待遇の違いについて尋ねられたなら、使用者はその事由に答えなければいけません。

ただし、待遇の違いに合理的な説明があるならば、待遇差は認められます。たとえば、正社員にしか出張がないなら、そうではない非正社員に出張手当を給付しないのは合理的です。

合理的に説明ができなければならない費目は、たとえば基本給、役職手当、通勤手当、賞与、時間外手当・深夜出勤手当・休日出勤手当、家族手当・住宅手当などです。下の図のように厚生労働省が具体的に説明しているので、参考として活用しましょう。

給与のうち同一の扱いが必要または違いがある場合は相違に応じた支給が求められる費目

給与のうち同一の扱いが必要または違いがある場合は相違に応じた支給が求められる費目

【出典】厚生労働省「リーフレット パートタイム・有期雇用労働法が施行されます」
https://www.mhlw.go.jp/content/000473038.pdf

各項目での待遇差を合理的に説明するためには、職務分析・職務評価を行います。パート社員と同じ職務を行う正社員に職務の詳細をヒアリングして分析し、ポイントで評価して職務説明書をつくっておけば、待遇差を合理的に説明できます。

ここまで、働き方改革の概要とメリット、その上手な対応のポイントをまとめてきました。そうはいっても、総務が労務を兼任しているような企業では、通常の業務で手いっぱいで、人手がそこまでまわらないかもしれません。そんなときは、専門家に相談するという手もあります。外部のリソースも上手に活用したいものです。

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働き方改革は、若い人たちが子供を生み育てやすい社会環境を整え、ワーク・ライフ・バランスの可能な働き方を目指す、少子化対策の1つです。今後ますます労働力が減少していくなかで、社内の労働環境を見直すことは、従業員だけでなく、事業主にとっても大きなメリットが生まれます。労働時間を減らすうえでキーポイントとなるのは生産性の向上です。従業員のモチベーションを高め、生産性を上げるためにも人事制度の見直しや多様で柔軟な働き方の実現、残業や休暇の管理などを徹底して対策していきましょう。

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