最適な社員情報管理システムを選ぶ5つのポイント
社員情報管理システムによって特徴や強みとするポイントが異なります。自社がどのような情報管理を行い、活用していくか、運用面も考慮して以下のポイントを見極め選定しましょう。
1.自社の課題解決に必要な機能が備わっているか
システムの導入・活用により、社内の課題が解決できるか、そのための機能があるかを確認することは最も重要です。まずは、自社の課題とシステム導入の目的を明確にし、要件定義と優先順位付けを行いましょう。
例えば、人事・労務の定型業務の効率化であれば、勤怠管理や給与計算ができるものを、人事評価や人材育成の活用であれば評価シートや育成計画の管理機能などを確認しましょう。
▼自社課題と機能例
課題 |
機能例 |
人事労務手続きの 効率化 |
・勤怠管理 ・給与計算 ・帳票書類作成補助(雇用保険・社会保険・契約書など)や電子申請機能 |
人事評価や 人材育成の効率化 |
・人事評価シートの作成、運用 ・評価フローの作成、共有 ・研修履歴やキャリア志向の可視化 ・目標管理 ・タレントマネジメント機能 |
社員情報の 戦略人事への活用 |
・経験・スキルなどの情報管理 ・社員データの分析機能 ・組織・異動シミュレーション機能 ・組織図の作成、閲覧 ・スコアリング機能 |
2.カスタマイズ性があるか
自社の制度運用に沿ったカスタマイズや導入後の仕様変更の可否も、システム導入時に検討すべき重要なポイントです。
社内制度や実態はさまざまで、現状に即した運用設計が欠かせません。また、組織体制や社員の状況は経営方針にあわせて変化していきます。組織変更時や企業の方針転換時などの中長期的な観点からも、企業の状況に合わせた仕様変更が可能か確認しましょう。
カスタマイズの例として、以下のような項目が挙げられます。
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- 勤務体系(正社員・契約社員など)
- 給与体系(年俸制・月給制など)
- 人事評価や人材育成の項目・フォーマット
- スキルの項目やレベル
- 組織図
- 異動シミュレーションの内容 など
3. 費用が妥当か(初期費用・ランニングコスト)
社員情報管理システムの料金形態はシステムによって異なります。そのため複数のベンダーから見積もりを取得する必要があります。自社の課題を解決できる機能を備え、コスト面でも納得できるシステムか、総合的に検討しましょう。
初期費用 |
無料のものから、数万〜数十万円の有料のものがあります。 |
ランニングコスト |
月額制や年額制、ライセンス費用などベンダーによって設定が異なります。 有料の場合、多くのシステムで従業員数や会社規模によって価格が変動する従量課金制を採用しています。 |
4. 操作がしやすいか
誰が操作しても簡単で、画面の操作性や表記が分かりやすいシステムを選びましょう。
例えば、人事評価やアンケート機能を使う場合、人事部門以外の社員でも操作しやすいシステムが好まれます。また、人事異動や退職などによりシステムの操作者が変わることもあるでしょう。
操作性は作業効率にも影響するため、システムを使用する社員の多くが使いやすいと思えるものが望ましいです。トライアルが可能であれば、一度現場の社員にも触れてもらい、操作性のチェックをしてみるとよいでしょう。
5. サポート体制が充実しているか
システムの導入や運用の際に、サポート体制が充実しているかにも着目しましょう。
実務担当者にとって、システムに不慣れなうちは操作に手間や時間がかかります。システム導入前の構築段階でのサポートも大切ですが、導入後におけるシステム利活用のためのサポート体制も考慮しましょう
▼確認すべきポイント
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- サポート窓口との連絡手段(電話・メール・チャットなど)
- 窓口の対応時間(窓口営業時間・休業日など)
- 訪問対応か遠隔操作による対応か
- サポート費用や回数制限の有無
- 定期訪問の有無 など