コワーキングスペースとは
コワーキングスペースとは、会社など所属の枠を超え、さまざまなバックグラウンドをもつ人々が「共に仕事をするスペース」を指します。異なるアイデアやビジネスモデルを持った利用者が互いに刺激し合える場であることに大きな特徴があります。
これによって交流やコミュニティが生まれ、新しい製品・サービスを生み出すことが期待できます。コワーキングスペースは、オープンイノベーションの「ゆりかご」になる可能性を秘めているといえそうです。
シェアオフィスやレンタルオフィスとの違いは？
シェアオフィス
コワーキングスペースもシェアオフィスも、複数の人がスペースをシェアして仕事をするという意味では同じです。このことから、コワーキングスペースと看板を掲げたシェアオフィスもあるようです。
シェアオフィスは、言葉が意味するとおり「共有オフィス」であり、複数の企業や個人事業者が一つの部屋・フロアや建物をオフィスとして共有するものです。シェアオフィスは個室が用意されている施設がほとんどです。このことから、個人よりも起業間もないスタートアップ企業などに多く利用されているようです。
レンタルオフィス
共用のオフィス設備が整っており、必要なときだけ借りて利用するワーキングスペースという点では、シェアオフィスやコワーキングスペースと同じです。異なるのは、利用者が個室スタイルの専用スペースで仕事ができること。プライバシーを確保したい個人や少人数のワーキンググループ向きといえそうです。
シェアオフィスとレンタルオフィス
左がシェアオフィス、右がレンタルオフィス。レンタルオフィスは専用スペースが中心
コワーキングスペースの設備
コワーキングスペースにはどのような設備が整えられているのか気になるところです。具体的に見ていきましょう。
電源
パソコンやスマートフォンの充電に欠かせない電源コンセントが、コワーキングスペースの至るところに配置されています。
Wi-Fi環境
業務に欠かせないインターネット接続環境は、多くの場合は利用料に含まれた形で提供されています。
複合機
テレワークといえども、資料のプリントアウトやコピーの必要が出てきます。支障なく仕事ができるよう複合機が用意されています。「◯枚まで無料」と利用料を設定しているコワーキングスペースもあります。
共用会議室
設けてある場合とそうでない場合があります。ホワイトボードを使ったミーティングが多い場合は、共用会議室があるコワーキングスペースを選ぶと良いでしょう。
プロジェクター・液晶モニター
会議室にプロジェクターや液晶モニターを完備しているコワーキングスペースもあります。その場でプレゼンや勉強会などを開催することも可能です。
休憩スペース
ワークスペースとは別に雑談や休憩用のラウンジが設けられているコワーキングスペースも少なくありません。他の利用者との交流や異業種間のコミュニティが生まれる場になります。
フリードリンク
ドリンクコーナーが用意されており、なかにはコーヒーや緑茶、紅茶が無料で飲み放題のコワーキングスペースもあります。
コワーキングスペースの利用が進む背景は？
コワーキングスペースが誕生したのは2005年、多くの起業家やスタートアップ企業が集まるシリコンバレーに近いアメリカのサンフランシスコだとされています。今では日本でも、テレワークによる在宅勤務など、拠点オフィス外での勤務が認められている従業員をはじめ、個人事業者やスタートアップ企業、ノマドワーカーらを中心に、利用が進んでいます。
「働き方改革」が進められている今、毎日決まった時間に、決まったオフィスに行くことだけが業務スタイルではなくなりつつあります。はたらき方に合わせて、オフィスのあり方も変化しているのです。コワーキングスペースの利用は「はたらく場所」の改革の一つといえそうです。
最近では、オフィス空間を自社内に確保できる大企業でも、コワーキングスペースの利用が進んでいるケースが見られます。
コワーキングスペースを使うメリット
ここからは、コワーキングスペースを活用するメリットを解説します。
メリット1．オフィス費用の削減
コワーキングスペースは賃貸オフィスに比べ、大幅にオフィス費用を削減することが可能です。オフィス費用とは職場にかかわる固定費のこと。オフィス賃料、複合機などのリース料、インターネット回線などの通信費、光熱費、備品費、清掃をはじめとする維持管理費などがこれにあたります。
オフィス賃貸契約の場合、一般的に2年契約などまとまった期間での契約が求められますが、コワーキングスペースなら１カ月契約などニーズに応じて柔軟に利用期間を選択できます。これによってムダな費用が抑えることが可能になります。固定費削減による利益アップも期待できるでしょう。
メリット2．オフィススペースの削減
テレワークが浸透しつつある今、ワークスペースだけでなく会議室や休憩スペースなども、稼働率に見合ったサイズに変更することが求められるようになってきました。コワーキングスペースを活用すれば、これが可能になります。
先進的な企業の中には、本社オフィスを持たず、コワーキングスペースと在宅勤務のみで業務を行っているところもあります。
メリット3．オフィス機能が充実
新たにオフィスを構えるとなれば、オフィス家具やインターネット環境整備など多くの初期投資が必要になります。しかし、コワーキングスペースなら基本的な設備や機能が整っているので、初期投資は不要。契約すればすぐにオフィスと変わらない環境で業務を行うことができます。
メリット4．多様なはたらき方を支援
テレワークの導入を進める企業が増えている中、「自宅で在宅勤務をするスペースを確保しづらい」「カフェなどで仕事をしても集中できない」「複合機などオフィスなら当たり前にある機器がなく業務に支障をきたす」といった声が上がっています。このようなマイナス面の改善と、従業員の多様なはたらき方支援に期待されるのがコワーキングスペースです。
「自宅に近い」など、従業員にとって利便性の高い場所にあるコワーキングスペースを活用することで、子育てや親の介護などの時間を確保しながら、効率よくはたらいてもらうことが可能になるでしょう。その結果、従業員のモチベーションが上がることで生産性が向上するという好循環も期待できます。
メリット5．コミュニティの形成
コワーキングスペースは、会社など所属の枠を超え、さまざまなバックグラウンドをもつ人々がはたらく空間を共有する場です。これによって利用者同士の交流によるコミュニティの形成が期待できます。
異業種、起業家、フリーランスなど、これまで出会うことのなかった人と交流する機会が増えれば、それまでは得られなかった価値ある情報をキャッチすることができるようになります。その結果、新たなビジネスチャンスのアイデアを生み出したり、得られた気づきを社内にフィードバックしたりすることも期待できます。
コワーキングスペースを使うデメリット
コワーキングスペースの活用はメリットがある一方、デメリットも存在します。
デメリット1．周囲の音や話し声
特に交流の促進やコミュニティの形成が大きなメリットともなるコワーキングスペースですが、その反面、周囲の話し声や環境音が気になってしまうというデメリットがあります。敏感な人ならば、人の存在が気になってしまう可能性もあります。
特に集中が必要なときに使用できる個別ブースなどを設置しているコワーキングスペースなら、これらの課題も解決できそうです。
デメリット2．ワークスペースの確保
レンタルオフィスとは違い、コワーキングスペースはいつでも必要なだけのワークスペースが確保できるとは限りません。せっかく予約が取れても、混雑している可能性があるからです。
ホームページやスマホアプリで予約状況を確認できるなど、サービス事業者による対応も進んでいるので、事前にチェックすることが大切です。
デメリット3．情報漏洩リスク
情報漏洩のリスクは、テレワーク全体の課題といわれています。コワーキングスペースでは、社内での業務以上にスパイウェアなどによる個人情報や顧客情報の漏洩リスクが高まります。開放的で人との交流が生まれるやすいがゆえに、パソコンの盗難や紛失といったトラブルやリスクも考えられます。
通信環境におけるセキュリティ対応は万全か、業務の社外持ち出しルールは整備されているか。コワーキングスペースを利用する際には、これらをよく考え、準備しておくことが求められます。
コワーキングスペースを選ぶポイント
コワーキングスペースを利用するにあたって、個人の仕事スペースとして利用するのか、企業のオフィスの一つとして利用するのか、利用目的を明確にしておくことが大切です。
その上で、コワーキングスペースを選ぶポイントを挙げてみましょう。
ポイント1．料金システムで選ぶ
コワーキングスペースの料金システムは、1日もしくは時間単位で料金を支払う「ドロップイン」システムと、月単位で定額の利用料を支払う「月額制」の2つに分けられます。
個人が好きな時間に仕事スペースとしてコワーキングスペースを利用するなら「ドロップイン」、企業が一定期間利用する場合は「月額制（会員制）」がおすすめです。
国土交通省の調査によると、料金体系は月額制・時間制・日額制の順に多く、日額料金の全国での中央値は1日あたり12,000円、時間あたり料金の全国での中央値は1時間あたり400円となっています。
ポイント2．利用できる設備で選ぶ
業務でミーティングをしたい場合には会議室のあるコワーキングスペースを選びましょう。会議室にはホワイトボードだけでなく、液晶モニターやプロジェクターが備わっているかも事前に確認しておきましょう。コワーキングスペースであってもプライバシーが気になる場合は、個室が備わっているかも選ぶポイントとなります。
ポイント3．立地で選ぶ
個人が利用するコワーキングスペースであれば、自宅の最寄り駅周辺にあるコワーキングスペースがアクセスの点からも便利です。交通費を節約できるというメリットもあります。
周辺環境も大切です。コワーキングスペースの周辺に、レストランやカフェがあると、息抜きだけでなく仕事の打ち合わせにも利用できます。フィットネスジムなどリラクゼーション施設があるかも判断基準になるかもしれません。
「土地のブランド」という視点も大切です。起業を目指す個人やフリーランスで仕事をしている人が、法人登記や郵便物などの送り先として住所利用をするのであれば、ブランド力があり信用度の高い場所にあるコワーキングスペースを選ぶのも一つの戦略かもしれません。
ポイント4．雰囲気・快適さで選ぶ
コワーキングスペースの利用を考えているなら、実際に候補に挙がったコワーキングスペースを半日程度ドロップインで利用、見学してみることをおすすめします。
見学することで、そのコワーキングスペースの雰囲気や居心地、快適さが分かります。椅子やデスク、ラウンジのソファの座り心地、照明や装飾、自動チェックインの手順など、受付の対応などを実際に確かめましょう。どのような業界の利用者がいて、どのようなコミュニケーションや交流が行われているかも、ぜひ見極めたいところです。
コワーキングスペースの利用の仕方
コワーキングスペースの料金システムである「ドロップイン」「月額制（会員制）」の2つについて、具体的に説明します。
ドロップイン
「ドロップイン」とは、1日もしくは時間単位で料金を支払うシステムを指します。「ドロップイン」では一般的に、最初の1時間～2時間までは500円ほどで利用できるようです。1日利用の相場は、東京の新宿、池袋エリアや地方中核都市で1,000円～2,000円といったところです。料金の設定は施設によって異なるので、利用する際には忘れずに確認しましょう。
月額制（会員制）
月額制（会員制）とは、その名のとおり月ごとに定額の利用料を支払うシステムを指します。決まった席を確保できる施設も多く、混雑していても席がなくなる心配がありません。
月額制であってもフルタイムで利用する必要はなく、「夜限定プラン」「モーニングプラン」「平日限定プラン」「月5回利用プラン」など多様なプランが用意されている施設もあります。ニーズに合わせて料金プランを選ぶと良いでしょう。
気になるのが料金です。東京の新宿、池袋エリアや地方中核都市などでは月額1万円以下で利用できるコワーキングスペースもあります。１カ月の利用時間によって月24時間までなら18,000円、月40時間までなら3万円など、利用者のニーズに合わせ、きめ細かい料金設定をしているコワーキングスペースもあります。これが個室利用となると、ぐっと高い料金になるというのが一般的です。
国土交通省が調査した利用料金のデータがあるので、参考にしてみてください。
テレワークセンターの利用料金：月額料金の中央値は12,000 円／月（n＝287）
まとめ｜利用者が互いに刺激し合えるコワーキングスペースで一歩進んだテレワークを
コワーキングスペースとは、テレワークを行う場所という概念を超え、会社など所属の枠を超え、さまざまなバックグラウンドをもつ人々が「共に仕事をするスペース」です。異なるアイデアやビジネスモデルを持った利用者が互いに刺激し合えるコワーキングスペースは、一歩進んだテレワークの形を提供してくれそうです。
そのメリットだけでなくデメリットも理解し、目的にピッタリと合ったコワーキングスペースを選びましょう。
【最新調査】働き方実態調査レポートをご覧いただけます
コロナ禍によって人々のはたらき方は大きく変化し、それに伴い人事・組織戦略の新たな課題も浮かび上がっています。人事施策や組織戦略の展望にお悩みの方もいらっしゃるのではないでしょうか。
パーソルグループでは、働き方の「いま」と「これから」について、管理職および一般職1,000名を対象に調査を行いました。人事制度、オフィス環境、副業、人材育成、メンタルヘルスなどに焦点を当て、働き方の実態調査の結果をまとめたレポートをお届けします。
経営・人事の皆様のご参考になれば幸いです。