待ったなしの「働き方改革」テレワーク導入でいち早く改革スタート!

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少子高齢化に伴う生産年齢人口の減少、仕事と育児・介護の両立といった労働者のニーズの変化など、日本企業は従来の雇用では対応困難な状況に直面しています。このような課題に対する切り札として、また、昨今の災害発生や感染症流行への対策としても今改めて「テレワーク」が注目されています。その一方、現場で起きる「テレワーク導入の担当になったが、何から始めたらいいのか」「導入したものの、労務管理の良い方法が見つからず頓挫しそうだ」といった急務の課題に頭を悩ませる企業も少なくありません。これらの課題を解決してテレワークをスムーズに導入し、働き方改革を実現するためのポイントをご紹介します。

なぜ、今テレワーク導入が注目されているのか?

そもそも、なぜテレワークの導入が検討されるのでしょうか。その理由を見てみましょう。

■減少し続ける日本の労働人口

人手不足感を感じている企業の割合
【出典】財務省「財務局調査による
『人手不足の現状及び対応策』について」

まず、「働き方改革」が求められる背景となる環境の変化が、今後5~10年で日本中の企業が必ず直面すると考えられる「労働人口不足」です。現時点で既に人手不足を感じている企業は71.0%にのぼっており、そのうち半数以上の企業では「従業員の負担が増えている」状況です。

人手不足の解消に向けた取り組みとしては、84%の企業が「採用の強化」を挙げています。女性・高齢者の採用を進めている企業もありますが、育児や介護などの時間と折り合いがつかないことから採用が進んでいないのが現状です。また、「勤務体系の多様化・柔軟化」「仕事と子育ての両立支援」といった、既存の社員の待遇改善策をとっている企業は38.1%を占めています。

このように、多くの企業が人手不足解消のための取り組みを行っています。しかし、その対応によるコストを製品やサービスへ転嫁することは、競争力の維持や企業の成長に大きく関わるため難しいと考えられ、「業務改善」や「効率化などの生産性向上への取り組みが避けては通れない課題となっています。

■待ったなし!の働き方改革

こうした日本全体の人手不足を背景として働き方改革が推進され、企業にも対応が求められています。
その対応の1つとして、テレワークの導入を検討、実施する企業が増えています。
テレワークはICT(情報通信技術)を活用した、場所や時間にとらわれない柔軟なはたらき方です。導入により、はたらく時間に制限のある女性・高齢者や、これまで検討してこなかった遠方からも優れた人材を確保できるようになります。そのため、人手不足や負担感の増加を解消する切り札として注目されています。
また、「はたらき方を選択できる」ことは、自律的な労働につながることで高いモチベーションの維持にもつながると考えられます。そうした魅力的な職場環境を実現することも、人手不足を解消する手段となりえます。

■災害などへの備えとして

さらにテレワーク導入を後押しする要素として、2019~2020年に日本中を襲った台風・大雪などの自然災害、インフルエンザをはじめとする感染症の流行があります。

「出社したくてもできない」「帰宅難民になってしまった」といった状況が各地で起こったことで、これまでは「育児や介護をしている人が対象」と捉えられていたテレワークが、年齢・性別・職種に関係なく、事業継続の観点からも活用が必要なはたらき方として改めて注目を集めるようになりました。

テレワーク導入の4つの課題とは?

このような背景もあり、テレワークの導入を検討する企業は増えています。しかし、テレワークを導入する現場からは「社内の誰を巻き込めばいいのか」「何から検討したらいいのかわからない」といった声が聞こえてきます。

テレワークの導入時の課題は主に下記4つが挙げられます。
1.業務の見直しが必要である(全ての業務がテレワークにすぐ移行できるとは限らない)
2.情報セキュリティ対策が必要である(端末の社外持ち出しや社外からのデータアクセスへの対策)
3.コミュニケーションに隙間が生じる(顔を合わせる機会が減る)
4.マネジメントも工夫が求められる(人材育成・チームマネジメント・労務管理・業務管理)

また、これら課題があるためにテレワークを疑問視する管理職やメンバーがいる場合、導入がなかなか進まないケースもあり、担当者を悩ませます。
そこで提案させていただくのがパーソルグループのテレワーク導入支援です。

■テレワークの導入から定着まで伴走型でサポート「ワークスイッチコンサルティング」

パーソルグループのテレワーク導入支援では、導入~定着までのサポートを「ワークスイッチコンサルティング(Work Switch Consulting)」で行っています。

・テレワーク導入に対し、現場の理解を得られず進みが遅くなる。
・現場に意識変革を促したところ「企業v.s.抵抗勢力」といった図式にはまり、計画が頓挫しかねない。

「ワークスイッチコンサルティング」では、現場に入り込み、実際に現場の方々と机を並べ、目線を同じくしたコンサルティングを実施するため、このような心配がありません。

実際にサポートを行った事例として、「人事でテレワーク導入を検討するも、経営陣から承認を得られずプロジェクトが進まない」といったご相談に対して、現場での調査設計からテレワーク導入までのプランの提示を行ったケースがあります。

ワークスイッチコンサルティングでは、これまで大手~中小企業まで800社以上のテレワーク導入支援のノウハウに加えて、自社での全員テレワーク実践の経験も含めて、制度構築だけでなく運用ノウハウを提供してします。テレワーク導入プロセスを可視化し、ツールを用いて遠隔でテレワーク導入支援を行う「テレワーク・アドバイザー」や、テレワーカーの管理職向けのトレーニングなども展開し、「現場が活用できるテレワーク」を広めています。

■現場も管理者も、気持ちよくはたらくために「MITERAS仕事可視化」

そして、テレワーク導入時の4つの課題の中で、最も関心が高くかつ対応が急がれるのが4点目の「マネジメント(労務管理)」です 。

働き方改革に関連し、2019年に改正された「労働基準法」では、時間外労働の上限が法律で細かく規制されました。もし違反してしまった場合、企業のみならず現場の管理職も罰則対象となることから、これまで以上に厳密な労務管理が求められます。

テレワークの導入によって発生する労務管理は、その方法により、ともすれば「監視」と受け取られかねない課題です。しかし、労働時間や内容を客観的なデータとして可視化することは、管理側だけでなく、はたらく側にとっても自分の業務を証明できるツールであり、互いに気持ちよくはたらく環境づくりのきっかけになります。
パーソルのテレワーク支援では、「MITERAS仕事可視化」を用いて労務管理の可視化を実現します。

例えば、労務時間を管理する「タイムレポート」と、PCでの実際のアプリケーション稼働内容がわかる「ジョブレポート」をセットで確認する機能があります。さらに、労務中のキーボードの打鍵回数も客観的なデータとして確認可能です。

また、一般的な業務内容可視化ツールは「インシデント管理ツール」であることが多く、トラブルに備えてあらゆるログを取得してしまいます。情報量が大量になって必要な情報を取得するのに時間がかかりすぎ、データ取得が形骸化してしまう状況に陥るのを避けるためにも、重要なログデータのみの抽出が可能であることがポイントです。

さらに、「MITERAS仕事可視化」とセットで、勤怠管理を行う「MITERAS勤怠」を使っていただくことで、PCの稼働時間のログと勤怠とのずれを自動で抽出して即時にアラームを立て、長時間労働が発生するのを防ぐ、という対応も可能です。

 

PCの稼働時間のログと勤怠とのずれを自動で抽出して即時にアラームを立てられます。

 

使用しているアプリケーションに対して、1分間のキーボード打鍵回数を見える化することで、動作状況を把握できます。

この「MITERAS 仕事可視化」を活用する企業の中には、当初はサービス残業のチェックが目的でしたが、結果として社員の勤務時間に対する意識付け、労働生産性の向上といった副次的成果が得られたケースもあります。

株式会社レオパレス21様の導入例

■テレワーク導入・定着に向けて、今こそ動き出しませんか?

(パーソルプロセス&テクノロジー ワークスイッチコンサルティング調べ)

ここまでご紹介した通り、テレワークは生産性向上や優秀な人材確保等に有効な施策です。しかし、2019年6月時点の首都圏ビジネスパーソンを対象とした調査では、回答者の勤務する会社の半数以上が「テレワークの導入も検討もされていない」という、まだまだ普及しているとは言い難い結果になっています。

テレワークの導入には、ご紹介した課題のような大きなハードルがあるかもしれません。しかし、導入し、定着させるメリットは大きいはずです。

「テレワーク導入に興味があるが、どうすればいいか分からない」という導入初期の悩みから、「今まさに導入中だが、現場で問題が生じて対応を模索している」といった具体的課題の解決法まで、テレワークに関することならまずパーソルのテレワーク支援にご相談ください。パーソルグループの人材コンサルティングの知見を活用し、現場の課題発見からテレワーク導入、さらに現場への定着まで、きめ細かくサポートさせていただきます。

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