多様な手法を活用した業務オペレーションの進化。事務派遣・アウトソーシング・RPA活用
2019年12月01日
毎日の請求書発行や月末の売上集計など、事務業務には多くの人手と時間が必要とされます。滞りなく進むのが当然で、ミスや遅れはトラブルの元。しかし、そこばかりに時間をかけていては、生産性が高いとは言えません。
こうした業務オペレーションの最適化に向けて、人員体制や業務フローの見直し等、着手すべき点があるか一度考える必要があるかもしれません。その一助として、本記事では事務派遣・アウトソーシング・RPAを活用した業務オペレーションについてご紹介します。
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目次
業務オペレーションを戦略的に組み立てる
「日々のルーティン業務に追われて、本来業務に手が付けられない」
「欠員が出たことで特定の社員に業務のしわ寄せが出る」
そんなことが、職場で起こっていないでしょうか。
業務量が増えたり、人手不足が起きていると、社員に負担がかかります。売上や成果に直結する「コア業務」に社員が集中できるかどうかは、事業の業績を左右します。
生産性向上のための3つの選択肢
そこで選択肢として考えられるのは、ノウハウを持つスペシャリストに任せたり、アウトソーシングも活用しながら業務の効率化をはかる方法です。
本記事では「①事務派遣」「②アウトソーシング」「③RPA」という3つの方法を紹介します。それぞれどのように活用できるのか、このあと解説していきます。
①事務派遣：職場内ですぐ依頼可能！定型化しきれない事務支援に
事務派遣は、スキルや勤務条件が合致する人を採用し、職場で直接指示してはたらいてもらう形態です。業務が急増した時や、事務業務の効率化、あるいは条件に合う人がすぐに採用できない場合など、職場の課題に応じて活用できる選択肢です。「すぐに来てほしい」「頼みたい業務が仕分けしきれていない」といった場合にも対応可能な点が強みです。
あるアパレル系企業では、店舗を横断した全社の情報管理を進めていました。しかし、スタッフの多くは販売員出身で、事務仕事の経験がありません。「Excelで関数を使えばすぐ処理が終わる」といった作業でも、時間がかかっていました。そこで、事務業務を整備するために事務派遣を採用し、業務フローや書類フォーマットの統一、効率的な集計処理などの整備を一気に進めることができました。
事務派遣を活用する場合、「自社の雰囲気にあわせて動いてくれる」「自社の社員とうまくコミュニケーションをとってくれる」といった点は、職場での活躍に大きく影響します。日々職場で顔を合わせるからこそ、スキルと人柄の両面が求められるのでしょう。
パーソルテンプスタッフの場合、登録時に必ず面談をすることによって、人柄も含めた紹介・マッチングに定評をいただいています。
②アウトソーシング：ボリュームのある定型業務に最適
受付業務や事務業務など、オペレーションを専門部隊に任せて事業推進力を高めたい場合には、アウトソーシングが適しています。直接指示をするものではなく、業務や成果物を委託する形態で、業務フローの整理から対応できるため、スムーズに業務を移管できます。また、事務業務に精通したスタッフがお客様の業務を運用するため、求める成果がスピーディーに得られます。
ある金融系企業では、申請に係る審査業務が急増することが見込まれていました。申請書類の受領から3営業日以内に支払依頼書を送る必要があるのですが、既存の体制では手一杯で、増加対応は難しい状況でした。人員を増加するにしても、ミスのない処理を行うレベルになるまで社内で教育する必要が生じます。
そこで同社は、審査業務の事務処理をアウトソーシングすることにしました。審査の過程で生じる稟議・検収・書類作成・送付手配といった、プロセスの整備と運用を委託しました。業務量の増減に対応して人員手配から教育まで一式委託することで、迅速で柔軟なオペレーションを実現することができました。
アウトソーシングは、クライアントの業務プロセス自体を新たにデザインし、人材とデジタルツールを組み合わせて、業務を最適な形での運用を実現することが可能です。
③RPA：自動化できそうな業務は、派遣社員にRPA化もお任せ
定型化された単純作業には 、RPAの活用も考えられます。人がやらずともミスなくムラなく処理できるため生産性が向上するでしょう。たとえば、データ処理のような定型業務の場合、プログラムを組み、自動処理に変えられる業務もあるかもしれません。
ある小売系企業では、毎月全部門の売上データを集計し、グラフを作成していました。20の部門から集まるファイルを開き、1つずつコピーしてまとめる作業です。手順は単純ですが、量が多いために時間がかかり、担当者は丸1日以上の時間を費やしていました。
そこでパーソルが提供する「RPAアソシエイツ」を活用。作業手順を自身で習得した後、自動化できる部分を抽出しました。そして、RPAツール「WinActor」を使い、自社仕様の自動化ツールを開発。結果的にこの作業は、人手を介さず自動的にできるようになり、担当者の所要時間がゼロになりました。
現場の事務作業は、RPAに向いている業務もあれば、Excelでマクロを組んだ方が早い場合、あるいは手順を変えるだけで改善が進むものなど、一様ではありません。
RPAアソシエイツの場合、通常の事務作業をしながら業務フローを可視化し、自動化する業務のシナリオを書き、実務用のプログラム開発まで行うのが特徴です。外部コンサルタントに頼んで大掛かりな業務分析までせずとも、日常の事務業務を効率化することができます。
まとめ｜最適業務オペレーション戦略が、結果を分ける
業務で手一杯な状況であっても「社員を採用しないと回らない」とは限りません。採用以外の手法の活用も選択肢に入れていくと柔軟に業務体制を考えやすくなります。
今必要なのは、どのくらいの量で、どのくらいのスキルが必要な仕事でしょうか。習熟するのにどれくらい時間がかかり、今後どの程度増える可能性があるのでしょうか。整理していくと、とるべき手段が見えてきます。
パーソルグループでは、「はたらく」を支援する様々なサービスを展開し、課題別に最適手段をご提案しています。「どの方法がよいかわからない」という段階から、お気軽にご相談ください。
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