多様な手法を活用した業務オペレーションの進化。事務派遣・アウトソーシング・RPA活用

業務改革(BPR) 人事

毎日の請求書発行や月末の売上集計など、事務業務には多くの人手と時間が必要とされます。滞りなく進むのが当然で、ミスや遅れはトラブルの元。しかし、そこばかりに時間をかけていては、生産性が高いとは言えません。こうした業務オペレーションの最適化に向けて、人員体制や業務フローの見直し等、着手すべき点があるか一度考える必要があるかもしれません。その一助として、ここでは事務派遣・アウトソーシング・RPAを活用した業務オペレーションについてご紹介します。

業務オペレーションを戦略的に組み立てる

■「コア業務」に集中できる体制をいかにつくるか

「日々のルーティン業務に追われて、本来業務に手が付けられない」、「欠員が出たことで特定の社員に業務のしわ寄せが出る」そんなことが、職場で起こっていないでしょうか。

業務量が増えたり、人手不足が起きている時には、どうしても今いる社員に負担がかかります。本来業務ではないことに貴重な時間が使われているとしたら、考えものです。売上や成果に直結する「コア業務」に社員が集中できるかどうかは、事業の業績をも左右します。

■生産性向上のための選択肢:事務派遣・アウトソーシング・RPA

そこで選択肢として考えられるのは、ノウハウを持つスペシャリストに任せたり、アウトソーシングも活用しながら業務の効率化をはかる方法です。ここでは「①事務派遣」「②アウトソーシング」「③RPA」という3つの方法を紹介します。

事務派遣は、スキルや勤務条件が合致する人を採用し、職場で直接指示してはたらいてもらう形態です。「急ぎ来てほしい」という相談や、「頼みたい業務が仕分けしきれていない」場合にも対応できるのが強みです。

一方、受付業務や事務業務など、まとまった量がある仕事は、アウトソーシングが効果的です。直接指示をするものではなく、業務や成果物を委託する形態で、業務フローの整理から対応できますので、スムーズに業務を移管できます。また、事務業務に精通したスタッフがお客様の業務を運用しますので、スピーディに求める成果が得られます。

さらに、定型化された単純作業には 、RPAの活用も考えられます。人がやらずともミスなくムラなく処理できるため生産性が上がります。パーソルグループではRPAを使える社員を派遣する「RPAアソシエイツ」というサービスも始め、「まずは現場でやってみたい」そんなニーズにも応えられるようになりました。

この①~③の選択肢は、具体的にどのような使い方ができるのでしょうか。

多様な手法を活用したオペレーション ①派遣社員 ②アウトソーシング ③RPA

選択肢①事務派遣:職場内ですぐ依頼可能!定型化しきれない事務支援に

■事務作業の経験者が、業務整理から社内ノウハウづくりまで

事務派遣は、業務が急増した時や、事務業務の効率化、あるいは条件に合う人がすぐに採用できない場合など、職場の課題に応じて活用できる選択肢です。

あるアパレル系企業では、店舗を横断した全社の情報管理を進めていました。しかしスタッフの多くは販売員出身で、事務仕事の経験がありません。「Excelで関数を使えばすぐ処理が終わる」といった作業でも、時間がかかってしまいました。そこで、事務業務を整備するために、事務経験豊富な事務派遣を採用しました。そして、業務フローや書類フォーマットの統一、効率的な集計処理などの整備を一気に進めることができました。

事務派遣を活用する場合、「自社の雰囲気にあわせて動いてくれる」「自社の社員とうまくコミュニケーションをとってくれる」といった点は、職場での活躍に大きく影響します。日々職場で顔を合わせるからこそ、スキルと人柄の両面が求められるのでしょう。パーソルテンプスタッフの場合、登録時に必ず面談をすることによって、人柄も含めた紹介・マッチングに定評をいただいています。

選択肢②アウトソーシング:ボリュームある定型業務は、アウトソーシングを活用

■専門的なオペレーション集団が対応するアウトソーシング

一方、オペレーションを専門部隊に任せて事業推進力を高めたい場合には、アウトソーシングが適しています。

ある金融系企業では、申請に係る審査業務が急増することが見込まれていました。申請書類の受領から3営業日以内に支払依頼書を送る必要があるのですが、既存の体制では手一杯で、増加対応は難しい状況でした。人員を増加するにしても、ミスのない処理を行うレベルになるまで社内で教育する必要が生じます。

そこで同社は、審査業務の事務処理をアウトソーシングすることにしました。審査の過程で生じる稟議・検収・書類作成・送付手配といった、プロセスの整備と運用を委託したのです。業務量の増減に対応して人員手配から教育まで一式委託することで、迅速で柔軟なオペレーションを実現することができました。
アウトソーシングは、クライアントの業務プロセス自体を新たにデザインしなおし、人手とデジタルツールを組み合わせて、業務を最適な形での運用を実現することが可能です。

選択肢③RPA:自動化できそうな業務がある時は、派遣社員にRPA化もお任せ

■派遣社員がRPA化も推進する新たなスタイル

データ処理のような定型業務の場合、プログラムを組んで、自動処理に変えられる業務もあるかもしれません。スキルを持つ派遣社員「RPAアソシエイツ」を採用し、日常的な業務を少しずつ自動化し、時間やコスト削減を進めている会社もあります。

ある小売系企業では、毎月全部門の売上データを集計し、グラフを作成していました。20の部門から集まるファイルを開き、1つずつコピーしてまとめる作業です。手順は単純ですが、量が多いために時間がかかり、担当者は丸1日以上の時間を費やしていました。

こちらの企業の担当となったRPAアソシエイツは、作業手順を自身で習得した後、自動化できる部分を抽出しました。そしてRPAツールの1つである「WinActor」を使い、自社仕様の自動化ツールを開発。結果的にこの作業は、人手を介さず自動的にできるようになり、担当者の所要時間をゼロにしたのです。

現場の事務作業は、RPAに向いている業務もあれば、Excelでマクロを組んだ方が早い場合、あるいは手順を変えるだけで改善が進むものなど、一様ではありません。RPAアソシエイツの場合、通常の事務作業をしながら業務フローを可視化し、自動化する業務のシナリオを書き、実務用のプログラム開発まで行うのが特徴です。外部コンサルタントに頼んで大掛かりな業務分析までせずとも、日常の事務業務を効率化することができます。

RPAアソシエイツ 様々な企業での実務経験 実践的なRPA開発スキル 派遣による「伴走型」RPAサービスの提供

最適業務オペレーション戦略が、結果を分ける

■豊富な実績を応用し、貴社の課題をサポート

ここまで見てきたように、業務で手一杯な状況であっても「社員を採用しないと回らない」とは限りません。こういった手法の活用も選択肢に入れていくと柔軟に業務体制を考えやすくなります。
今必要なのは、どのくらいの量で、どのくらいのスキルが必要な仕事でしょうか。習熟するのにどれくらい時間がかかり、今後どの程度増える可能性があるのでしょうか。整理していくと、とるべき手段が見えてきます。

パーソルグループでは、「はたらく」を支援する様々なサービスを展開し、課題別に最適手段をご提案しています。「どの方法がよいかわからない」という段階から、お気軽にご相談ください。

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