リファラル採用とは？導入メリットや注意点、成功のポイントを解説

リファラル採用とは、従業員に友人や知人を紹介してもらい、採用につなげる手法です。近年、従来の採用手法に加えて取り入れる企業が増えてきています。自社をよく知る従業員からの紹介であるため、ミスマッチを防げる採用手法として注目を集めています。

本記事では、リファラル採用について、導入のメリットや成功させるためのポイントなどを詳しく解説します。リファラル採用を検討している企業の方は、ぜひ参考にしてください。

リファラル採用とは

リファラル採用とは、従業員の友人や知人を紹介・推薦してもらい、採用につなげる手法です。自社の文化や価値観を理解している従業員からの紹介により、よりマッチした候補者と出会える可能性が高まります。

欧米諸国では広く活用されている手法で、日本においても規模を問わずさまざまな企業で取り入れられ始めています。

リファラル採用が注目される背景

近年、日本社会は少子高齢化による労働人口の減少という深刻な課題に直面しています。企業が事業を維持・発展させるためには、優秀な人材の確保が欠かせません。しかし、人材不足はあらゆる企業において課題となっており、採用市場は売り手市場となっています。

特に、IT業界など高度な専門知識やスキルを持つ人材の需要は高く、企業は従来の採用活動だけでは、必要な人材を確保することが難しくなっています。求人広告を出しても応募者が集まらない、あるいは、応募者は集まるものの、自社にマッチした人材を採用することが難しいという課題を抱える企業が増えているのです。

その一方で、転職希望者は増加傾向にあるものの、実際に転職活動を行う人は限られています。多くの人は「良い条件があれば転職したい」と考えているものの、積極的に転職活動を行っているわけではありません。このような潜在的な転職希望者層にアプローチすることが、優秀な人材を獲得するための鍵となっています。

このような状況下で、注目を集めている手法の一つのがリファラル採用です。リファラル採用は、前述の通り従業員の友人や知人を紹介してもらう採用手法であるため、従来の採用活動ではリーチできなかった転職潜在層にアプローチできる可能性が高いのです。

リファラル採用と縁故採用の違い

リファラル採用と混同されがちなのが縁故採用ですが、両者には明確な違いがあります。

縁故採用は、親族や個人的なつながりのある人を優先的に採用する手法です。基本的に内定を出す前提で選考を行い、能力や適性よりも個人的なつながりを重視するため、公平性に欠ける可能性があります。

一方で、リファラル採用では、従業員が「この人なら会社に貢献してくれる」と判断した人材を紹介してもらい、あくまでも能力や適性を重視して選考を行います。そのため企業と応募者のミスマッチを防げ、入社後の活躍を期待できます。

商工中金の調査データによると、中小企業において「経営者や役員の家族、親族、取引先からの紹介（縁故採用）」を行ったことがあると回答した企業は27.7％と、一定の割合では縁故採用が実施されていることがうかが伺えます（※）。ただし近年では、企業が従業員の質を重視するようになってきているため、縁故採用はあまり行われない傾向にあります。

リファラル採用がマッチする企業の特徴

リファラル採用は、すべての企業にマッチするわけではありません。自社の状況に合わせて導入を検討する必要があります。

特に、以下の特徴に当てはまる企業は、リファラル採用を導入することで大きな効果を得られる可能性があります。

従業員満足度が高い企業

従業員満足度が高い企業とは、つまり従業員から愛されている企業です。従業員が、自分のはたらく会社に誇りを持っていれば、友人や知人に「私の会社はこういった部分が良いところだよ」と自然に話したくなるでしょう。会社のビジョンや文化に共感し、仕事にやりがいを感じている従業員だからこそ、友人や知人に心のこもったプレゼンテーションができ、紹介や推薦につながるのです。

また、自社の良いところを言語化してもらうこと自体、従業員のエンゲージメントを高めることにつながります。

中長期的な視点で人材を採用したい企業

リファラル採用は、求人広告や人材紹介サービスを活用する場合とは異なり、中長期的な視点が求められます。なぜなら、短期間に絞って制度を導入すると、従業員は「期限までに紹介すること」に焦点を当ててしまい、肝心の「紹介者の質」の部分の意識が失われてしまう危険性があるからです。

また前述した通り、リファラル採用は「良い条件があれば転職したい」と考えている転職潜在層にもアプローチできる手法です。転職潜在層にアプローチし、実際に転職に向けて動き出してもらうには、既に転職活動をしている方へのアプローチに比べてある程度の時間が必要になります。

リファラル採用は、今すぐ従業員を増やしたいという目的ではなく、あくまでも中長期的な視点を持ち、自社にマッチする従業員を探したい場合に向いている手法です。

リファラル採用を導入するメリット

リファラル採用を導入することで、企業はさまざまなメリットを享受できます。ここでは、主なメリットを4つに分けて詳しく解説していきます。

1．転職潜在層への早期リーチが可能

従来の採用活動では、転職顕在層にアプローチすることはできても、転職潜在層にアプローチすることは困難でした。しかしリファラル採用では、転職活動中か否かにかかわらず、自社に合いそうな友人や知人に声を掛けてもらうため、転職潜在層にアプローチできます。求人広告や人材紹介サービスを通じては出会えない、まだ転職活動をしていない優秀な人材にリーチできる点は、リファラル採用の強みです。

また転職潜在層は、競合他社がリーチできていない可能性が高いです。そのため面談などを通じて自社の魅力がしっかりと伝われば、他の企業と競合せずに入社を決めてもらえることもあるでしょう。

2．自社にマッチした人材の採用

企業にとって、自社の文化や価値観に合った人材を採用することは非常に重要です。しかし、従来の採用活動では、応募者の書類や面接だけでは、本当に自社にマッチする人材かどうかを見極めるのは難しいという課題がありました。

リファラル採用では、社風をよく理解した従業員が、自社に合いそうな友人や知人を紹介するため、自社にマッチした人材を採用できる可能性が高まります。

入社後のミスマッチを防げれば、早期退職のリスクを低減できます。また企業文化になじみやすい人材を採用することで、定着率も向上するでしょう。結果として、企業の成長を促進することにもつながるはずです。

3．専門性を持つ即戦力人材の採用

企業が成長するためには、高い専門性を持つ即戦力人材の確保が不可欠です。しかし、従来の採用活動では、そのような人材に出会う機会は限られています。また前述した通り、応募書類や面接での応対だけでは、どのようなスキルを持っているのか見極められないケースもあるでしょう。

リファラル採用であれば、従業員が「専門性を持っている」「自社で活躍できそう」と感じた友人や知人を集められるため、即戦力人材を採用できる可能性が高まります。特に中堅以上の従業員からの紹介であれば、その従業員と同じように他社で活躍している友人や知人を紹介してもらえる可能性が高いです。

即戦力となる人材を採用できれば、教育にかかるコストを削減でき、早期から企業へ利益をもたらしてくれるでしょう。

4．採用コストや工数の削減

従来の採用活動では、求人広告の掲載や人材紹介サービスの利用などに多大なコストが発生します。求人広告を出す場合は、応募者を獲得できなくても掲載費用が発生します。人材紹介サービスの場合は、初期費用はかからないケースが多いものの、入社に至れば一定の紹介手数料がかかります。

しかしリファラル採用の場合は、従業員からの紹介を起点とするため、候補者獲得までのコストを削減することが可能です。また従業員がある程度スクリーニングして紹介してくれるため、選考にかかる工数が削減されることが期待できます。

特に、採用予算が限られている中小企業にとっては、リファラル採用は有効な選択肢といえるでしょう。

ただし「予算がないから」という理由だけでリファラル採用を導入するのは、リスクが高いです。前述した通り、リファラル採用は中長期的な視点を持って行う手法です。短期間で結果を出すための手法とは目的や立てるべき戦術が異なるため、求人広告や人材紹介サービスの代わりに実施するのはおすすめできません。

リファラル採用を導入する際の注意点

リファラル採用は、企業にとって多くのメリットをもたらす一方で、導入に当たって注意すべき点もいくつか存在します。これらの注意点を把握した上で制度を導入し、リファラル採用の効果を最大限に引き出しましょう。

採用から入社まで時間がかかりやすい

リファラル採用は、従来の採用手法に比べて採用から入社まで時間がかかる傾向にあります。

転職顕在層へのアプローチであれば、候補者は転職意欲があるため選考のスケジュールを比較的組みやすいです。しかし転職潜在層の場合は、従業員からのアプローチを通じてまずは自社に興味を持ってもらうまでの時間が必要なため、選考に入るまでにある程度の期間がかかります。

また転職顕在層の場合は離職しているケースがあり、在職中であっても「何月までに転職したい」という明確な意欲があることが多いですが、転職潜在層は基本的に在職中で、特に転職までの期限は設けていないでしょう。加えて優秀な候補者であれば、現職からの引き留めにあい、入社が遅れてしまうことも考えられます。

そのため、リファラル採用を導入する際は、短期間での成果を追い求めるのではなく、時間に余裕を持って取り組むことが重要です。

人間関係に配慮する

リファラル採用は、人間関係に影響を与える可能性があります。

従業員から紹介された友人や知人が不採用になった場合、従業員と友人・知人の関係性が悪化してしまう恐れがありますリファラル採用は内定を約束する形式ではないと前もって伝えておき、不採用とする場合はその理由を双方に説明することが重要です。

また友人や知人が入社に至ったとしても「入社前に紹介者から聞いていた話と異なる」と感じたり、紹介者が退職してしまったりした場合は、企業に不信感を覚え、はたらく意欲が下がってしまうかもしれません。面談や面接の場で紹介者以外の目線から改めて自社について伝えることや、紹介者以外ともコミュニケーションを取りやすい環境を作ることが求められます。

紹介者の負担を軽減する

リファラル採用を成功させるためには、紹介者の協力が不可欠です。しかし、紹介者に過度な負担をかけてしまうと、紹介意欲が低下する可能性があります。

そのため、紹介にかかる手順をできるだけ簡略化し、紹介者の負担を軽減しましょう。友人や知人を誘う際の文言例を作成したり、採用基準や求める人物像などの情報をまとめた資料を展開したりするのがおすすめです。また後述するリファラル採用向けのツールを導入し、簡単に紹介が完了する仕組みを作るのも一つの方法です。

採用する人材に偏りが出ないようにする

リファラル採用では、紹介者の人的ネットワークに偏りがある場合、採用する人材にも偏りが出る可能性があります。特定の属性を持つ人材ばかりが採用されると、組織の多様性が失われることが想定されます。組織の均質化が進んでしまうと、新たな視点や発想が生まれにくくなるかもしれません。

このような偏りを防ぐためには、リファラル採用以外の採用手法も併用する、採用基準を多様化するなどの対策が必要です。

紹介インセンティブが違法にならないようにする

リファラル採用において、紹介者に対してインセンティブを支払うことは一般的です。しかし、インセンティブの内容によっては、法律に抵触する可能性があります。

職業安定法第40条では、従業員が労働者の募集を行う場合「賃金、給料その他これらに準ずるものを支払う場合又は第三十六条第二項の認可に係る報酬を与える場合を除き、報酬を与えてはならない。（※1）」と規定しています。そのため賃金や給料といった形でインセンティブを支払わなければなりません。賃金とは別に支払われる場合は、職業安定法第65条の規定により、6カ月以下の懲役または30万円以下の罰金が科されます。

また労働基準法第89条では、賃金に関する事項は就業規則に記載しなければならないと規定しています（※2）。インセンティブを支払うタイミングや金額、条件は必ず就業規則に明記しましょう。

紹介インセンティブを導入する際は、法律に詳しい専門家や弁護士に相談し、適切な制度設計を行いましょう。

リファラル採用の導入ステップ

リファラル採用を導入する際は、事前の準備と計画が重要です。ここでは、リファラル採用を導入するステップを4つに分けて解説します。

1．制度の設計

リファラル採用を導入する前に、制度の設計を行う必要があります。

まずはリファラル採用を導入することで、どのような人材を獲得したいのか、どのような効果を期待するのかを明確にしましょう。その上で、どのようなスキルや経験を持つ人材が望ましいかを言語化します。

併せて紹介者へのインセンティブ設計や、紹介フローの構築も行いましょう。金銭的な報酬だけではなく、休暇やギフト券を付与するなども有効です。紹介から選考、入社までの流れを明確にし、従業員がスムーズに紹介できる環境を整えることが重要です。

制度の設計は、リファラル採用を成功させるための基盤となる部分です。しっかりと時間をかけて検討しましょう。

2．社内への周知

制度の設計が完了したら、次は社内に向けてリファラル採用制度を周知する必要があります。

周知する際は、リファラル採用の目的や内容、紹介方法などを説明する説明会を開催しましょう。また社内報などのメディアを活用し、リファラル採用に関する情報を発信するのもおすすめです。社内周知を徹底することで、従業員の理解と協力を得ることができ、リファラル採用をスムーズにスタートできます。

なお、リファラル採用は短期的な施策ではないため、制度の導入時だけ周知するのではなく、定期的に情報発信をしましょう。

3．制度の運用

社内への周知が完了したら、いよいよリファラル採用の運用を開始します。

従業員から候補者を紹介してもらった後の流れは、基本的に通常の採用プロセスと同様です。必要に応じてカジュアル面談などを行った後に、書類選考、面接を実施し、合否を判断します。

4．効果測定・改善

運用開始後は、定期的に紹介状況を確認し、必要があれば制度の見直しや改善を行いましょう。リファラル採用を継続的に行って成果を出すには、効果測定と改善が不可欠です。

定期的にリファラル採用による紹介数、採用数、定着率などのデータを分析し、効果を測定しましょう。またアンケートやインタビューなどを実施して従業員の意見を収集し、改善点を洗い出すのもおすすめです。

効果測定と改善を繰り返すことで、リファラル採用をより効果的なものにできます。

リファラル採用を成功させる3つのポイント

リファラル採用を成功させるためには、単に制度を導入するだけでは不十分です。従業員が積極的に参加し、継続的に紹介が行われるような仕組み作りが求められます。

ここからは、リファラル採用を成功させるためのポイントを3つに分けて解説します。

1．従業員がリファラル採用に取り組む動機を設ける

従業員が積極的にリファラル採用に参加するためには、まず「なぜリファラル採用をするのか」という目的を共有し、従業員が自発的に取り組む動機付けをすることが重要です。漠然と「良い人が周りにいれば紹介してほしい」と伝えるのではなく、リファラル採用を通じて、どのような人材を獲得し、どのような会社を目指していくのかを明確に示すことで、従業員の共感を高め、参加意欲を高められます。

またリファラル採用によって、企業がどのようなメリットを得られるのか、紹介者個人にとってどのようなメリットがあるのかを具体的に伝えることで、より参加を促せるでしょう。インセンティブの導入は、紹介者にとってのメリットの一つです。

さらに、従業員がリファラル採用に参加しやすい雰囲気作りも大切です。日常的なコミュニケーションを活性化し、気軽に人事担当者にリファラル採用について相談できるような環境を作ることで、より身近なものになるでしょう。

2．紹介のハードルを下げる

どんなにリファラル採用にメリットを感じていても、紹介の手続きが複雑だったり、手間がかかったりする場合は、従業員が紹介をためらってしまう可能性があります。

そのため前述した通り、紹介方法を簡略化し、手間がなるべくかからない制度にすることが重要です。例えば、専用のフォームやシステムを導入することで、紹介の手間を省けます。

また紹介する従業員と紹介された友人や知人の双方にとって、安心してリファラル採用に参加できるような環境を作ることも重要です。例えば、紹介者に対するサポート体制を整えたり、紹介された友人や知人に対するフォローアップ体制を構築したりすることで、参加への心理的なハードルを下げられるでしょう。

いきなり書類選考や面接を実施するのではなく、カジュアル面談や社内見学など、気軽に参加しやすいステップを設けるのも、ハードルを下げるのに有効です。

このように紹介のハードルを下げることで、より多くの従業員がリファラル採用に参加しやすくなり、結果として、より多くの優秀な人材を獲得できる可能性が高まります。

3．ツールを活用する

リファラル採用を効率的に運用し、成功に導くためには、専用のツールを活用することも有効な手段の一つです。

アナログな手法のみでは、従業員ごとに伝わる内容に差が出てしまい、積極的に取り組む層とそうではない層の差が広がってしまいます。また実際にどの程度の従業員が取り組んでいるのかが見えにくく、成果を把握するのが困難になるケースが多いです。そのためデジタルツールを活用し、会社から全従業員に正しく情報を伝え、成果を計測できる状態にすることが重要です。

ツールにより異なりますが、主に以下の機能が搭載されています。

• • 求人情報の共有
  • 候補者情報の管理
  • 全体の採用進捗管理
  • 内定者フォロー
  • インセンティブ管理
  • 従業員の紹介状況管理

ツールの導入は、リファラル採用に関係するあらゆる情報を一元管理できるのがメリットです。リファラル採用を運用しながらこれらの情報をすべて可視化できていれば、効果測定・改善をスムーズに行えるでしょう。

導入の際は、自社が求める機能が含まれているかどうかや、自社に適したシステム設計が可能かどうかなどをチェックするのがおすすめです。

なお、パーソルビジネスプロセスデザインでは、リファラル採用ツールとして「リファ楽」を提供しています。ここからは「リファ楽」について紹介します。

リファラル採用ツール「リファ楽」

リファラル採用ツール「リファ楽」は、パーソルビジネスプロセスデザインとオンサイト株式会社が提供する、LINEを活用した採用支援サービスです。

従業員はLINE公式アカウントを友だち追加して、トーク画面内のメニューからリファラル採用応募フォームを友人や知人に送信します。友人や知人はそのままLINE内でエントリーを行えます。その後は企業が友人や知人と直接LINEでやり取りをし、選考の案内などを行う流れです。

「リファ楽」はLINEを通じて簡単に友人や知人を紹介できるため、従業員の紹介ハードルを下げる効果が期待できます。またLINEはプライベートで普段から使用する機会の多いチャットツールなので、会社で普段チャットツールを使用しないという候補者であっても使いやすいです。

企業にとっての導入メリットとしては、採用コストの削減や人事担当者の業務負担の軽減などが挙げられます。費用は月額固定であり、導入に当たってはLINE公式アカウントの開設サポートや、制度設計のコンサルティングなども提供しています。

リファラル採用の成功事例：航空業界で1カ月当たり約9名の応募を獲得

ここからは「リファ楽」を導入してリファラル採用に成功した企業の事例を紹介します。

従業員数1,000名を超える航空業界の企業では、空港ではたらく作業員のリファラル採用を行っています。従来はアナログな手法で取り組んでいたものの、限界を感じていたようです。そこでさまざまなデジタルツールの導入を検討し、従業員の多さに対する価格の安さやデータ管理の簡単さが決め手となり「リファ楽」を導入しました。

バックヤードに告知ポスターを掲示したり、リファラル採用以外の情報発信にもLINEを活用したりし、従業員への認知を広めました。すると導入から2年4カ月で、LINEの友だち数は500名を超え、「リファ楽」経由での応募は200名を超えました。1カ月当たり約9名の応募を獲得できています。

まとめ

リファラル採用は、従業員の友人や知人を紹介してもらう採用手法です。従来の採用手法と比較して、転職潜在層へのアプローチができることをはじめ、多くのメリットがあります。ただし、求人広告や人材紹介サービスの利用の代わりに導入するのではなく、中長期的な視点での採用活動の一環という位置付けで実施するのがおすすめです。

リファラル採用は、従業員が積極的に取り組むための動機を作り、制度をしっかりと設計した上で導入しましょう。従業員の協力なしでは、リファラル採用は成功しません。紹介のハードルを下げられるよう、ツールの活用なども検討してみてください。

また制度を導入したら終わりではなく、継続して従業員への周知を行うことや、なかなか採用が進まないときはなぜうまくいっていないのかを検証し、対策することが重要です。定期的に効果検証を行い、改善を繰り返しましょう。

監修・インタビュー