RPAを「使いこなせない」「時間がない」を解決する４つの手段とは？

急速に変化するはたらき方に柔軟に対応していく解決策の一つとして、業務を効率化するために導入したRPA。

一つめはうまくいった。では、二つめの業務も……と取り組んで、うまくいかずに止まってしまっていませんか？「試験的に導入してみたはいいけど、計画通りに部門に導入できていない」とご相談をいただくケースは少なくありません。

そこには技術的な疑問点にぶつかる、あるいは想定以上に時間を取られるといった事情が考えられます。要因がわかれば、対策をとることが可能です。

せっかく導入したRPAを費用対効果を実感できる段階まで拡大するために、職場内で「使える」ようにしていきましょう。

「はじめはよかったけれど」となりがちな、RPAの導入期

RPAを導入している企業は増えてきていますが、段階的に導入する方法が一般的です。「この業務から試してみよう」「まず2、3部門に導入してみよう」と試験的に導入し、うまくいったら横展開し、全社展開へと広げていく方法です。

しかし、手始めの導入期から拡大期へと進まず、足踏みしているケースも目にします。

・組織改編があって、それを反映できていない
・業務フローが変わった際、どこを変えていいかわからなくなってしまった
・自分でできると思ったけれど忙しくて

等、技術面・工数面の問題が多く聞かれます。

大手物流企業様の例　－開発会社引き上げ後の運用に戸惑い

ある大手物流企業様では全社的にRPAを活用することを決め、業務改革チームが導入のロードマップを描きました。まずいくつかの部門ではじめ、次に周辺部門、そして全社へと展開を進める予定でしたが、いくつかの部門での導入期に問題が生じます。

導入自体は外部の開発会社に依頼したため、業務選定、フロー整理、見本となる一つめのRPA設計まで順調に進みました。稼働し始め、担当者もさわれるようになったところで、開発会社との契約は終了。社内で運用を開始しました。

しかし「他の業務にも応用したい」「使える人を増やしたい」と思った時に思ったようにいかず「複雑なことが起こるとわからない」「間違ったことを教えてしまわないか不安だ」となかなか設計が進みません。「このままだと止まってしまう」――そんな危機感を持ち、パーソルに相談をいただきました。

まず行ったのは、課題の棚卸しでした。課題が具体的になれば、打ち手が見えてきます。

今回は、作業時間は確保したものの、自分たちの技術に不安を感じているのが一番の課題であったため、パーソルは「RPAアソシエイツ」をご紹介。派遣スタッフという形態で職場に日々勤務し、担当者のスキルアップを支援しつつ、必要な開発を受け持って設計する形で支援を始めました。

RPA活用でつまずく理由は「技術的に難しい」「時間が確保できない」

RPAを活用しようとして直面する課題は、「技術的な困難にぶつかる」「時間が確保できない」の大きく2つに分かれます。

業務フローの変更等で設計を変える必要も出てきますし、見本通りの設計では適応できない業務も出てくることがあります。こうした時には、多少なりともRPAへの知識・ノウハウがないと対応が困難です。

また「自分でやってみると思ったより時間がかかる」「やりたいけれども他の業務に押されて時間が取れない」という状況も多く耳にします。RPAはつくって終わりというツールではなく、手をかけ続けていくことで、自社にあった「使えるツール」へと進化する性質があります。そのため、一定の時間・人手を確保しておかないと、使えるレベルになっていきません。

「技術的に難しい」「時間が確保できない」に対する4つの手段

パーソルグループでは「技術研修」「e-learning（WinActor活用）」「定期訪問開発」「RPAエンジニア／RPAアソシエイツ派遣」の4つの方策をご用意しています。

パーソルグループのサポートメニュー

まず、技術スキルアップ支援としては、「技術研修」と「e-learning」をご用意しています。各ツールについての研修を3日間ほどで実施。集中して一通りのスキルを身につけることができ、新規担当者の育成等に向いています。日々の実務と並行してスキルアップしたい場合は、e-learningで自由に学ぶ形式もおすすめです。「自動化の基本操作をおさらい」「ファイルパスについて学ぼう」など、実際につまずきやすい場面を区切って、学習できるようになっています。

また、要員・時間支援、ならびに技術スキルアップ支援も同時に可能な方法が、伴走型のサービスです。

１つは定期訪問開発で、困った時だけ職場に赴き、設計をお手伝いする形態です。「どうしても自社内でできない部分を、聞きながら完成させたい」「新規担当者が来るので、初回サポートをしてほしい」など、必要なタイミングで依頼することができます。

もう1つは、日々職場に在籍してサポートする「RPAアソシエイツ」という形態もあります。派遣スタッフとして職場に常駐し、RPAの運用・追加開発をします。実務をしながら育成支援もでき、派遣スタッフとして通常の事務業務も依頼できるのが特徴です。

なお、人や時間が足りない場合は、RPAエンジニアに開発自体を委託するという選択肢もあります。

まとめ｜RPA活用のポイントをつかみ、さらに利用範囲の拡大へ

「この業務を自動化できたら、もっと効率よくできるのに」と思う業務が結構あるのではないでしょうか。せっかくRPAを利用しはじめたのに、活用が止まってしまうのはもったいないことです。RPA活用の過程では、どうしても業務特性や組織特性によって進まないことも出てきます。そうしたときには、RPAを熟知したエンジニアやコンサルタントの力も借りながらの、前へ進める方策を考えてみてはいかがでしょうか。

RPAの活用が進むと職場の生産性があがり、「こういう業務は自動化できるんだ」と周囲の期待も高まります。多様化する働き方を促進するにあたり、人力に頼らない事業運営・事業継続の一つの手段として、今一度活用に向けて動いてみませんか。

「技術的に難しい」「時間が確保できない」という悩みがありましたら、ぜひお気軽にご相談ください。