RPAを活用して事業継続計画を万全に 全社統括と現場活用を両輪で動かす

 

2021.04.14

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RPAといえば生産性向上を後押しする技術として知られていますが、昨今、非常時にも慌てずに済むBCPの方策として注目が高まっています。例えば、新型コロナウイルス感染症の流行による外出制限下でも、RPAを導入していたからこそ、定常業務を粛々と進められた会社も多かったのではないでしょうか。RPAを導入した部署で効果を実感されているのなら、さらに全社への展開へと舵を切ってはいかがでしょうか。RPAを全社に広げるにはいくつかの課題を解消する必要があるかもしれませんが、自社の風土に合った進め方があるはずです。

目次

RPA推進を阻む2つの壁

安定した事業継続体制のためにも重要なRPA

全社的な業務効率化、情報システム化等の課題は、多くの組織が抱えていることでしょう。そこでRPAを活用し、まずは小規模で効果を実感したというケースはよく耳にします。しかし同時に、

「技術的なハードルがあり、一気にRPAの利用を増やすことはできない」
「各部門が手一杯で、担当できる人がいなくて止まっている」
「各部門の理解を得られず、これ以上社内に広げられそうにない」

といった課題も耳にします。これらは拡大期に限らず、RPAを導入するどのフェーズでも聞かれる課題です。安定した事業継続のためにもRPAを社内に拡大し、定常業務を滞りなく進められる状態をつくっておくことは非常に重要です。

企業の事業復旧に対するRPA・BCP導入効果のイメージ

 

【出典】中小企業庁「中小企業BCP策定運用方針」より「企業の事業復旧に対するBCP導入効果のイメージ」を基に作成

RPAの拡大期に起こること

さらに、拡大期だからこそ起こる課題があります。「他部門の成功例をどう別部門の自分事にしていくか」という社内推進面と、「誰が音頭をとり、どう運用ルールをつくるか」という統制面の2つです。

社内推進が進まない背景には、大きく分けて3つの理由があります。

理由1.企業風土の影響
縦割り組織であったり、他部署への関心があまりない組織であったりするほど、他部門の成功例を他人事と捉えがちです。

理由2.自業務におけるリアリティのなさ
自分たちの業務のどの部分が自動化に適している、即ちRPAに向いているのかイメージすることができず「うちは無理」と思ってしまう。

理由3.変化を避ける意識
仕事のやり方を変えることには、誰しも抵抗があるものです。また、「ロボットに仕事を奪われるのではないか」と警戒するケースも少なくありません。

また、拡大期にみられる統制面では、大きく分けて2つの課題がみられます。

課題1.RPAに関わる人が増えてくる
RPAはつくって終わりではなく、継続的な運用が必要です。運用ルールが整備されていないと、担当者変更や組織変更の際に引き継ぎや共有ができず、止まってしまうことが起こり得ます。

課題2.複数部門で同時にRPAの活用が増える
複数部門でRPAのスキルアップが必要になったとき、部門ごとにバラバラとスキルアップ研修を行うのは、非効率です。各部門への導入・展開が効率よく進むよう、調整・統括することが求められます。

RPAの拡大推進の際に心がけたいこと

RPAへの「思い込み」を解消する

RPAの社内拡大が進まない原因として、RPAに対する誤解が潜んでいる可能性があります。「何でもAIがやってくれるんでしょう?」、あるいは「エクセルを使った業務しか自動化できないのではないか」といった思い込みを持たれているかもしれません。このような思い込みがあると、「RPA向けの業務候補を出してください」といっても、適した業務がなかなか出てこない可能性が高くなってしまいます。

そこで推奨したいのは、担当者個人で考えるのではなく、RPAを熟知したコンサルタントと共にワークショップで一緒に業務整理を進めていく方法です。ワークショップはオンライン形式、対面形式のどちらでも実施できます。ポイントは、RPAに関する共通認識をつくりながら、「RPAでこういうことができるのなら、この業務にも転用できるのでは」といった議論を引き出すことです。実際にどの業務を対象にするか、その業務は今どう動いていて、どの部分をRPAに任せられるかを可視化していく中で、一気にRPA導入についての建設的な意見交換が進むようになります。

RPAそのものを認知するためのステップづくり

一方、統制面については、社内で「RPAの伝道者」となり得る人をどのように増やしていくかを検討することが有効です。もし、業務改革部門や情報システム部門などがコアになって全社横断で進めようとしているならば、社内の各部門に協力者・共感者を増やしていくのが効果的です。
運用ルールと一口にいっても、各業務で差異が生じることも珍しくありません。現場の実態情報が収集され、かつ本部で決めた方針が現場で実践できるように、RPA推進におけるコミュニケーションルートの確立を目指したいものです。

 

RPA拡大の成否は、風土・仕組みと密接に関係

自社に潜むボトルネックの解消に注力

RPAが根付くには、会社の風土や業務の仕組み、あるいは従業員の意識レベルに大きく影響されます。導入の旗振り役からするともどかしいこともあるかもしれませんが、「自社の特性を踏まえたときに、どのような展開ステップが望ましいか」、「自社の場合は、何がボトルネックになるか」といった思考をめぐらせ、一つひとつ対応していくことが重要です。

「うちはアナログだからなかなか理解が得られなくて」という企業も、ステップを工夫すればRPAへの理解を広げることは十分可能です。パーソルグループは、様々な業種、従業員規模、組織風土の会社に向けて、RPA推進の支援を行ってきました。壁となっている事象は、他社での同様のケースが役立つかもしれません。そうした事例やノウハウを共有しながら、あるいは、ワークショップのファシリテーターとして業務整理をご支援しながら、RPAの導入に向けた道筋づくりに伴走いたします。お気軽にお声がけください。

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RPA導入・推進支援サービス「パーソルのRPA」

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